信息化支持下的軍品科研合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制

劉家希

摘 要：軍品型號(hào)合同、科研課題合同是科研院所業(yè)務(wù)的兩大主要支撐，無論在數(shù)量、金額、技術(shù)要求、質(zhì)量安全等各方面，都是重中之重，也因此種合同自身的行政指令色彩，涉及國家重要科學(xué)研究、重大軍事項(xiàng)目的實(shí)施，其合同管理及履行中的風(fēng)險(xiǎn)控制極為重要。

關(guān)鍵詞：合同管理;優(yōu)化建議;科研管理

中圖分類號(hào)：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2019）22-0224-02

1 軍品型號(hào)、科研課題合同管理存在的問題

（1）無法充分實(shí)現(xiàn)信息化管理，各管理環(huán)節(jié)脫節(jié)，無法做到項(xiàng)目全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)管。鑒于科研課題項(xiàng)目的特點(diǎn)，從申報(bào)、評(píng)審、立項(xiàng)、下達(dá)合同任務(wù)書、履行、階段性驗(yàn)收、結(jié)題驗(yàn)收環(huán)環(huán)相扣，其中還會(huì)涉及項(xiàng)目外包、經(jīng)費(fèi)撥付、審計(jì)等事項(xiàng)，信息化管理是加強(qiáng)此類合同管理的當(dāng)務(wù)之急。目前，仍以采用人工管理結(jié)合紙質(zhì)管理的方式進(jìn)行，管理效率低下，監(jiān)管漏洞頻出，即使建立了信息化系統(tǒng)，但各個(gè)流程相互脫節(jié)，無法進(jìn)行閉環(huán)管理。

（2）管理流程不規(guī)范，程序倒置現(xiàn)象嚴(yán)重。該問題在軍品型號(hào)項(xiàng)目中普遍存在，鑒于軍品型號(hào)試驗(yàn)項(xiàng)目緊急，或經(jīng)費(fèi)撥付計(jì)劃未到位時(shí)已有試驗(yàn)需求等情況，存在未簽訂合同即開始試驗(yàn)的情形，很多試驗(yàn)結(jié)束了，需要付款時(shí)方簽訂合同，很多項(xiàng)目周期長，履行2年以上的方簽合同的情況時(shí)有發(fā)生。

（3）因項(xiàng)目帶有行政色彩，技術(shù)人員法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，對于涉及外協(xié)分包項(xiàng)目帶有慣性思維，不重視供方的資質(zhì)、能力審核，合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不到位，造成外協(xié)分包不符合質(zhì)量管理規(guī)范，出現(xiàn)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。

（4）管理思維缺乏創(chuàng)新意識(shí)，管理方式陳舊，未積極融入創(chuàng)新生態(tài)觀，科研管理與人力、財(cái)務(wù)、法律、審計(jì)、質(zhì)量等管理脫節(jié)，造成科研管理的孤立，未形成各管理部門協(xié)同管理的體系化管理思維。

2 軍品型號(hào)、科研課題合同管理優(yōu)化建議

2.1 信息化管理勢在必行

為解決保密管理要求，建立內(nèi)網(wǎng)管理信息系統(tǒng)。所有管理流程、管理環(huán)節(jié)均上線。開展合同全過程管理，打破信息孤島，構(gòu)建各管理模塊的聯(lián)動(dòng)數(shù)據(jù)交換、分析、統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)全過程、信息化、動(dòng)態(tài)化管理模式，將合同履行、風(fēng)險(xiǎn)控制落實(shí)到位。

（1）針對軍品型號(hào)、科研課題合同的不同特點(diǎn)，設(shè)計(jì)不同的管理流程。1）軍品型號(hào)項(xiàng)目多為直接簽訂軍品合同或下達(dá)任務(wù)書方式，因此，以合同評(píng)審流程為開端，評(píng)審內(nèi)容重在技術(shù)指標(biāo)、履行時(shí)間、是否涉及外協(xié)分包等方面進(jìn)行。如涉及外協(xié)分包項(xiàng)目，則需要與合格供方名錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)。2）科研課題合同需要經(jīng)過申報(bào)、評(píng)審、立項(xiàng)、下達(dá)合同任務(wù)書、履行、階段性驗(yàn)收、結(jié)題驗(yàn)收等階段，因此，需要針對各個(gè)階段設(shè)計(jì)審批流程，同時(shí)要實(shí)現(xiàn)各階段模塊的數(shù)據(jù)交換功能。

（2）實(shí)現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的互融互通。通過對接合同評(píng)審、經(jīng)費(fèi)審核、項(xiàng)目審計(jì)等系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)對整體項(xiàng)目履行的監(jiān)督工作。監(jiān)控項(xiàng)目的履行情況，重點(diǎn)在于對各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)度的掌控，因此，需要將科研管理系統(tǒng)與合同評(píng)審系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、審計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，例如，通過合同評(píng)審流程，將合同約定的項(xiàng)目進(jìn)度、履行期限、負(fù)責(zé)人等信息導(dǎo)入系統(tǒng)，通過系統(tǒng)對各階段的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，如系統(tǒng)預(yù)警進(jìn)度滯后，則需要相關(guān)負(fù)責(zé)人提交滯后原因報(bào)告及措施，及時(shí)調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃，并采用責(zé)任制落實(shí)到人。通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)，把關(guān)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的開支使用及撥付情況，嚴(yán)格執(zhí)行科研經(jīng)費(fèi)的落實(shí)。通過審計(jì)系統(tǒng)，將審計(jì)整改工作落實(shí)到位，將風(fēng)險(xiǎn)防控工作做到實(shí)處。只有利用系統(tǒng)大數(shù)據(jù)對項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，才能實(shí)現(xiàn)軍工型號(hào)、科研課題項(xiàng)目的全周期管理。

2.2 建立完備的制度流程是根基

規(guī)范工作流程，制度是根基，搭建信息系統(tǒng)，應(yīng)制度先行。只有在規(guī)范的制度指引下，才能將科研管理工作穩(wěn)步推進(jìn)。對于軍品型號(hào)、科研課題合同管理，應(yīng)針對其特點(diǎn)，就技術(shù)能力、合同履行、經(jīng)費(fèi)使用、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等重要環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化規(guī)定，嚴(yán)格依照制度執(zhí)行。

出現(xiàn)實(shí)際流程倒置的情形，如先履行后簽訂合同的情況，就軍品型號(hào)合同管理，因普遍存在無合同即開展工作的情況，合同的履行質(zhì)量和履行時(shí)間無書面依據(jù)，具體要求無法有效傳達(dá)到實(shí)際負(fù)責(zé)的工程師，對于此種情況，應(yīng)由與需方實(shí)際對接的人員負(fù)責(zé)，把關(guān)鍵的信息，如任務(wù)要求、技術(shù)規(guī)范、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)等錄入系統(tǒng)中，形成初步的電子任務(wù)單作為初始合同，明確職責(zé)范圍和試驗(yàn)依據(jù)，同時(shí)作為履行監(jiān)督的依據(jù)，并對該初始合同進(jìn)行項(xiàng)目能力評(píng)審，并與最終簽訂合同進(jìn)行關(guān)聯(lián)，保證項(xiàng)目信息的完整性。

2.3 加強(qiáng)外協(xié)分包風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)

無論軍品型號(hào)、科研課題合同，都必然涉及外協(xié)分包項(xiàng)目。因涉及將承接的任務(wù)分包到其他主體，脫離了承制單位的實(shí)際控制，對于分包方的資質(zhì)審查，能力評(píng)審尤為重要。

總承制單位應(yīng)建立完備的分包工作管理制度，對分包事由、分包方的選擇、資質(zhì)審核、能力評(píng)估等方面進(jìn)行明確規(guī)定。通過建立合格供方管理系統(tǒng)，將制度流程化、信息化。以承接的任務(wù)合同為前提，對需要外協(xié)分包的事項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、履行時(shí)間進(jìn)行細(xì)化，形成外協(xié)分包需求提交評(píng)審，由原承接任務(wù)合同的實(shí)際負(fù)責(zé)人員及項(xiàng)目管理部門審批，決定是否符合外協(xié)分包條件和要求，審批通過后簽訂外包合同。對于外協(xié)分包合同，應(yīng)該監(jiān)督其實(shí)施情況，可以借助科研合同管理系統(tǒng)，將該種合同納入評(píng)審系統(tǒng)中，對各階段的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，實(shí)時(shí)掌握各階段的驗(yàn)收和經(jīng)費(fèi)的支付情況。

建設(shè)合格供方管理系統(tǒng)，旨在建立合格供方名錄。將名錄與外協(xié)分包合同評(píng)審進(jìn)行關(guān)聯(lián)，只有進(jìn)入名錄的供方，才有資格進(jìn)行外協(xié)分包。合格供方名錄建設(shè)，應(yīng)注意以下模塊建設(shè)，分別為供方資格評(píng)審、供方信息管理、供方復(fù)評(píng)、年度綜合評(píng)價(jià)、供方比選，無效供方管理等。（1）供方資格評(píng)審是首要，決定供方是否可以具備合格供方的資格，要分別從該供方的單位基本信息、保密資格、質(zhì)量體系資質(zhì)、商業(yè)信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。并且結(jié)合需要外協(xié)分包的項(xiàng)目性質(zhì)，將供方進(jìn)行初步分類，如A類為該供方提供的產(chǎn)品/服務(wù)直接影響承制單位的工作質(zhì)量，無論金額大小;B類供方為金額超過一定限度但對承制單位的工作質(zhì)量無直接影響;C類為累計(jì)金額低且對承制單位的工作質(zhì)量無直接影響的供方。對于以上三種供方，其資格評(píng)審的審查程度有所區(qū)別，尤其A類供方應(yīng)嚴(yán)格審查把關(guān)。（2）重點(diǎn)進(jìn)行供方復(fù)評(píng)，對于進(jìn)入名錄的供方，在完成外協(xié)分包任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)對該供方的服務(wù)進(jìn)行復(fù)評(píng)，應(yīng)分別從質(zhì)量、價(jià)格、交期、服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，由分包部門與項(xiàng)目管理部門分別打分，得出該供方的加權(quán)分?jǐn)?shù)。（3）根據(jù)該供方同一自然年的復(fù)評(píng)分?jǐn)?shù)，由系統(tǒng)在每年年底統(tǒng)計(jì)本年度所有供方的平均加權(quán)分?jǐn)?shù)，據(jù)此對供方進(jìn)行分級(jí)，評(píng)出本單位的優(yōu)秀、良好、合格供方。（4）凡資格評(píng)審或復(fù)評(píng)不合格的供方，即進(jìn)入無效供方名錄，不允許任何部門使用，繼續(xù)簽訂外協(xié)分包合同。只有通過整改，再次評(píng)審合格的，并且經(jīng)過單位項(xiàng)目管理部門同意，才能再次進(jìn)入合格供方名錄。如嚴(yán)重違反外協(xié)分包規(guī)定，提供的服務(wù)造成承制單位出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題的供方，永不錄入合格供方名錄。（5）所有外協(xié)分包項(xiàng)目均需通過比選才能最終確定外包供方。應(yīng)分別從技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)/型號(hào)規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、供貨期限等方面進(jìn)行比較，確定最優(yōu)的供方。如通過招投標(biāo)或單一來源采購確定的供方，則應(yīng)提供相關(guān)證明材料或有力說明。比選流程可與合同評(píng)審進(jìn)行關(guān)聯(lián)，如合同金額超過比選中標(biāo)的金額，則應(yīng)說明理由。

只有嚴(yán)格執(zhí)行外協(xié)分包管理，才能切實(shí)把關(guān)外協(xié)分包項(xiàng)目質(zhì)量、防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合、優(yōu)勢互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)共贏，最終保障承制的軍品型號(hào)、科研課題合同的順利完成。

2.4 積極融入創(chuàng)新生態(tài)觀概念優(yōu)化科研管理工作

通過各管理部門間的信息化協(xié)作，深入整合科研人員、科研技術(shù)、科研相關(guān)信息、科研經(jīng)費(fèi)等各要素，實(shí)現(xiàn)科研管理相關(guān)因素有效關(guān)聯(lián)，為科研管理工作帶來創(chuàng)造性價(jià)值，實(shí)現(xiàn)科研管理工作的可持續(xù)發(fā)展。通過建設(shè)強(qiáng)大的信息化管理系統(tǒng)，將科研項(xiàng)目、合同管理、財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理、審計(jì)內(nèi)控、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、采購管理等科研項(xiàng)目中各個(gè)環(huán)節(jié)打通融合，實(shí)現(xiàn)多部門分工協(xié)作，才能真正實(shí)現(xiàn)科研管理的全生命周期閉環(huán)管理，為我國軍工科研工作保駕護(hù)航，貢獻(xiàn)應(yīng)有之力，促進(jìn)我國科技事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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