論企業(yè)檔案的知識(shí)管理

張蓉

【摘 要】當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展如同高速公路一樣，迅猛飛速，原因就在于大多數(shù)的人們不用再擔(dān)心物質(zhì)的生活，生活溫飽已經(jīng)基本解決，那么人們就開始了進(jìn)行精神文化的追求，人們精神文化在不斷的充足，不斷的吸收，人們獲取信息的來源與途徑多種多樣，共享的信息全面而豐富，使人們不僅開闊了眼界，也開闊了思想，成就了個(gè)人的發(fā)展，也同樣成就了企業(yè)的發(fā)展，所以現(xiàn)在的知識(shí)體系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是一個(gè)人的或一個(gè)企業(yè)的，現(xiàn)在已經(jīng)成為了全社會(huì)的甚至全球的。那么在這樣知識(shí)高速發(fā)展且共享已經(jīng)全球化的時(shí)代，對(duì)我們檔案事業(yè)也造成了很大的沖擊，那檔案事業(yè)產(chǎn)生了變革性的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；知識(shí)經(jīng)濟(jì)；知識(shí)管理

領(lǐng)傳統(tǒng)檔案工作走向電子化、信息化，促進(jìn)數(shù)字檔案館的形成來代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館，對(duì)檔案工作如何進(jìn)行信息處理及管理，對(duì)檔案工作如何進(jìn)行信息開發(fā)以帶來更大收益等。我們可以通過以下幾點(diǎn)分析一下：

一、現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)

我們需要有豐富的專業(yè)知識(shí)及普及知識(shí)，才可以通過現(xiàn)代化的手段，現(xiàn)代化的方法去評(píng)詁和分析市場(chǎng)，了解市場(chǎng)的需求，市場(chǎng)的偏向，現(xiàn)在市場(chǎng)的特點(diǎn)等，我們要把知識(shí)運(yùn)用在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、分配、決策等企業(yè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)中，當(dāng)前，決定企業(yè)的命脈除了經(jīng)營(yíng)資金重要，還有就是知識(shí)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的運(yùn)用，知識(shí)已經(jīng)成為了企業(yè)最重要的決定性的戰(zhàn)略性的潛在資源，而匯集這些知識(shí)，總結(jié)這些知識(shí)，就是我們檔案工作的重要性所在，企業(yè)的檔案管理是反映企業(yè)的組織形式，企業(yè)的制度及機(jī)構(gòu)形成及目前狀態(tài)，是企業(yè)管理狀態(tài)及歷史狀態(tài)的反映，檔案的知識(shí)管理隨著社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，不斷的優(yōu)化和進(jìn)化，將企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過程中所凝結(jié)的知識(shí)，先進(jìn)的管理思想，經(jīng)驗(yàn)，高效的工作方法，實(shí)踐過程以及經(jīng)過實(shí)踐的結(jié)論中有保存價(jià)值的資料全部記錄和保存下來，我們可以通過檔案中所包含的數(shù)據(jù)和知識(shí)，來做為日后分析和判斷的依據(jù)，用來給企業(yè)發(fā)展指明方向，同時(shí)也會(huì)改善企業(yè)的知識(shí)環(huán)境，當(dāng)然提高檔案的服務(wù)效率和深度也是一個(gè)十分迫切的要求，要眼上時(shí)代的發(fā)展，就必須要提高檔案的工作效率，擴(kuò)大檔案工作的服務(wù)范圍，加深檔案工作的服務(wù)深度。

二、企業(yè)的知識(shí)管理特點(diǎn)

企業(yè)的知識(shí)管理是反映在檔案管理的工作之中的，那需要企業(yè)的檔案管理需要有一些突破性發(fā)展，具有一些新的特點(diǎn)：首先，知識(shí)管理要求對(duì)檔案管理職能拓寬，由于企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)的不斷變革，就造成了企業(yè)必須不斷的適應(yīng)市場(chǎng)的要求，不斷的優(yōu)化，在優(yōu)化的過程中企業(yè)無論是在管理方法、企業(yè)專業(yè)管理、企業(yè)知識(shí)管理、企業(yè)對(duì)于信息化的技術(shù)的使用、企業(yè)對(duì)于大數(shù)據(jù)的分析、企業(yè)經(jīng)營(yíng)者經(jīng)營(yíng)理念的更新與變化，都需要不斷的變化，這樣也就造成了檔案工作知識(shí)理念隨之發(fā)生變化，這些變化主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一個(gè)方面，知識(shí)管理的變化引發(fā)了企業(yè)檔案管理職能的變化，從過去只有檔案實(shí)體的管理到現(xiàn)在轉(zhuǎn)型成為目前檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化，數(shù)字檔案館已經(jīng)趨向于成熟，所以利用電子檔案實(shí)現(xiàn)知識(shí)的開發(fā)并利用，通過并行分析相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的匯集及分析，來預(yù)見和分析出未來的市場(chǎng)發(fā)展及走向，可以方便企業(yè)提前做好準(zhǔn)備投入到市場(chǎng)大戰(zhàn)中，為企業(yè)帶來了潛在的經(jīng)濟(jì)效益。第二方面，企業(yè)檔案管理的智能化服務(wù)，這項(xiàng)工作的實(shí)現(xiàn)，首先是要先實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館，只有將實(shí)物檔案電子化，將電子檔案集中在一個(gè)相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫的電子庫中才可以實(shí)現(xiàn)智能化的管理及服務(wù)，包括生成電子檔號(hào)，電子裝盒，電子庫架，電子上架等，都可以通過數(shù)字檔案館來實(shí)現(xiàn)智能化操作及管理，當(dāng)然查詢也可以通過智能系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)智能化的管理與調(diào)用。最后，我們要加大館藏，檔案館藏的優(yōu)化與完善是檔案工作的核心和重點(diǎn)，那么增加館藏最重要的手段不是增加實(shí)物檔案，而且加大力度去建設(shè)數(shù)字檔案館，也是深化知識(shí)管理的重要環(huán)節(jié)，我們可以通過收集積累，或通過與其它相關(guān)單位的檔案館進(jìn)行信息化對(duì)接，這樣可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享，不需要投入任何的成本，就可以擴(kuò)大了館藏，我們?cè)俨樵儠r(shí)更擴(kuò)大了查詢的內(nèi)容及范圍，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展更提供了充足的資料及分析的依據(jù)。

三、企業(yè)檔案館的知識(shí)管理

企業(yè)檔案的管理需要更加專業(yè)、細(xì)化，需要通過現(xiàn)代化的管理，使檔案利于查詢和調(diào)用。傳統(tǒng)時(shí)期的企業(yè)檔案，完全是實(shí)物性質(zhì)，無法整理還是后期的裝盒，以及移至庫房進(jìn)行上架，完全都是靠人力完成，不僅浪費(fèi)人力、物力、財(cái)務(wù)，更加浪費(fèi)時(shí)間，檔案工作的主要精力大部分都錯(cuò)放在了檔案的收集與整理上，只有一少部分放在了歸納與查詢上，但是根本沒有放在檔案中信息與知識(shí)的再進(jìn)一步的開發(fā)或收集整理。當(dāng)前時(shí)代，檔案工作的目的，不是只為了收集，而是通過收集的檔案為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)，所以我們必須想辦法將人力、物力、時(shí)間，從煩重的體力工作中解放出來，將更多精力投入到檔案的分析、總結(jié)中，更深一層的挖掘出檔案中的有用的信息及相關(guān)知識(shí)，用于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)之中，給企業(yè)帶來潛在的經(jīng)營(yíng)效益。所以數(shù)字檔案館的應(yīng)用便是現(xiàn)在最要優(yōu)先完成的工作，將電子的資料數(shù)據(jù)通過有關(guān)系統(tǒng)對(duì)接接入數(shù)字檔案館中，通過電子系統(tǒng)將相關(guān)資料進(jìn)行核對(duì)，保證無整無誤，且從前人號(hào)編寫檔號(hào)需要消耗掉到一到二個(gè)月的時(shí)間，而現(xiàn)在通過數(shù)字檔案館只需要大約半個(gè)小時(shí)左右就可以完成，傳統(tǒng)時(shí)期最費(fèi)體力的裝盒、搬移、上架、手工打印盒內(nèi)目錄及備考表的工作，以及將這些表格裝入相應(yīng)的檔案盒中的工作，這些一般需要消耗掉幾個(gè)月的時(shí)間，使用數(shù)字檔案館以后只需要幾天的時(shí)間就可以完成以上的工作，盒內(nèi)目錄及備考表，都是系統(tǒng)自動(dòng)生成，只需要幾分鐘的時(shí)間就可以完成，最后的上架工作，也是通過建立電子庫房的電子庫架，然后將電子盒直接點(diǎn)擊到相關(guān)架位上就完成了上架的全部工作。從前幾個(gè)月才可以完成的工作，最多幾周就可以完成，不僅提高了工作效率，也空出了更多的時(shí)間，用于檔案的分析利用，以及通過檔案分析出檔案中所包含的相關(guān)知識(shí)及可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，通過先進(jìn)的設(shè)備及現(xiàn)代化的管理分析手段，結(jié)合多媒體及辦公設(shè)備，可以獲取到大量的相關(guān)數(shù)據(jù)，這些大數(shù)據(jù)可以更好的服務(wù)于企業(yè)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供源數(shù)據(jù)動(dòng)力。

四、結(jié)束語

總之，社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展，知識(shí)的廣泛傳播及深入分析及使用，使社會(huì)發(fā)展的更加快速，社會(huì)的全速發(fā)展也需要更多的知識(shí)再填充，否則快速的發(fā)展會(huì)讓社會(huì)無力可撐，而獲得知識(shí)的渠道之一就是通過檔案，通過檔案的分析得用得到其中的歷史數(shù)據(jù)與信息，理清相關(guān)檔案的聯(lián)系，了解相關(guān)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，才可以得到我們想要的結(jié)果，所以只有檔案工作發(fā)展的更強(qiáng)大，才可以給社會(huì)提供更多的知識(shí)和產(chǎn)生這些知識(shí)的依據(jù)，才能更有助于社會(huì)及企業(yè)的進(jìn)步，推動(dòng)社會(huì)及企業(yè)的生產(chǎn)力的發(fā)展。