新時代如何做好人事檔案管理工作

劉美巧

摘 要：我國的人事檔案管理工作經(jīng)過長時間的發(fā)展并且取得了優(yōu)異的成績，但是，隨著時代的發(fā)展，我國傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的方法已經(jīng)無法適應(yīng)當今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因此要尋找適應(yīng)新時代的人事檔案管理方法，做好人事檔案管理工作，發(fā)揮出人事檔案工作更大的優(yōu)勢，促進我國人事檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時代；人事檔案；管理

1 人事檔案管理概念及工作內(nèi)容

1.1 人事檔案管理概念

人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、分類、鑒定、歸檔、保管、統(tǒng)計、提供利用和傳遞的活動。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

1.2 人事檔案管理主要工作

人事檔案管理的主要工作是由五個部分組成的，分別為材料歸檔，檢查核對，轉(zhuǎn)遞，保衛(wèi)保密，統(tǒng)計。材料歸檔主要是把新形成的檔案資料及時歸檔，歸檔的順序是鑒別材料，按照材料屬性、內(nèi)容選擇歸檔位置，在目錄記錄材料名稱和內(nèi)容，然后將材料放入檔案。檢查核對即是對每一份檔案進行查驗、核對信息。轉(zhuǎn)遞工作一般是有員工變動了工作崗位才會進行。對檔案進行安全、保密、保護工作。

2 目前人事檔案管理工作存在的問題

2.1 重視度不夠

目前，公司、檔案保管部門、人才中心對于人事檔案管理工作都不夠重視，傳統(tǒng)觀念對人事檔案管理的認識不足，大多數(shù)員工和管理者都認為人事檔案管理是一項簡單的工作，不需要付出多少努力，只需要按照程序、規(guī)定辦事就可以，內(nèi)部安排從事人事檔案管理的人員的數(shù)量較少，一人兼多職的情況時常發(fā)生，而且硬件設(shè)備也不齊全，阻礙了人事檔案管理工作的進行和發(fā)展。傳統(tǒng)的管理模式也沒有太大的改變，管理方法不具備專業(yè)化、數(shù)字化、科學(xué)化，還是延用固定的人事檔案管理理論、管理方法和管理經(jīng)驗，跟不上新時代的腳步，無法適應(yīng)新的發(fā)展環(huán)境。還有我國的人事檔案管理工作責(zé)任沒有理清，負責(zé)部門有的是人事部門，還有的是綜合檔案管理部門，當出現(xiàn)問題時，找到直接負責(zé)的部門是非常困難的。

2.2 信息化程度低

人事檔案管理信息化程度低也是阻礙工作進行的原因，沒有先進性、科學(xué)性的檔案管理系統(tǒng)大大降低了工作效率，沒有充分利用先進的信息技術(shù)平臺，來實現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化的檔案管理工作。檔案信息化程度低，員工有較大的工作負擔，需要手動處理很多事物，大大降低了工作效率，有多人辦事的時候一時難以及時查找到相關(guān)的信息，也存在材料丟失的可能性。員工在進行人事檔案管理工作的時候，因為沒有科學(xué)、有效的智能系統(tǒng)支持，單憑手動操作也會導(dǎo)致檔案內(nèi)容不完整，偶爾出現(xiàn)歸納信息混亂等情況。目前人事檔案管理工作整理的信息還不夠全面，大多數(shù)公司、企業(yè)、部門只是記錄個人的基本信息，包括姓名、性別、年齡、政治水平、文化水平等，但是個人的職務(wù)變動、工資變動、專業(yè)技術(shù)職稱等信息的收集歸檔并不完整。對升職和降職的人員的記錄不及時，轉(zhuǎn)遞工作無法有效進行。

2.3 從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)有所欠缺

因為對人事檔案管理工作的不重視，被挑選從事這一工作的員工的專業(yè)素養(yǎng)往往存在問題，公司、人事檔案保管機構(gòu)、人才中心在選拔人才的時候往往忽視了個人的專業(yè)素養(yǎng)，很多從業(yè)人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，而且大部分員工都缺乏相關(guān)檔案的工作經(jīng)驗，管理人員一般都是人事工作人員或是文秘，專業(yè)水平肯定是不高的，而已，從業(yè)人員經(jīng)常更換，保密工作不能做好，人事檔案信息容易泄露，這些都嚴重影響了人事檔案管理工作的安全性。從業(yè)人員的責(zé)任意識也不夠強，使人事檔案管理工作發(fā)展的非常緩慢，沒有“干一行，愛一行”的愛崗敬業(yè)精神，工作效率自然不高。

3 新時代如何做好人事檔案管理工作

3.1 注重材料收集的重點，確保檔案的真實性

材料的收集工作同樣不可忽視，材料收集要有個人經(jīng)歷、考核考績、培訓(xùn)、歷史問題、工資、調(diào)動、離任等很多信息，信息越全面越好。還要確保檔案的真實性，就要對人事檔案管理工作進行嚴格的把關(guān)，尤其是注意檔案材料中記載的出生年月、學(xué)習(xí)工作時間、入黨時間、工作晉升、年度工資表等重要信息容易被涂改，要認真鑒別。還有一種通過特殊途徑替換原始材料的虛假材料，通過鑒別可以看出其中問題，要進一步甄別剔除。這些都是檢查檔案真實性的重點，管理人員要根據(jù)法律依法辦事，保障檔案內(nèi)容準確、實事求是、手續(xù)完備，保證資料符合歸檔要求。工作人員要完全按照法律規(guī)定辦事，了解檔案材料信息的來源，建立溝通渠道，要嚴格審查檔案，對有偽造、涂改檔案的要予以清除。

3.2 完善人事檔案管理制度

完善人事檔案管理制度，增加領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，可以成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組成員由人事管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理工作的部分員工組成，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常與員工進行溝通交流，根據(jù)實際情況，指導(dǎo)員工不斷改進工作方法，提升工作效率，及時糾正員工工作過程出現(xiàn)的錯誤。也可以設(shè)立檔案管理員工獎懲考核制度，制度規(guī)定人事檔案管理全體員工進入考核范圍，每一次考核以一個月為期限。管理部門要積極組織本部門員工認真學(xué)習(xí)人事檔案管理工作制度，尤其是人事檔案管理工作人員要認真學(xué)習(xí)、理解制度的每條內(nèi)容。管理部門員工要嚴格遵守制度，保證用人有序、高效。要對人事檔案工作人員進行定期培訓(xùn)，設(shè)立嚴格的定級、晉級、降級管理工作。

3.3 加強信息化建設(shè)

加強信息化建設(shè)就要依靠信息化技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)的信息儲存模式，用計算機收集、整合數(shù)據(jù)，這樣就可以把工作變得簡單化，員工只需要利用智能化檔案管理系統(tǒng)就可以把一個人的檔案信息完整的記錄下來，能夠滿足人員崗位變動大、人員流動多的信息記錄的需求，員工又可以利用系統(tǒng)的功能檢查核對檔案信息的正確率，減小了員工的工作精力，具有靈活性和人性化的特點。人事檔案數(shù)據(jù)化，查找方便，而且有儲存?zhèn)浞?，?shù)據(jù)不易丟失。建立檔案內(nèi)部系統(tǒng)，可以防止外界泄露，加強信息化建設(shè)可以使工作提速，體現(xiàn)與時俱進的特點。

3.4 提高從業(yè)人員的專業(yè)及綜合素養(yǎng)

從業(yè)人員的專業(yè)和綜合素養(yǎng)決定了是否能真正勝任這份工作。提高從業(yè)人員的專業(yè)文化素養(yǎng)，定期培訓(xùn)員工，教授員工管理理論知識和管理方法。從業(yè)人員也要有自覺提高素養(yǎng)的意識，利用假期時間多閱讀與檔案管理有關(guān)的書籍，單位可以讓員工外出學(xué)習(xí)，參加檔案中心、檔案館的培訓(xùn)課程，綜合素養(yǎng)要想提高，要從多方面磨煉，要磨煉員工的意志品質(zhì)、責(zé)任心、共同協(xié)作能力等等。

4 總結(jié)

進入新時代，人事檔案管理工作應(yīng)該與時俱進，朝著好的方向邁進，人事檔案管理相關(guān)人員應(yīng)該不斷奮斗來促進這項工作的發(fā)展，找尋出最好的工作方法，讓人事檔案管理工作散發(fā)出更耀眼的光芒。

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