人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析

王曉蘭

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）11-130-01

摘 要 人事檔案材料已經(jīng)逐漸發(fā)展成為新時(shí)期的核心資料信息，作為個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的主要記錄資料，人事檔案對(duì)人才科學(xué)開(kāi)發(fā)和有效利用起到了積極影響。人事檔案作為各大企業(yè)人才管理的主要參考內(nèi)容，新時(shí)期，大眾時(shí)間概念、空間概念、思維方式等逐漸發(fā)生了改變，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步產(chǎn)生了較大影響，傳統(tǒng)檔案管理體系較為滯后，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)下需求。本文探討了人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性、應(yīng)對(duì)方法，旨在為檔案管理的信息化建設(shè)提供一定借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 信息化 建設(shè)策略

一、人事檔案在信息化建設(shè)工作中的必要性分析

首先，由于當(dāng)代信息化發(fā)展越來(lái)越快，而人類(lèi)對(duì)信息的依賴(lài)程度越來(lái)越高，相應(yīng)的人事檔案在企業(yè)人力管理中發(fā)揮著重要作用，是核心參考信息，對(duì)企事業(yè)單位的人力管理產(chǎn)生了較大影響作用?？紤]到人事檔案正朝著社會(huì)化、開(kāi)放化的方向發(fā)展，檔案信息化管理的前提條件較為完善，可較為合理的滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的要求。其次，信息化工作的載體是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電腦，逐漸突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)體系的束縛，可借助電子文件進(jìn)行檔案信息的全面存儲(chǔ)，有效避免了數(shù)據(jù)遺漏、丟失等問(wèn)題的發(fā)生。從中可總結(jié)得出，人事檔案的合理管理對(duì)提高管理效率、提高其保存安全等級(jí)起到了積極影響。再者，考慮到人事檔案內(nèi)容較為隱秘，內(nèi)部信息量大，相關(guān)機(jī)構(gòu)和單位必須經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行特殊處理，可改變紙質(zhì)信息管理的繁瑣性、降低勞動(dòng)人員的工作量。最后，在人事檔案資料的管理中，相關(guān)工作人員可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息資料的查找、修改和更新，不但維持了信息客觀價(jià)值，還可降低資料損害等導(dǎo)致的問(wèn)題。同時(shí)，人事檔案資料管理必須滿(mǎn)足尊重員工的基礎(chǔ)要求。必須獲得員工認(rèn)可，才可使得檔案管理滿(mǎn)足對(duì)應(yīng)要求，發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。可快速消除員工之間的矛盾，提高了人性化服務(wù)的特點(diǎn)。綜上，在人事檔案管理中，信息化處理是維持企業(yè)創(chuàng)新價(jià)值、提高人力資源管理效率、建設(shè)穩(wěn)定勞動(dòng)關(guān)系的重要保障。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

（一）落實(shí)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

新時(shí)期，社會(huì)大眾對(duì)信息化建設(shè)的關(guān)注度、重視度逐漸提高，充分合理的進(jìn)行檔案信息化管理和建設(shè)的核心目的為：加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，充分發(fā)展信息化體系的動(dòng)態(tài)性、快捷性?xún)?yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案管理效果的目的。人事檔案管理指導(dǎo)思想中，相關(guān)責(zé)任人要切實(shí)理解信息化建設(shè)的意義，明確這一舉措的實(shí)際價(jià)值和未來(lái)發(fā)展方向。相關(guān)人員必須保證積極上進(jìn)，維持良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，這對(duì)其積極創(chuàng)造條件進(jìn)行信息技術(shù)的合理利用起到了保障性功效。其次，檔案管理者必須理解其工作的內(nèi)容和責(zé)任，提高管理意識(shí)，保證意識(shí)和工作的統(tǒng)一性，從全局出發(fā)進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，加強(qiáng)管理控制、完成組織安排，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。

（二）一體化管理體系的落實(shí)

信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中，必須加強(qiáng)科學(xué)管控，借助相應(yīng)技術(shù)方法對(duì)其進(jìn)行檔案管控，充分提高檔案管理的安全等級(jí)、完整性、合理性。保證人事檔案管理建立在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上，支撐人事檔案工作的順利進(jìn)行，如檔案借閱、盤(pán)點(diǎn)、轉(zhuǎn)出等工作。切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息傳送、存儲(chǔ)和應(yīng)用的一體化，落實(shí)新時(shí)期一體化服務(wù)體系的具體要求。

信息化的構(gòu)建過(guò)程中，還要打造穩(wěn)定、和諧的工作氛圍，保證相關(guān)人員有效調(diào)整工作態(tài)度、調(diào)動(dòng)積極性，換言之，從保證檔案信息化建設(shè)的角度出發(fā)。首先，要積極進(jìn)行政務(wù)信息工作的有效規(guī)劃，保證信息化要求的指標(biāo)融入其中，為檔案管理相關(guān)工作人員的發(fā)展提供創(chuàng)新基礎(chǔ)，建立全面有效、合理穩(wěn)定的機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)文化工作的建設(shè)，建立良好的信息化氛圍。

（三）提高信息化軟件的開(kāi)發(fā)

人事檔案信息化建設(shè)中，要建立合理的軟件和操控平臺(tái)，為此必須及時(shí)進(jìn)行信息化軟件的開(kāi)發(fā)，提高系統(tǒng)更新和升級(jí)處理。在進(jìn)行管理體系的構(gòu)建中，要結(jié)合管理內(nèi)容、管理要求等進(jìn)行處理，整個(gè)系統(tǒng)必須建立全面化的代碼公式、格式管理體系，方便維護(hù)、查詢(xún)和傳輸處理等功能的使用。信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)庫(kù)一般包括所有資料和相關(guān)信息，相關(guān)數(shù)據(jù)可能會(huì)發(fā)生重復(fù)利用的狀況，為此要將數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和建設(shè)當(dāng)做工作重點(diǎn)，提高數(shù)據(jù)利用效率，切實(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案信息化建設(shè)要求滿(mǎn)足下述特點(diǎn)：科學(xué)性、安全性、專(zhuān)用性。上述幾方面特點(diǎn)也是響應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)要求的必要因素，可快速提高檔案管理和相關(guān)平臺(tái)的利用效率。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理作為重要社會(huì)資源，是高效進(jìn)行人力資源管理的核心依據(jù)。新時(shí)期，各行各業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求逐漸嚴(yán)格、人才標(biāo)準(zhǔn)也不斷提高，響應(yīng)的檔案管理價(jià)值便越加突出，為此，借助現(xiàn)代化科技手段、信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)代人力管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，這也是提高檔案管理安全性、提高資源利用效率的必要舉措。因此，必須積極進(jìn)行人事檔案的信息化建設(shè)，這才能從根本上保證管理主體更好的服務(wù)與現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展。

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