信息化環(huán)境下的成本管理

劉志 趙珣

摘 要：在信息技術(shù)的推動下，企業(yè)成本管理走向信息化也是必經(jīng)的階段，但是在推動企業(yè)信息化發(fā)展時(shí)，需要考慮到幾個(gè)前提，并且在成本管理信息化過程中有序推進(jìn)各個(gè)模塊的建設(shè)，這樣才能夠使得企業(yè)成本管理與信息化建設(shè)有效接軌。

關(guān)鍵詞：信息化 成本管理 信息環(huán)境

企業(yè)信息化建設(shè)是提升企業(yè)管理效率的有效方式，當(dāng)前企業(yè)信息化管理主要體現(xiàn)在組織機(jī)構(gòu)建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)這兩個(gè)部分，而其中主要關(guān)系到組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、信息團(tuán)隊(duì)打造、網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建、軟硬件設(shè)施的安排等內(nèi)容。

一、組織機(jī)構(gòu)建設(shè)

組織機(jī)構(gòu)建設(shè)是確保企業(yè)能夠有序推進(jìn)信息化建設(shè)的前提，企業(yè)的主要管理者是推動信息化建設(shè)的主要動力，對于企業(yè)信息化建設(shè)的推動應(yīng)當(dāng)在組織結(jié)構(gòu)中加以確立。組織機(jī)構(gòu)建設(shè)是明確各職能部門的具體職責(zé)，對于各部門在企業(yè)信息化推進(jìn)過程中承擔(dān)的內(nèi)容予以明確，并且在企業(yè)制度中加以確立。

首先，在企業(yè)中創(chuàng)建決策指揮中心，及時(shí)掌握企業(yè)信息化的推進(jìn)情況，由企業(yè)員工針對企業(yè)的人力、財(cái)力、物力、技術(shù)與信息的傳播資源等進(jìn)行有效的整合，保證資源調(diào)度合理性，將相關(guān)數(shù)據(jù)作為決策的重要參考依據(jù)，力求上級正確指令的及時(shí)精確性，使企業(yè)在品牌、資源或者技術(shù)方面的特點(diǎn)與優(yōu)勢最大化體現(xiàn)出來，讓決策更加科學(xué)合理;項(xiàng)目管理在信息化平臺中的體現(xiàn)是以企業(yè)現(xiàn)實(shí)流程為基礎(chǔ)的，所以在進(jìn)行平臺構(gòu)建的時(shí)候，需要在企業(yè)層級管理中形成固化的制度，再將整體流程進(jìn)行轉(zhuǎn)化，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)流程管理的信息化。

企業(yè)管理的信息化是對于各類溝通成本的最小化，不僅是軟硬件的簡單累加，最為重要的是通過流程再造，使得企業(yè)管理能夠在新的工作流程下有序運(yùn)轉(zhuǎn)。并且通過信息化管理，能夠?qū)⑵髽I(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)化管控，通過量化各類風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，使得企業(yè)管理者能夠更好地進(jìn)行監(jiān)控。成本管理是以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為核心的量化管理，與信息化的結(jié)合可以說是良好適應(yīng)，通過部門流程制度的組織建設(shè)，使之能夠更好地與信息化環(huán)境相適應(yīng)。

二、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

信息網(wǎng)絡(luò)是進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)的載體，部分企業(yè)采用自身開放的軟件系統(tǒng)進(jìn)行信息化工作的推進(jìn)，而更多傳統(tǒng)企業(yè)主要通過購買和合作的形式來促進(jìn)內(nèi)部信息化建設(shè)的開展，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)通常包括各個(gè)環(huán)節(jié)。

第一，構(gòu)建企業(yè)信息化操作系統(tǒng)。企業(yè)的操作系統(tǒng)是該單位進(jìn)行信息化建設(shè)的平臺，企業(yè)在對基礎(chǔ)平臺進(jìn)行簡單安排后，以此為平臺，創(chuàng)建業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。與此同時(shí)，企業(yè)的操作系統(tǒng)是企業(yè)未來實(shí)現(xiàn)信息互通，真正落實(shí)集成現(xiàn)有與未來建設(shè)信息系統(tǒng)的媒介，也可稱之為載體。企業(yè)操作系統(tǒng)的設(shè)計(jì)遵循SOA理念，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行構(gòu)建，為企業(yè)人員提供信息系統(tǒng)開發(fā)與整合的一系列基本服務(wù)，如權(quán)限管理、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)交換、工作流引擎、即時(shí)通信等，都可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。企業(yè)操作系統(tǒng)為我們未來研究提供了可參考依據(jù)，可推動未來對二次開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)接口與應(yīng)用，有利于企業(yè)資源的整合，保證信息的安全可靠，為多變的信息提供了客觀環(huán)境。

第二，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)。即時(shí)通訊系統(tǒng)從本質(zhì)上來說不只屬于軟件應(yīng)用，其應(yīng)用服務(wù)也具有一定的標(biāo)準(zhǔn)化，即時(shí)通訊系統(tǒng)的功能就是實(shí)現(xiàn)消息的發(fā)送，使其能夠符合實(shí)際情況。通常來說，其他的業(yè)務(wù)模塊都會借用其他有利條件，例如服務(wù)的接口，實(shí)現(xiàn)信息的傳輸，將其發(fā)送到目標(biāo)客戶的桌面。即時(shí)通訊系統(tǒng)的優(yōu)勢還在于不僅能夠運(yùn)用傳統(tǒng)的文字進(jìn)行溝通，還能夠提供在線語音通訊，即時(shí)通訊系統(tǒng)一般情況下也能夠滿足在線或者離線的信息傳輸。即時(shí)通訊主要具備功能為通訊，這也是即時(shí)通訊的關(guān)鍵部分，不僅如此，其還包括下面幾項(xiàng)功能：持續(xù)通訊、文件發(fā)送、發(fā)送消息、語音通訊、查看屏幕以及遠(yuǎn)程協(xié)助等功能。即時(shí)通訊系統(tǒng)應(yīng)該可以跟企業(yè)的CA進(jìn)行綁定，使得數(shù)據(jù)、文件與信息之間進(jìn)行高強(qiáng)度的加密傳輸。

第三，搭建企業(yè)辦公系統(tǒng)。強(qiáng)化企業(yè)辦公自動化建設(shè)力度，將企業(yè)發(fā)展過程中的管理趨向于網(wǎng)絡(luò)化、無紙化與規(guī)范化;辦公系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)規(guī)范化與制度化，提升信息傳遞的自動化水平，將事務(wù)性消耗降到最低，創(chuàng)建穩(wěn)定、高效率的辦公氛圍，將異地辦公變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，大幅度降低企業(yè)的運(yùn)行成本，進(jìn)一步提升企業(yè)的管理效率與決策能力，保證企業(yè)具有可持續(xù)發(fā)展的競爭力。

在整體功能模塊中，涵蓋多種管理內(nèi)容，例如，其中包括溝通、公文流轉(zhuǎn)、工作總結(jié)以及任務(wù)管理，還有系統(tǒng)管理等，以求能夠順應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，從不同方面盡可能滿足其要求，將協(xié)同辦公落到實(shí)處，有利于企業(yè)發(fā)展。

第四，構(gòu)建項(xiàng)目管理系統(tǒng)。項(xiàng)目管理系統(tǒng)的運(yùn)作，根據(jù)總公司與其他分公司的要求，可以設(shè)置跟公司管理特點(diǎn)相符的管理模式，實(shí)現(xiàn)對工程不同階段的管理。與此同時(shí)，也可以更加清晰地在項(xiàng)目中展現(xiàn)出相應(yīng)的管理功能，加強(qiáng)工程的招投標(biāo)、合同、質(zhì)量以及進(jìn)度方面的進(jìn)度處理，管理者要能夠?qū)ζ髽I(yè)的材料、人力以及資金等進(jìn)行嚴(yán)格、有效的統(tǒng)一管理。在對生產(chǎn)資源進(jìn)行全方位的管理之后，可以對項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)即時(shí)監(jiān)督，進(jìn)一步對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行優(yōu)化，合理控制工程項(xiàng)目中成本投入。經(jīng)過項(xiàng)目管理系統(tǒng)的完善，能夠有效提升企業(yè)信息的傳播效率，加快企業(yè)更加規(guī)范化發(fā)展的腳步，將成本控制在最低，培養(yǎng)對施工期間突發(fā)情況的規(guī)避能力，增加項(xiàng)目收益，提升競爭力。

第五，構(gòu)建財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的創(chuàng)建主要是為了加快資金使用計(jì)劃、資金支付管理以及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的進(jìn)程，為企業(yè)成本控制提供便捷條件。

三、成本管理信息化的模塊

首先，需要確保該企業(yè)已經(jīng)投入資源開展信息化建設(shè)，具備相應(yīng)的軟硬件投入，并且構(gòu)建了相應(yīng)的規(guī)章制度來推進(jìn)信息化的開展，對于企業(yè)信息化構(gòu)建了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)上構(gòu)成了符合企業(yè)發(fā)展流程的模塊，能夠融合企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)。

其次，成本管理的各個(gè)模塊能夠在信息化數(shù)據(jù)中得到體現(xiàn)，并且能夠即時(shí)從網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備上獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)，通過流程對于各項(xiàng)數(shù)據(jù)操作的權(quán)限和規(guī)范已經(jīng)予以了確認(rèn)。

最后，對于整體的信息化安排已經(jīng)有了支持團(tuán)隊(duì)和人員，能夠按照工作職能確保信息化環(huán)節(jié)有序開展，在系統(tǒng)模塊的數(shù)據(jù)和傳遞能夠獲得技術(shù)手段上的支持。

在具備有效前提的基礎(chǔ)下，成本管理信息化能夠與項(xiàng)目管理有效結(jié)合，按序開展，其中主要涉及項(xiàng)目管理系統(tǒng)的包括幾大模塊：進(jìn)度管理模塊、合同管理模塊、物資管理模塊、設(shè)備管理模塊、人力資源管理模塊、財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷管理模塊、成本管理模塊等。成本管理模塊就是對于各個(gè)相關(guān)模塊的整體綜合，通過各類數(shù)據(jù)的整體分析來形成對于項(xiàng)目成本的整體把控。

四、成本管理信息化的特點(diǎn)

首先，作為成本管理信息化的建設(shè)企業(yè)應(yīng)明確其業(yè)務(wù)服務(wù)目標(biāo)，需將企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)作為企業(yè)未來發(fā)展的主要方向，加快推進(jìn)信息化系統(tǒng)建設(shè)，能夠在一定程度上減少企業(yè)投資成本，降低企業(yè)投資風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)贏得良好的經(jīng)濟(jì)效益。因而，在規(guī)劃信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，從企業(yè)實(shí)際角度出發(fā)，將企業(yè)工作中較為突出內(nèi)容作為一切工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)，通過不斷的規(guī)劃分析，對有針對性、目的性以及系統(tǒng)性地開展信息化系統(tǒng)建設(shè)。但是，信息系統(tǒng)的建設(shè)并不是一蹴而就的，需要經(jīng)歷不斷完善的過程，因此在系統(tǒng)建設(shè)過程中對建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行分類，使整個(gè)信息系統(tǒng)更加規(guī)范化、科學(xué)化以及合理化，盡量避免出現(xiàn)信息孤島。

其次，要合理運(yùn)用數(shù)據(jù)技術(shù)開展管理，同時(shí)在整個(gè)計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫技術(shù)是其中一項(xiàng)較為核心以及較為基礎(chǔ)的技術(shù)?，F(xiàn)代化管理信息系統(tǒng)建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，其在實(shí)際建設(shè)過程中受多方面因素的影響，建設(shè)過程存在諸多問題。為充分解決此問題，美國學(xué)者提出了以數(shù)據(jù)為核心的開發(fā)思想。在一個(gè)企業(yè)的基礎(chǔ)管理中，數(shù)據(jù)管理在其中占據(jù)不可或缺的作用，企業(yè)信息化建設(shè)的成功與否取決于數(shù)據(jù)管理是否完善。與其他管理工作相比，數(shù)據(jù)管理工作在工作內(nèi)容上相對復(fù)雜，工作量較大，且其工作內(nèi)容及工作質(zhì)量與信息化建設(shè)的成敗具有一定的聯(lián)系。此外，數(shù)據(jù)電子化建設(shè)的首要前提是數(shù)據(jù)信息需具有一定的真實(shí)性、實(shí)時(shí)性。流程管控要在軟件系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，對于每個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人要確定其權(quán)限和責(zé)任，保證能夠在項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)中將責(zé)權(quán)利都落實(shí)到位，出現(xiàn)錯(cuò)誤和疏漏保證能夠及時(shí)反應(yīng)，這就是信息處理的要點(diǎn)。

再次，軟硬件系統(tǒng)與企業(yè)工作內(nèi)容的適配性也是成本管理信息化的重點(diǎn)之一。設(shè)計(jì)過程需注重各種應(yīng)對的對象和范圍，嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能，在可能的情況下，將網(wǎng)關(guān)兩端數(shù)據(jù)傳輸盡量減少，才能夠使得系統(tǒng)的整體處于安全的運(yùn)作之中，保障其可靠性。比方說，在針對各大企業(yè)的聯(lián)系方式進(jìn)行設(shè)計(jì)過程中，盡量運(yùn)用電子郵件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而不是單純地模仿其他企業(yè)形式，如銀行等管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)形式，這樣不僅增加了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的難度，同時(shí)在一定程度上降低了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性及安全性，增加了系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生概率。

管理集成軟件對于企業(yè)控制成本有很大用處，但是其應(yīng)用不應(yīng)該隨意而為，而是需要在適宜的條件下，將其引進(jìn)企業(yè)系統(tǒng)。因此，若企業(yè)無法打破傳統(tǒng)管理理念的束縛，缺乏現(xiàn)代化管理理念，單純憑借一套系統(tǒng)來提升管理，其成功的概率少之又少。企業(yè)的信息化建設(shè)不是一味地強(qiáng)調(diào)信息化，而是要從真正意義上理解信息化在企業(yè)管理中的地位及作用。在信息化實(shí)施之前，整理企業(yè)現(xiàn)有管理系統(tǒng)，促使企業(yè)管理部門以及員工對管理集成軟件的全面認(rèn)識與了解，積極轉(zhuǎn)變員工思想，使其從真正意義上沖出傳統(tǒng)管理理念的束縛，樹立新的管理理念與管理意識。

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