新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

秦月鮮

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）11-126-01

摘 要 在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)電子檔案管理工作正在不斷的創(chuàng)新和發(fā)展。基于此，本文從管理理念、服務(wù)手段、安全意識(shí)這幾個(gè)方面詳細(xì)闡述了當(dāng)前中國(guó)電子檔案管理的創(chuàng)新，同時(shí)深入分析了新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理中的儲(chǔ)存電子化、管理自動(dòng)化、安全防控完善化發(fā)展，從而進(jìn)一步分析了新時(shí)代中國(guó)的電子檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 電子檔案 安全意識(shí) 安全防控

在檔案管理工作中，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)前的工作量需求，因此人們開(kāi)始推廣電子檔案，來(lái)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理工作的效率，在此過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)深入分析當(dāng)前的電子檔案管理工作的狀態(tài)，從而采取相關(guān)措施促進(jìn)電子檔案管理工作不斷的優(yōu)化完善。

一、新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理的創(chuàng)新

（一）管理理念的創(chuàng)新

在新時(shí)代中國(guó)檔案管理中，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人們逐漸意識(shí)到了集成信息的重要性，而新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理工作通過(guò)將檔案管理工作的收集、檢索、儲(chǔ)存等功能的信息化，能夠有效處理海量數(shù)據(jù)，為企業(yè)內(nèi)部管理提供依據(jù)，從而進(jìn)一步突出了檔案管理工作的服務(wù)理念。此外，隨著信息技術(shù)的成熟，信息傳輸?shù)乃俣炔粩嗉涌欤呱穗娮訖n案管理中的共享理念，這樣有利于管理者及時(shí)的了解到客觀全面的人事信息，避免企業(yè)內(nèi)部存在上下級(jí)信息不對(duì)等的問(wèn)題，提高了企業(yè)內(nèi)部管理效率。

（二）服務(wù)手段的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段主要包括查找、儲(chǔ)存、保護(hù)，而在新時(shí)代的中國(guó)電子檔案管理工作中，服務(wù)手段更側(cè)重于個(gè)性化，從而確保管理人員獲得信息的準(zhǔn)確和及時(shí)。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量信息的價(jià)值已經(jīng)得到了肯定，所以人們更注重對(duì)信息的迅速準(zhǔn)確抓取，從而最快速度的提煉出重要內(nèi)容，因此當(dāng)前的檔案服務(wù)手段更傾向于構(gòu)建個(gè)性化的搜索平臺(tái)，來(lái)方便人們進(jìn)行檢索，例如：在泛微OA電子化檔案管理系統(tǒng)中，人力資源管理人員在尋找所需的人事檔案時(shí)，可以直接登錄系統(tǒng)中的管理模塊，從而迅速的找尋相應(yīng)的人事檔案，實(shí)現(xiàn)了個(gè)性化的檔案管理工作服務(wù)，優(yōu)化了檔案管理工作水平。

（三）安全意識(shí)的創(chuàng)新？

傳統(tǒng)檔案管理中對(duì)信息安全的認(rèn)識(shí)僅局限于其封閉保密性，通過(guò)加強(qiáng)檔案調(diào)動(dòng)過(guò)程中的審批力度，來(lái)保證檔案信息的安全，側(cè)重于行為層面，而新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理工作中，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，使其安全意識(shí)更側(cè)重于防止病毒、網(wǎng)絡(luò)入侵、權(quán)限把控等技術(shù)層面，進(jìn)一步保證的檔案信息的真實(shí)性，比如，在人事檔案管理中，由于檔案的調(diào)取困難，部分領(lǐng)導(dǎo)會(huì)因?yàn)樽陨硪蛩?，篡改員工的人事檔案損害他人權(quán)益，而在電子檔案管理中，只有固定人員擁有修改權(quán)限，同時(shí)檔案的查看也比較方便，因此在很大程度上降低了這種問(wèn)題發(fā)生的幾率。

二、新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理的發(fā)展

（一）儲(chǔ)存電子化發(fā)展？

在當(dāng)前的電子檔案管理中，依然需要紙質(zhì)檔案作為備份保留，但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，紙質(zhì)的方式已經(jīng)無(wú)法有效儲(chǔ)存海量的信息了，同時(shí)，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也逐步降低了系統(tǒng)由于意外事故而損失內(nèi)部電子檔案信息的幾率，因此新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理，正在面向儲(chǔ)存信息電子化的方向發(fā)展。此外，當(dāng)前人們?cè)趥鬟f信息過(guò)程中，使用紙質(zhì)信息的情況也越來(lái)越少，比如，當(dāng)前人們投遞簡(jiǎn)歷可以采用電子簡(jiǎn)歷以文檔的形式發(fā)送到公司的郵箱中，或者利用微信等軟件來(lái)進(jìn)行傳輸，然后公司可以直接將電子簡(jiǎn)歷文檔輸入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行儲(chǔ)存，從而在很大程度上簡(jiǎn)單化了檔案管理工作流程。

（二）管理自動(dòng)化發(fā)展？？

在當(dāng)前社會(huì)各領(lǐng)域的發(fā)展中，自動(dòng)化將成為一個(gè)必然的趨勢(shì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案處理系統(tǒng)的功能會(huì)更加完善，隨著系統(tǒng)中的識(shí)別、對(duì)比等技術(shù)的成熟，使人們只需要做好檔案的錄入工作即可，但在此過(guò)程中，檔案管理人員要保證信息能夠全面、真實(shí)的錄入，因此未來(lái)對(duì)管理人員的要求相較于技術(shù)、管理層面更傾向于人員的素質(zhì)水平方面。此外，隨著管理自動(dòng)化的發(fā)展，由于人工操作失誤導(dǎo)致的問(wèn)題也會(huì)越來(lái)越少，從而進(jìn)一步增強(qiáng)了電子檔案管理工作的準(zhǔn)確性，促進(jìn)了新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。

（三）安全防控完善化發(fā)展？？

由于當(dāng)前的安全意識(shí)更側(cè)重于技術(shù)層面，因此未來(lái)安全防控的發(fā)展將面向相關(guān)技術(shù)的完善化發(fā)展。在安全防控完善化方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，未來(lái)可能會(huì)實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶(hù)行為的自動(dòng)化監(jiān)控，在發(fā)現(xiàn)用戶(hù)行為不合理時(shí)，比如惡意篡改等，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出警報(bào)，并阻止用戶(hù)繼續(xù)操作，進(jìn)一步保證檔案信息的安全。此外，未來(lái)的安全防控可以會(huì)對(duì)將每個(gè)用戶(hù)的操作歷史儲(chǔ)存起來(lái)，并可以隨時(shí)調(diào)取，這樣能夠有效將安全責(zé)任明確到個(gè)人，從而全面提高電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，例如：在電子檔案管理中，如果企業(yè)職工發(fā)現(xiàn)個(gè)人簡(jiǎn)歷信息被泄露，就可以直接申請(qǐng)調(diào)取操作歷史，查看近期調(diào)取自己簡(jiǎn)歷的人員，來(lái)追究相關(guān)責(zé)任，維護(hù)自身權(quán)益。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展為當(dāng)代我國(guó)各企業(yè)的管理提供了有力的推動(dòng)作用。在新時(shí)代，電子檔案的管理的創(chuàng)新能夠提高管理效率、實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)、保證信息真實(shí)性，同時(shí)，電子檔案管理的發(fā)展可以簡(jiǎn)化工作流程、增強(qiáng)工作準(zhǔn)確性、提高信息安全，從而進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作的效果。

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