辦公室公文管理優(yōu)化探討

崔偉麗

(福建省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院，福建 福州 350001)

公文管理是辦公室基本職責(zé)之一，是上傳下達、協(xié)調(diào)溝通的重要手段，其質(zhì)量好壞和效率高低直接決定工作能否正常有效開展。如何規(guī)避公文管理漏洞、提高公文處理效率，成為黨政機關(guān)和企事業(yè)單位亟待解決的問題。

一、公文管理存在的主要問題

(一)不規(guī)范

一是公文格式不規(guī)范。所謂公文格式是指對公文組成要素、文種語句、紙張版面、裝訂印刷等具體格式要求，在實際公文管理過程中，公文擬制和排版是問題的重災(zāi)區(qū)，經(jīng)常出現(xiàn)行文不流暢、要素不全、文種不對、排版不準(zhǔn)確等問題；二是管理流程不規(guī)范。實際工作中，有相當(dāng)一部分公文管理人員對公文怎么發(fā)和公文怎么辦比較隨意模糊，主要表現(xiàn)在對收發(fā)文程序不了解、隨意縮減或更改程序步驟等。

(二)效率低

目前，公文的主要流轉(zhuǎn)形態(tài)還是紙質(zhì)公文[1]，其物理形態(tài)的局限性決定了公文處理的慢、散、亂，主要表現(xiàn)在：一是紙質(zhì)公文的發(fā)、收產(chǎn)生時間差。公文的來源靠人力取送或紙質(zhì)傳真，因為人力或傳真的不可控性，容易形成文件發(fā)送和收取之間的時間差，直接影響文件辦理的及時性；二是紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)易受阻。從文件收取到呈遞領(lǐng)導(dǎo)簽批到傳送給相關(guān)部門承辦再到文件歸還存檔，所有環(huán)節(jié)都需要經(jīng)辦人員全程辦理，人工依賴性高，如遇經(jīng)辦人員、領(lǐng)導(dǎo)或承辦人員請假、公出等情況，將直接影響整個文件處理進程。三是紙質(zhì)文件靶向性差。如領(lǐng)導(dǎo)簽批中承辦部門或人員指向不明確，文件數(shù)量、涉及部門和人員過多等極易影響經(jīng)辦人員對文件的管理，導(dǎo)致文件丟失、漏辦、錯辦。

(三)保密性差

文件泄密可能發(fā)生在公文管理的各個環(huán)節(jié)，如公文擬制留下的底稿丟失、泄漏，文件傳閱過程中被違規(guī)拍照、轉(zhuǎn)發(fā)等。部分單位政治站位不高，對文件重要性的認識不到位，對文件的管理缺乏具體的流程和規(guī)范，一些文件管理人員保密意識淡薄，將文件管理視為瑣碎材料整理工作，憑個人喜好和經(jīng)驗管理文件，將文件隨意丟棄、擺放、轉(zhuǎn)發(fā)，導(dǎo)致文件泄密。

二、優(yōu)化提升具體對策建議

前文提到的三個方面的問題是辦公室公文管理存在的主要、共性問題，要解決這些問題，歸根結(jié)底還是落腳在對人和物的管理優(yōu)化上，下面按照“誰來做、怎么做、做什么”的工作思路，提出具體對策建議。

(一)確定“誰來做”

毋庸置疑，公文管理由辦公室行政或文秘人員擔(dān)任，公文管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低決定了公文管理水平的高低。這里所說的業(yè)務(wù)素質(zhì)包括道德品質(zhì)、思想高度、知識深度以及行為尺度。一名合格的公文管理人員首先是一位品德良好的人，有責(zé)任心、有原則、忠誠可靠，這樣，領(lǐng)導(dǎo)才能把公文放心的交給你。其次，公文管理人員的政治站位要高、思想認識要深刻，能夠準(zhǔn)確領(lǐng)會公文的宗旨要義，確保“原汁原味”傳達。同時，公文管理人員必是“才思敏捷”的人，要熟悉公文格式規(guī)范、要保證行文流暢準(zhǔn)確，要做好排版發(fā)文，這些，沒有豐富的知識儲備和長久的經(jīng)驗積累是無法勝任的。還有，公文管理人員要遵守行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按流程制度辦文，不能隨意“加戲”或“減戲”，做一個守口如瓶的“老實人”。要做到以上要求，絕不是朝夕之功，而是長期的人才培養(yǎng)和積累，從選人用人、培訓(xùn)教育、實干訓(xùn)練到考察考核，單位要提出一整套人才培養(yǎng)機制，確保公文管理人才隊伍的整體素質(zhì)。

(二)規(guī)定“怎么做”

俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，一項工作的開展必須要有相應(yīng)的規(guī)矩制度作為依存，同理，公文管理工作的開展必須建立在嚴(yán)格規(guī)范的公文管理制度之上[2]。各單位要做好公文管理工作，必須根據(jù)實際情況制定符合本單位發(fā)展實際的公文管理制度。制度的建立要遵循三個原則，即規(guī)范、具體、可操作性。所謂規(guī)范，必須符合國家頒布的相關(guān)規(guī)定，不能“另起爐灶”、“自說自話”。所謂具體，必須要對公文管理的細節(jié)流程給予詳細的規(guī)定，不能“大而化之”、“粗略帶過”。所謂可操作性，必須能夠轉(zhuǎn)化為具體的操作實踐，不能“泛泛而談”、“空洞無物”。除建立了完善的制度，還要保證制度的有效落實，這就要同時配套制度執(zhí)行考核機制，量化指標(biāo)任務(wù)，建立獎懲規(guī)定，確保制度不折不扣執(zhí)行。

(三)探討“做什么”

隨著信息化建設(shè)步伐的加快，數(shù)字化辦公已成為必然趨勢。目前還在使用紙質(zhì)公文進行管理的單位可嘗試推進電子公文管理模式，按照收文、辦文、發(fā)文三個流程區(qū)塊不斷完善。收文區(qū)塊可建立公文管理數(shù)據(jù)庫，對收到的公文登記收文時間、來文單位、來文編號、緊急程度、標(biāo)題等詳細信息，數(shù)據(jù)庫自動檢索和統(tǒng)計，實現(xiàn)文檔一體化管理。收文區(qū)塊收到公文后自動轉(zhuǎn)入辦文區(qū)塊，按照已經(jīng)設(shè)置好的辦文流程自動一級一級轉(zhuǎn)入審核、簽批、承辦等環(huán)節(jié)，最后自動轉(zhuǎn)入收文區(qū)塊的數(shù)據(jù)庫進行存檔，形成閉環(huán)管理。發(fā)文區(qū)塊包含公文的起草、審核、會簽、簽發(fā)、印刷、傳送以及文號管理、自動形成紅頭文件、修改記錄備案等功能[3]。