建筑工程檔案資料管理問題研究

汪泳軍 銅陵市城市基本建設(shè)檔案館

一、建筑工程檔案資料管理面臨的主要問題

（一）檔案資料管理意識(shí)不足

在進(jìn)行建筑工程檔案資料管理時(shí)，一些工作人員明顯缺少檔案管理意識(shí)。建筑工程檔案資料涉及的內(nèi)容、領(lǐng)域比較多，如立項(xiàng)文件、勘查文件、監(jiān)理文件以及施工文件等，需要收集與整理所有相關(guān)資料，工作辛苦、任務(wù)艱巨[1]。因?yàn)槿鄙贆n案資料管理工作意識(shí)，在工程建設(shè)中僅僅重視質(zhì)量與進(jìn)度，而忽視對(duì)資料的收集與整理，從而就會(huì)造成相關(guān)資料丟失。如樁基工程施工，未進(jìn)行水泥取樣檢查，無法出具檢驗(yàn)報(bào)告，所以檔案資料管理就不完善。因?yàn)槿鄙贆n案資料管理意識(shí)，有關(guān)建設(shè)單位與資料管理人員在思想上就會(huì)放松，很容易導(dǎo)致資料缺失，而當(dāng)建筑工程項(xiàng)目竣工之后，難以為檔案資料管理部門提供完善的工程資料。

（二）檔案資料管理工作質(zhì)量低

現(xiàn)階段，建筑工程檔案資料管理工作的整體質(zhì)量比較低。工程資料主要分為準(zhǔn)備階段的各項(xiàng)文件、施工階段形成的各項(xiàng)資料、監(jiān)理文件以及竣工驗(yàn)收資料等，在檔案資料管理過程中，部分單位只考慮到施工階段各項(xiàng)資料的收集與整理，很少會(huì)關(guān)注工程鑒定資料收集，從而造成工程檔案資料不健全，對(duì)檔案資料管理工作質(zhì)量造成了負(fù)面影響。同時(shí)，一些檔案管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真、不端正，導(dǎo)致工程資料丟失，從而影響檔案資料信息的真實(shí)性。建筑工程檔案資料管理工作中，受不同方面要素的影響，造成檔案管理水平不高。

（三）專業(yè)檔案資料管理人才的缺失

針對(duì)建筑工程檔案資料管理工作而言，一些單位都是由非專業(yè)人員擔(dān)任檔案資料管理職務(wù)?；谛聲r(shí)代背景下，檔案管理工作理念與方式有了新的變化，然而檔案資料管理人員的能力、專業(yè)性卻難以與之匹配[2]。如今一些建筑單位的檔案管理工作人員基本是兼職，他們并不具備專業(yè)知識(shí)與專業(yè)能力。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，建筑工程檔案資料管理工作正朝著信息化方向快速邁進(jìn)，由此不僅要具備專業(yè)性知識(shí)與能力，還需要了解與掌握信息管理技術(shù)，從而才能夠適應(yīng)新時(shí)期的檔案資料管理工作。

二、建筑工程檔案資料管理問題的解決措施

（一）提升檔案資料管理意識(shí)

建筑單位應(yīng)構(gòu)建檔案資料管理工作小組，確定小組需要承擔(dān)的具體職責(zé)，制定科學(xué)、可行的檔案資料管理工作機(jī)制[3]。組織檔案資料管理工作人員參加思想培訓(xùn)活動(dòng)，使其深刻地認(rèn)識(shí)到工程檔案資料管理工作的價(jià)值與作用，從而提高管理意識(shí)。建筑單位也要出臺(tái)嚴(yán)格的檔案資料管理工作制度，通過制度去約束與監(jiān)管檔案管理工作人員的行為。

（二）重視檔案資料管理工作質(zhì)量

首先，對(duì)建筑工程資料形成質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格管理。在建筑工程項(xiàng)目施工時(shí)，檔案資料管理工作人員需要積極講解、宣傳工程資料管理的重大價(jià)值，使所有人員都重視資料管理，認(rèn)真、細(xì)心搜集與整理工程資料，并積極、主動(dòng)地預(yù)備好建筑工程項(xiàng)目有關(guān)資料，從而為提高檔案資料管理工作質(zhì)量創(chuàng)造有利條件。把檔案資料管理穿插在行政程序之中，例如建筑工程項(xiàng)目建設(shè)之前，所有參建單位必須完成各項(xiàng)工程資料交底工作，以確保檔案資料信息的完整性。在進(jìn)行建筑工程項(xiàng)目施工時(shí)，所有參建單位要收集好各項(xiàng)工程資料[4]。建筑工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之前，把收集的各項(xiàng)工程資料上交至檔案資料管理部門逐一驗(yàn)收。其次，對(duì)建筑工程資料歸檔質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)建檔規(guī)定與要求完成資料的收集、整理工作。重視對(duì)建筑工程材料、設(shè)備有關(guān)材料的收集，如水泥、鋼筋、機(jī)械設(shè)備等合格證書、說明書與檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行收集，若是后期驗(yàn)收時(shí)發(fā)生工程質(zhì)量問題，就能夠結(jié)合這些資料查找具體原因。最后，建立有效、可行的建筑工程檔案資料管理工作機(jī)制。安排專業(yè)能力強(qiáng)、有責(zé)任心的專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案資料管理工作。若是需要進(jìn)行工作人員調(diào)動(dòng)，就一定要嚴(yán)格按照交接手續(xù)做好交接工作，這是檔案資料管理工作中的重要一環(huán)，也是建筑工程檔案資料完整性、有效性的基本保障。

（三）加大檔案資料管理工作人員培訓(xùn)力度

建筑工程檔案資料管理工作人員應(yīng)積極參加各種培訓(xùn)活動(dòng)，準(zhǔn)確把握檔案資料具體編制標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷地提高檔案資料管理專業(yè)能力與業(yè)務(wù)素養(yǎng)。建筑單位也要定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，為管理工作人員宣傳檔案資料管理工作新要求、新規(guī)定、新方式，從而提高檔案資料管理工作的系統(tǒng)性與規(guī)范性[5]。此外，建筑工程檔案資料管理工作人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)與研讀有關(guān)法律法規(guī)，例如《中華人民共和國檔案法》與《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等文件，從而根據(jù)法律法規(guī)科學(xué)完成工程資料收集與管理工作，切實(shí)提高建筑工程檔案資料管理工作質(zhì)量。

總結(jié)：近些年來，隨著我國建筑行業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，對(duì)建筑工程檔案資料管理也提出了新要求與新目標(biāo)?；诖?，建筑單位必須要立足于現(xiàn)狀，結(jié)合具體問題制定有效的解決措施，高度重視檔案管理人員意識(shí)的提高、檔案管理質(zhì)量的提高以及檔案管理人員專業(yè)能力的提高，從而才能夠保證檔案資料的完整性、真實(shí)性、有效性。