從業(yè)務(wù)層面看高職院校內(nèi)控體系的優(yōu)化

劉軍 楊衛(wèi)

摘要：對山西省太原市數(shù)所高職院校的調(diào)查表明，高職院校采購、收支、資產(chǎn)管理、預(yù)算等四項業(yè)務(wù)存在漏洞，為此，必須突出預(yù)算管理核心作用，加強收支管理，完善招、投標制度，完善資產(chǎn)管理制度，從業(yè)務(wù)層面對高職院校內(nèi)部控制體系進行優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：高職院校;內(nèi)控體系;優(yōu)化

中圖分類號：G717 ???文獻標識碼：A文章編號：CN61-1487-（2019）17-0142-03

一、引言

國家教育部發(fā)展規(guī)劃司2019年2月26日發(fā)布的《2018年全國教育事業(yè)發(fā)展基本情況年度發(fā)布》顯示，2018年，我國高等職業(yè)教育在校生達1133.7萬人，高等職業(yè)教育已經(jīng)占據(jù)整個高等教育規(guī)模的40%（見教育部網(wǎng)站）。由此可以看出，國家對職業(yè)教育的重視程度越來越高，2019年初，國務(wù)院印發(fā)了《國家職業(yè)教育改革實施方案》，這是職業(yè)教育建設(shè)發(fā)展新的里程碑，進一步明確了深化職業(yè)教育改革的時間表、任務(wù)單和路線圖。與此同時，近年來高職院校的一些負面共性問題，如在基建工程、物資采購、獎助學金發(fā)放、科研經(jīng)費、科研成果等領(lǐng)域的腐敗案件頻發(fā)，也引起了各級職能部門對高職院校內(nèi)部控制的大力重視。財政部《單位內(nèi)部控制規(guī)范》要求：單位為實現(xiàn)控制目標，通過實施措施，制定制度，執(zhí)行程序，對經(jīng)濟活動的風險進行防范和阻止。因此，優(yōu)化內(nèi)部控制體系，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的作用，對于高職院校有著重要意義。

基于此，筆者通過對山西省太原市數(shù)所具有代表性的高職院校進行調(diào)查，力圖從業(yè)務(wù)層面對山西省高職院校內(nèi)部控制體系的優(yōu)化進行探討。

二、高職院校業(yè)務(wù)層面存在問題

所謂高職院校業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制，是指高職院校溝通信息，監(jiān)督，控制活動，風險評估，環(huán)境等五大要素中的控制活動，具體含有采購、收支、資產(chǎn)管理、預(yù)算等四項業(yè)務(wù)。[1]目前，高職院校業(yè)務(wù)層面存在問題主要有：

（一）預(yù)算業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

盡管高職院校每年都進行預(yù)、決算編制，但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，還是存在如下問題：一是預(yù)、決算制度不完善。出于種種原因，大多數(shù)高職院校并未設(shè)立專門的預(yù)算組織管理機構(gòu)，而是由財務(wù)部門組織預(yù)算編制，并且缺乏對預(yù)算編制人員的專業(yè)培訓(xùn)。二是預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準確性含有問題，規(guī)劃信息依據(jù)不合理。三是編制方式方法不充分。編制預(yù)算時，絕大多數(shù)高職院校采用增量預(yù)算法，即以上一年度收支為基數(shù)，根據(jù)預(yù)設(shè)的發(fā)展需要做相應(yīng)增減來編制預(yù)算，這種預(yù)算編制方法的優(yōu)點是簡單、易于操作，但其缺點也很明顯，可能會不加分析地保留原有的成本費用項目，使原先不合理的費用得不到有效控制，容易使不必要的開支合理化。四是在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，部分院校預(yù)算執(zhí)行進度緩慢。五是預(yù)算評價機制不健全，獎懲不到位，評價結(jié)果未得到充分利用。

（二）收、支業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，收支業(yè)務(wù)存在的問題主要有：一是部分院校未能完全嚴格履行事前審批手續(xù)，導(dǎo)致支出不符合單位整體規(guī)劃，影響資金的使用效益。二是資產(chǎn)付出沒遵守政府采購、公務(wù)卡結(jié)算、國庫集中支付等政策，存在違法操作問題。三是忽視對經(jīng)費使用的績效考評和審核，可能導(dǎo)致單位資金流失。四是缺乏對稅務(wù)風險的識別和防范能力，部分院校的社會服務(wù)收入未按規(guī)定開具增值稅發(fā)票，支付教職工個人收入時，未完全按照稅法規(guī)定執(zhí)行代扣代繳個人所得稅義務(wù)。

（三）采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高職院校采購業(yè)務(wù)存在如下問題：一是在采購業(yè)務(wù)預(yù)算計劃管理環(huán)節(jié)，由于預(yù)算編制部門與資產(chǎn)管理部門之間交接不暢通，開支計劃和采購之間脫節(jié)，導(dǎo)致資金閑置浪費。二是在采購活動管理環(huán)節(jié)，部分院校未按規(guī)定選擇采購方式、發(fā)布采購信息甚至化整為零規(guī)避公開招標。三是在政府采購論證與評標環(huán)節(jié)中，從學校專家?guī)斐槿〉慕搪毠?，常常由于各種原因不能到場參與評標;即使能夠參加，一些人也是抱著完成任務(wù)的心態(tài)，導(dǎo)致論證與評標環(huán)節(jié)流于形式。四是在驗收環(huán)節(jié)，由于缺乏專業(yè)人員參與，或驗收人員組成不科學，或驗收程序不合規(guī)，容易導(dǎo)致采購資產(chǎn)出現(xiàn)問題。五是在采購結(jié)果公示環(huán)節(jié)，存在質(zhì)疑投訴處理不及時、不規(guī)范等現(xiàn)象，不利于及時發(fā)現(xiàn)解決問題。六是在采購業(yè)務(wù)記錄控制環(huán)節(jié)，存在檔案管理不善，信息缺失，導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息真實性和完整性存在風險。

（四）資產(chǎn)管理內(nèi)部控制存在問題

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，對于貨幣資金的管理，各校都十分重視，風險點相對較少。對于固定資產(chǎn)，多數(shù)院校按照制度規(guī)定采用實地盤點制度，但多利用使用部門上報資產(chǎn)盤點表的數(shù)據(jù)，并沒有組織人員根據(jù)固定資產(chǎn)的賬目進行實地盤點，極易造成賬實不符。另外，有的固定資產(chǎn)使用者管理意識比較薄弱，對資產(chǎn)的管理僅以看好別丟失為要求，缺乏對資產(chǎn)的日常維護管理;對校內(nèi)固定資產(chǎn)調(diào)劑不夠重視，使得資產(chǎn)的使用效率大打折扣，增大了資產(chǎn)管理成本。[2]

無形資產(chǎn)業(yè)務(wù)管理是高職院校資產(chǎn)管理的弱項，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，無形資產(chǎn)管理存在下列風險點：在無形資產(chǎn)取得與驗收環(huán)節(jié)，可能由于權(quán)屬不清引發(fā)法律風險;在使用與保全環(huán)節(jié)，校名校標等無形資產(chǎn)可能存在被侵權(quán)風險;在技術(shù)升級與更新?lián)Q代環(huán)節(jié)，可能存在由于技術(shù)落后帶來的技術(shù)安全隱患風險;在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，存在資產(chǎn)流失風險。

三、高等職業(yè)院校業(yè)務(wù)層面優(yōu)化內(nèi)控制度的建議

（一）突出預(yù)算管理核心作用，提升預(yù)算管理能力

1.借鑒本科院校經(jīng)驗，設(shè)立專門預(yù)算管理機構(gòu)——預(yù)算管理專業(yè)委員會

預(yù)算管理專業(yè)委員會受學校委托，監(jiān)督學校預(yù)算管理工作，促進學校各項工作的科學、協(xié)調(diào)發(fā)展。預(yù)、決算工作的決策部門、執(zhí)行部門、監(jiān)督部門和相關(guān)歸口管理部門均納入預(yù)算管理專業(yè)委員會。預(yù)算管理專業(yè)委員會的主要職責是：一是對學校預(yù)算管理辦法等重大政策進行研究、審議，并提出修改方案，供學校黨委領(lǐng)導(dǎo)研究決策。二是根據(jù)學校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作重點，提出預(yù)算目標、編制原則和方針建議，提交校長辦公會和黨委會批準后，由學校財務(wù)部門負責落實。三是組織編制、審定預(yù)算草案，提交校長辦公會、黨委會批準。通過專設(shè)預(yù)算管理委員會，將預(yù)決算工作從目前的單一財務(wù)部門的工作轉(zhuǎn)變成學校各級通力協(xié)作的工作，運用科學合理的預(yù)算考評體系，保障預(yù)算的準確和有效。

2.歸口管理部門各司其職、各盡其責

歸口管理部門是預(yù)算編制業(yè)務(wù)的主要參與部門，負責提供預(yù)算相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、組織論證項目預(yù)算的可行性、合理性，保證預(yù)算編制的科學性、真實性、完整性，其主要職責是：一是發(fā)展規(guī)劃部門負責草擬學校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，并報學校黨委（常委）會審議、批準。二是人事管理部門、資產(chǎn)管理部門、后勤保障部門、教學和學生管理部門負責匯總有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，評估其合理性后，報財務(wù)管理部門。三是后勤保障、教學管理、科研管理部門分別負責匯總、論證學校維修改造項目、教學類項目、科研類項目，并進行排序，上報財務(wù)管理部門。

3.財務(wù)管理部門為預(yù)算編制提供技術(shù)支持，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行，負責財務(wù)決算報表和決算報告的編制、起草

財務(wù)管理部門是學校預(yù)算管理的執(zhí)行機構(gòu)，其主要職責是：一是負責啟動預(yù)算編制工作，組織對校內(nèi)人員的政策培訓(xùn)、宣傳。二是負責根據(jù)有關(guān)部門提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)測算收入預(yù)算、匯總經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核的各業(yè)務(wù)部門支出預(yù)算，形成預(yù)算草案，提交學校研究審議。三是負責監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行，做好預(yù)算執(zhí)行情況分析工作。四是負責預(yù)算調(diào)整的匯總、上報。四是負責財務(wù)決算報表編報、決算分析報告的起草。

4.采用零基預(yù)算編制方法進行預(yù)算編制

零基預(yù)算不考慮以往會計期間所發(fā)生的費用項目或費用數(shù)額，而是一切以零為出發(fā)點，從實際需要逐項審議預(yù)算期內(nèi)各項費用的內(nèi)容及開支標準是否合理，在綜合平衡的基礎(chǔ)上編制費用預(yù)算。這種預(yù)算編制工作量雖然較大，但是能夠調(diào)動各方面節(jié)約費用的積極性，有利于促使院校各部門增強效益意識，合理有效地分配資金。

5.強化預(yù)算執(zhí)行控制

財務(wù)管理部門應(yīng)及時將審批后的預(yù)算按照各部門申報的預(yù)算方案分解為二級預(yù)算指標下達到各部門執(zhí)行。各部門應(yīng)當認真組織實施，將預(yù)算指標落實到各事項、各環(huán)節(jié)、各崗位，嚴格按照預(yù)算規(guī)劃資產(chǎn)、規(guī)劃進度。各部門應(yīng)嚴格按照批復(fù)的范圍、內(nèi)容、標準嚴格落實，不得沒有預(yù)算支出。

6.強化預(yù)算績效管理和考核結(jié)果應(yīng)用

學校應(yīng)當建立“預(yù)算編制有目標，預(yù)算執(zhí)行有監(jiān)控，預(yù)算完成有評價，評價結(jié)果有反饋，反饋結(jié)果有應(yīng)用”的全過程預(yù)算績效管理機制?？冃Э荚u結(jié)果應(yīng)當采用評分與評級相結(jié)合的形式，具體分值和等級可根據(jù)不同考核內(nèi)容設(shè)定。根據(jù)綜合考評得分的高低，確定績效級別，可分為優(yōu)秀、良好、一般和較差?？冃Э荚u結(jié)果應(yīng)及時反饋到被考評部門。學校要重視績效考評結(jié)果的應(yīng)用，將考評結(jié)果與下一年度預(yù)算分配和撥款掛鉤，做到獎優(yōu)懲劣。

（二）加強收支管理，提高透明度

1.細化業(yè)務(wù)活動管理辦法

收入業(yè)務(wù)：一是嚴格按政策規(guī)定的項目和標準收費，收費款項及時入賬。二是非稅收入及時上繳國庫。三是加強對往來賬目的清查工作，定期進行內(nèi)部審計。四是合理設(shè)置收費崗位，不相容崗位相分離，制定支出事項事前申請制度。支出事項發(fā)生前，業(yè)務(wù)部門人員根據(jù)預(yù)算批復(fù)提出資金需求，填寫支出憑單，列明事項、預(yù)計用款金額等要素，部門負責人審核并簽署意見;財務(wù)處根據(jù)預(yù)算進行審核并簽署意見，按照單位內(nèi)部授權(quán)審批權(quán)限逐級報批后，按規(guī)定開展支出業(yè)務(wù)。

2.嚴格執(zhí)行公對公匯款，嚴格執(zhí)行公務(wù)卡結(jié)算制度

以院校名義對外開展的經(jīng)濟活動，必須依規(guī)定采用公對公方式進行匯款，以防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。嚴格執(zhí)行公務(wù)卡結(jié)算制度，有效堵塞部分人員通過虛開發(fā)票來套取經(jīng)費的舞弊行為。

（三）完善招、投標制度，提高采購效率

各院校在開展的招標采購過程中，要嚴格執(zhí)行專家參與論證、評標的規(guī)定。對于不同類別資產(chǎn)的采購，可聯(lián)合其他高校組建不同的專家?guī)?對于抽取到的專家，不允許替代;對于采購計劃執(zhí)行，必須由專人或相關(guān)多個部門對所購貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量進行驗收并簽字;對于安裝的設(shè)備，必須由相關(guān)工作人員親自參與安裝和調(diào)試，從而確保采購工作的質(zhì)量效益。

（四）完善資產(chǎn)管理制度體系，提升管理水平

1.嚴格落實資產(chǎn)清查制度

考慮到資金的保證以及高效度，建議實行全面清查方式。資產(chǎn)管理處要會同財務(wù)處在年終做好資產(chǎn)清查工作，審計處負責對整個盤點過程進行監(jiān)督和檢查，對于盤點情況及在盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)盡快查明具體原因，寫出書面報告，提出處理意見。

2.嚴格執(zhí)行資產(chǎn)使用和管理制度

資產(chǎn)使用部門發(fā)生資產(chǎn)增、減變動事項時，按規(guī)定及時辦理入賬或銷賬手續(xù)。要指定專人負責管理本部門實物資產(chǎn)，定期檢查并保持在用資產(chǎn)完好。部門負責人或部門資產(chǎn)保管人員發(fā)生崗位變動的，及時辦理資產(chǎn)交接手續(xù)。

3.建立校內(nèi)固定資產(chǎn)調(diào)撥制度

建立校內(nèi)固定資產(chǎn)調(diào)撥制度，資金運行部門要掌握院系各個部門資金分配，限制經(jīng)常低效運轉(zhuǎn)、閑置資金、超標準配置，統(tǒng)一管理院系各個部門資金規(guī)劃，按照規(guī)劃手續(xù)統(tǒng)一辦理有關(guān)業(yè)務(wù)。

4.加強對無形資產(chǎn)的管理

對于無形資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門在資產(chǎn)取得與驗收環(huán)節(jié)，要實行歸口管理，注冊登記;在使用與保全環(huán)節(jié)，進行無形資產(chǎn)專利申請及有償使用;在技術(shù)升級與更新?lián)Q代環(huán)節(jié)，應(yīng)加大研發(fā)力度并對無形資產(chǎn)技術(shù)狀況進行評估;在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，按照相關(guān)規(guī)定對資產(chǎn)進行技術(shù)鑒定并公示，按照批準程序進行公開拍賣。

四、結(jié)語

對山西省高職院校業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制現(xiàn)狀及優(yōu)化做了分析闡述，當前高職院校的預(yù)算編制、資產(chǎn)管理是院校內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)，存在著諸多風險點，屬于內(nèi)部控制的優(yōu)化重點。內(nèi)部控制不僅有業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制，還包括單位層面內(nèi)部控制，各高職院校應(yīng)結(jié)合自身實際情況，建立科學、完善的內(nèi)部控制體系。

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作者簡介：劉軍（1970—），男，漢族，山西運城人，經(jīng)濟學碩士，現(xiàn)任山西財貿(mào)職業(yè)技術(shù)學院財務(wù)處處長、經(jīng)濟貿(mào)易系副教授，研究方向為經(jīng)濟管理、職業(yè)教育。

楊衛(wèi)（1971—），女，漢族，山西榆次人，工商管理碩士，現(xiàn)任山西財貿(mào)職業(yè)技術(shù)學院財管系副教授，研究方向為財務(wù)成本管理、教學管理。

（責任編輯：王寶林）

基金項目：本文系山西省教育科學“十三五”規(guī)劃2017年度課題《山西省高職院校內(nèi)部控制現(xiàn)狀及風險防控》（編號GH-17118）的階段性研究成果。主持人：劉軍