大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的價(jià)值及其開(kāi)發(fā)利用

黃秀麗

摘 要： 隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā)和利用，成為了各行業(yè)亟需解決的問(wèn)題。對(duì)檔案管理而言，大數(shù)據(jù)給檔案信息化發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)，所以只有充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的價(jià)值及其開(kāi)發(fā)利用，才能有效提高檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;價(jià)值;開(kāi)發(fā)利用

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的價(jià)值

大數(shù)據(jù)（big data）即海量的、高增長(zhǎng)率的和多樣化的數(shù)據(jù)集合，所以對(duì)這些數(shù)據(jù)的獲取、存儲(chǔ)、管理和分析遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的能力，因此大數(shù)據(jù)也體現(xiàn)出了低價(jià)值密度的特征，只有試圖從海量數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)并提煉出有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，才能更好解決生活和生產(chǎn)中的難題。從檔案管理角度來(lái)看，檔案的信息化發(fā)展在提高工作質(zhì)量和工作效率的同時(shí)，逐漸將各類(lèi)檔案信息集成到一個(gè)系統(tǒng)里，隨著檔案信息的日益龐大，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的存儲(chǔ)和管理，成為了首先需要解決的問(wèn)題。其次，受到傳統(tǒng)手工檔案管理的影響，諸多原始檔案資料已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足工作人員和用戶(hù)的實(shí)際需求，在將其轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，如果不能提前設(shè)置好標(biāo)簽信息，則容易給后續(xù)的檢索和利用帶來(lái)困難，這也體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求。然后，通過(guò)信息手段將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案后，工作人員和用戶(hù)無(wú)需親自到檔案室進(jìn)行查閱，而是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)就可以檢索到相關(guān)的信息，這樣既節(jié)省了用戶(hù)查閱環(huán)節(jié)的時(shí)間和成本，又大大提高了檔案的利用效率。最后，檔案電子文檔的存儲(chǔ)載體非常多，比如硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等，這種存儲(chǔ)方式相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔而言，具有容量大、體積小、存儲(chǔ)和使用靈活的特點(diǎn)，比如要想拷貝相應(yīng)的檔案資料，只需要簡(jiǎn)單的復(fù)制、粘貼即可，或者在進(jìn)行內(nèi)容刪減修改時(shí)，檔案系統(tǒng)也可以自動(dòng)調(diào)整對(duì)應(yīng)的目錄、頁(yè)碼、內(nèi)容，大大提高了檔案管理的工作效率。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)觀(guān)念

要想適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，就需要在檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用環(huán)節(jié)，樹(shù)立好新的服務(wù)觀(guān)念，以強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案數(shù)據(jù)和信息的獲取、分析和挖掘，并通過(guò)各種挖掘工具的使用，使檔案數(shù)據(jù)更加真實(shí)、全面和客觀(guān)。因此，檔案工作人員要以用戶(hù)的實(shí)際需求為導(dǎo)向，以提供多樣化的，

檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)產(chǎn)品，從而為用戶(hù)提供檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)。

2.2 建立檔案管理團(tuán)隊(duì)

無(wú)論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還是檔案信息化管理，各項(xiàng)工作都離不開(kāi)人的參與，因此建立一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，成為了其中的關(guān)鍵。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為更好實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的獲取、存儲(chǔ)、管理和分析，各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、檔案信息管理軟件層出不窮，并且對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力提出了更高的要求。為此，要想進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案信息的價(jià)值，就需要強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，比如引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)不斷提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力等，這樣才能為后續(xù)的檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用打好基礎(chǔ)。

2.3 完善檔案管理制度

在檔案信息較少時(shí)，檔案管理人員依靠自覺(jué)性就可能做好工作，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息往往會(huì)成倍增加，要想做好對(duì)海量信息的管理，就需要通過(guò)檔案管理制度來(lái)約束和規(guī)范檔案管理人員的行為，以更好體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。所謂“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，完善的檔案管理制度需要全方位覆蓋檔案的收集、整理和管理環(huán)節(jié)，以有效提高檔案信息的利用率。比如，要明確檔案信息的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，并指定專(zhuān)人、專(zhuān)柜對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，當(dāng)存在檔案的調(diào)進(jìn)、移出等變化時(shí)要做好登記，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。而在檔案的查閱、借閱和復(fù)印環(huán)節(jié)，要明確當(dāng)事人的權(quán)限，對(duì)于超限的行為，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，然后明確借閱檔案的歸還時(shí)間，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自抄錄、拍照、復(fù)印。

2.4 打造檔案信息平臺(tái)

打造檔案信息平臺(tái)不僅是提高檔案信息利用率的前提，而且體現(xiàn)了加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，強(qiáng)化檔案館公共服務(wù)功能的要求。針對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)分散，不同數(shù)據(jù)庫(kù)間信息不能共享的問(wèn)題，就需要致力于檔案信息化建設(shè)，打造了一套集檔案采集、檔案管理、檔案利用于一體的綜合管理平臺(tái)。該平臺(tái)主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案及檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，可最大程度挖掘檔案資源的價(jià)值，從而促進(jìn)檔案服務(wù)水平的不斷提高。為體現(xiàn)檔案管理面向用戶(hù)的要求，所打造的檔案信息平臺(tái)還應(yīng)該與其他產(chǎn)業(yè)形成通力合作，一方面可認(rèn)真聽(tīng)取用戶(hù)的意見(jiàn)和建議，強(qiáng)化檔案管理和用戶(hù)之間的直接聯(lián)系，另一方面要強(qiáng)調(diào)檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，以更好滿(mǎn)足各行業(yè)的發(fā)展需求。

2.5 加強(qiáng)信息安全管理

將所有檔案信息至于網(wǎng)絡(luò)中，這在極大程度提高管理效率的同時(shí)，也容易帶來(lái)一系列的安全問(wèn)題，比如檔案信息遭到破壞、更改或泄露等，進(jìn)而造成無(wú)法挽回的損失。因此，所構(gòu)建的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)需求加強(qiáng)信息安全管理，以殺毒軟件、防火墻等措施來(lái)避免遭到侵害。另外，要及時(shí)安裝補(bǔ)丁，殺毒軟件大多具有漏洞掃描的功能，當(dāng)檢測(cè)到軟件或系統(tǒng)的補(bǔ)丁后，要及時(shí)下載補(bǔ)丁，以降低計(jì)算機(jī)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。而在對(duì)外進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳遞時(shí)，還需要注重對(duì)信息的加密，防止網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男畔⒈桓`聽(tīng)，更好保護(hù)檔案信息及用戶(hù)的個(gè)人信息。

3 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，既是科技發(fā)展的必然階段，又體現(xiàn)了信息技術(shù)與各行業(yè)間更加緊密的結(jié)合，以有效改善人們的生活和工作方式。所以，在檔案信息化發(fā)展的初級(jí)階段，只有充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，才能確保檔案管理事業(yè)獲得更好的發(fā)展。

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