檔案信息化建設(shè)與檔案管理的相關(guān)思考

孫波

（黑河市委講師團(tuán)，黑龍江 黑河 164300）

現(xiàn)代化發(fā)展背景下檔案管理中檔案信息化建設(shè)發(fā)揮著不可替代的作用，檔案信息化建設(shè)是充分挖掘和利用檔案信息資源的重要保證，對提升檔案管理工作質(zhì)量具有積極的作用。檔案信息化建設(shè)，檔案信息材料保存可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化保存，而不再是單一的紙質(zhì)材料保存，有利于檔案資料保存質(zhì)量的提高，對推進(jìn)檔案資料信息數(shù)據(jù)共享和跨級別查詢檔案資料意義重大，可以容納多部門多人員的檔案資料，專程數(shù)字信息連接上互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞更加容易、資料檢索更加方便，檔案管理成本在無形之中也得到了減少。但是，檔案信息化建設(shè)過程中紙質(zhì)檔案作為重要內(nèi)容，沒有受到相應(yīng)的重視，紙質(zhì)檔案不易保管和不易查詢影響了檔案信息化建設(shè)和信息資源共享。

一、檔案信息化建設(shè)面臨問題

（一）檔案管理制度有待完善。從整體情況出發(fā)，企業(yè)檔案管理過程中檔案還沒有實(shí)施全面化的信息化建設(shè)，尤其是對于企業(yè)來說沒有認(rèn)識到檔案信息化的重要價值，信息化建設(shè)過程中存在的一些問題也沒有得到及時有效的改善解決。從根本上來說，這主要是因?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)中缺乏一個科學(xué)有效的檔案管理制度，檔案管理還沒有與部門業(yè)務(wù)很好地聯(lián)系起來，對企業(yè)管理工作還沒有很好地發(fā)揮輔助作用。

（二）檔案信息化建設(shè)資金欠缺。檔案信息化建設(shè)需要足夠的資金支持，但是與其他業(yè)務(wù)工作比較而言，由于受重視程度不夠、投入時間和精力較少，檔案管理工作本身就流于表面，新形勢下缺乏足夠的資金來支持檔案信息化建設(shè)，不僅嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)工程的推進(jìn)，也影響了檔案管理的質(zhì)量和發(fā)展。

（三）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的重要主體，檔案信息化建設(shè)需要高素質(zhì)信息化人才的支持，具備檔案管理專業(yè)背景和專業(yè)知識出身的、懂信息技術(shù)知識以及會計(jì)算機(jī)實(shí)踐操作的人才是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要保證。但是，從現(xiàn)實(shí)情況來看檔案管理專業(yè)人員無論是數(shù)量還是質(zhì)量都較為缺乏，大部分為非專業(yè)出身的工作人員，簡單培訓(xùn)后上崗的人員對公司業(yè)務(wù)、檔案管理相關(guān)操作流程還缺乏一定的了解，會計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合性檔案管理人才較為缺乏。

二、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理的因素

（一）信息化建設(shè)水平。檔案信息化建設(shè)過程中受檔案信息容量大、內(nèi)容復(fù)雜廣泛等的限制，即使推進(jìn)了信息化管理，但是由于紙質(zhì)檔案信息資料的復(fù)雜性以及信息錄入工作的難度，加上檔案管理管理人員對信息化檔案管理設(shè)備應(yīng)用不夠，總的來說導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)水平較低，在一定程度上來說也影響了信息化建設(shè)的進(jìn)度。

（二）信息化建設(shè)認(rèn)知水平。檔案信息化建設(shè)中認(rèn)知水平主要取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員，如果他們沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要價值和意義，由于認(rèn)知失誤將會大大限制檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，并影響檔案信息化建設(shè)和檔案管理的效果。

（三）信息化建設(shè)觀念。檔案信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的檔案管理工作有著巨大的區(qū)別，但是簡單的人工整理收集后和入庫管理是難以滿足后期查閱使用的要求。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理隱私秘密在無形之間變得透明，檔案管理人員需要加強(qiáng)管理觀念的創(chuàng)新，觀念轉(zhuǎn)變中停留在傳統(tǒng)檔案管理工作流程，會大大降低信息化管理程度。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略

（一）建立信息化系統(tǒng)。要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)需要強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立完整的信息化系統(tǒng)用來做檔案信息的集合。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案，就要針對紙質(zhì)檔案信息建立一個對應(yīng)大型的數(shù)據(jù)庫，這是檔案信息存儲和查閱的重要保證。同時，建立信息化系統(tǒng)要注意數(shù)據(jù)庫的存儲空間，與業(yè)務(wù)部門信息對接分門別類存儲信息，確保信息分類整理錄入，有利于后期查閱和使用檔案信息資源。

（二）強(qiáng)化信息化設(shè)備建設(shè)。一方面，要做好信息化軟硬件建設(shè)，這是信息錄入、更新、傳輸和共享的重要物質(zhì)條件。另一方面，做好信息化建設(shè)中的軟件系統(tǒng)開發(fā)，在檔案信息化建設(shè)中合理開發(fā)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，結(jié)合時代要求做好軟件系統(tǒng)與技術(shù)的更新升級，對接計(jì)算機(jī)技術(shù)需求和檔案管理要求強(qiáng)化檔案管理軟件系統(tǒng)更新操作。

（三）做好信息化安全建設(shè)工作。一方面，依賴于檔案管理法律法規(guī)，促進(jìn)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)格規(guī)定檔案資料收集整理使用等每一個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案被別人違規(guī)濫用。另一方面，構(gòu)建檔案管理安全體制，嚴(yán)格保密屬于不能隨便公開的機(jī)密檔案信息，推進(jìn)檔案信息化安全體制建設(shè)，構(gòu)建明確的檔案信息化框架體系，確定不允許公開的隱私檔案信息類型與具體目錄，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員安全管理培訓(xùn)，全面推進(jìn)檔案信息化安全管理。

（四）強(qiáng)化信息化人才建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)難度系數(shù)非常大的工程，需要高素質(zhì)專業(yè)化的信息化人才作為支撐，信息化人才建設(shè)是檔案信息化建設(shè)提出的根本要求。因此，新形勢下要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理業(yè)務(wù)人員的培養(yǎng)，以專題講座、集中培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)課程在線學(xué)習(xí)等途徑來提升他們的專業(yè)知識與信息技術(shù)水平，多途徑多渠道提升他們的檔案管理工作知識和信息知識。同時，也要加強(qiáng)檔案管理工作部門領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)進(jìn)修，這是部門領(lǐng)導(dǎo)普通員工做好檔案信息化建設(shè)工作的重要保證，可以通過走出去去學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)工作經(jīng)驗(yàn)，為更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)。