基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

秦祿英

摘要現(xiàn)階段，隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，基層事業(yè)單位的發(fā)展也越來越完善。從當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展情況看，基層事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)更進(jìn)一步的發(fā)展，就必須要采用現(xiàn)代化的方式實(shí)施檔案管理工作。本文首先簡(jiǎn)要闡述了檔案管理現(xiàn)代化的含義，然后分析了當(dāng)前檔案管理工作中存在的一些問題。最后結(jié)合實(shí)際情況，探索了基層事業(yè)單位進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的路徑，希望能為相關(guān)人員提供參考和啟發(fā)。

關(guān)鍵詞基層事業(yè)單位 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化 有效途徑

隨著信息時(shí)代不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。一方面，信息時(shí)代背景下，各類檔案信息數(shù)量激增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的實(shí)際需求；另一方面，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用，從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高了檔案管理的工作效率，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式造成了巨大沖擊。因此，如何對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，成為各基層事業(yè)單位關(guān)注的重點(diǎn)課題。

一、目前基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

我國(guó)目前基層事業(yè)單位的檔案介質(zhì)有很大一部分還是紙質(zhì)檔案，這使得其在對(duì)檔案進(jìn)行保管以及應(yīng)用方面存在著諸多的不便以及限制，例如紙質(zhì)檔案難以長(zhǎng)期儲(chǔ)存需要較為苛刻的儲(chǔ)存條件且容易被損壞，并且需要占據(jù)較大的面積進(jìn)行存儲(chǔ)工作，并且在檔案建立、檔案應(yīng)用以及檔案歸檔、檔案分類等諸多方面都較為復(fù)雜困難，使得檔案管理人員的工作量較為巨大。其次，由于缺乏現(xiàn)代化的檔案管理手段造成大部分基層事業(yè)單位的檔案資料檢索還沿用著人工檢索的方式，這種檢索方式錯(cuò)誤率較高并且大量地浪費(fèi)人力影響檔案檢索的效率。但我國(guó)大部分基層事業(yè)單位缺乏有效的檔案利用方式，造成幾乎全部的檔案資料只能被束之高閣，不能被有效地利用，從而使得檔案資料失去了其存在的主要意義。

二、基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

（一）完善檔案管理制度化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展

無規(guī)矩不成方圓，基層單位檔案管理工作的開展也是如此，要想更好地推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，必須要逐步構(gòu)建起規(guī)范化的管理制度，通過制度的約束和保障，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升。從當(dāng)前來看，基層單位的檔案管理人員大多是兼職，且流動(dòng)性較大，如何確保檔案管理的連續(xù)性和高效性，是工作的關(guān)鍵，為此，必須要從執(zhí)行制度方面人手。我國(guó)《檔案法》第十條中明確規(guī)定，對(duì)國(guó)家規(guī)定的需要立卷歸檔的材料，必須要按照相關(guān)的規(guī)定定期本單位的檔案機(jī)構(gòu)或者是檔案管理人員移交，實(shí)現(xiàn)集中管理，任何個(gè)人不能夠隨意占有。為此，為了提升檔案管理的科學(xué)性和高效性，就需要建立健全完善且科學(xué)的管理制度，有利于對(duì)檔案的利用。同時(shí)，要配置相應(yīng)的設(shè)施，保證檔案管理的安全性。健全責(zé)任機(jī)制，明確規(guī)定檔案管理者的具體管理責(zé)任，這樣在出現(xiàn)任何問題的時(shí)候能夠第一時(shí)間找到責(zé)任人解決問題。有了切實(shí)可行的規(guī)章制度，并且確保規(guī)章制度的貫徹和執(zhí)行，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。

（二）規(guī)范檔案管理流程。首先，各基層事業(yè)單位應(yīng)在

相關(guān)制度的基礎(chǔ)上，規(guī)范檔案信息的采集、保存、處理等工作流程，確保檔案信息的真實(shí)性和有效性，提高檔案管理工作的實(shí)際效用；其次，基層事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，逐漸提高檔案管理工作的信息化程度；最后，基層事業(yè)單位應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)檔案資源的有效利用。基層事業(yè)單位記錄的檔案資料，廣泛涉及社會(huì)發(fā)展、歷史進(jìn)程等各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)容。因此，事業(yè)單位應(yīng)借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案資料的共享率，通過多方的共同探索，挖掘檔案資料的潛在價(jià)值。

（三）強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)

基層事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，隨著工作的開展，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，同時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，在檔案人工管理模式下，不僅容易出現(xiàn)漏洞，也容易出現(xiàn)管理安全隱患。對(duì)此，要積極引入現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，通過開展信息化建設(shè)，提升基層事業(yè)單位檔案管理綜合管理水平。在檔案管理工作中，很多基層事業(yè)單位都沒有引入信息化檔案管理系統(tǒng)，成為制約檔案管理效率提升的瓶頸。在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用上，要結(jié)合基層事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況，尋求合適的信息化管理工具，并根據(jù)管理實(shí)踐情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，滿足當(dāng)代基層事業(yè)單位檔案管理的需求。

三、結(jié)語

檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代對(duì)事業(yè)單位提出的新要求，也是事業(yè)單位應(yīng)對(duì)未來工作的重要使命。只有不斷的改進(jìn)檔案管理的方法和手段，逐步引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理操作辦法的全面改革，才能發(fā)揮出基層事業(yè)單位檔案的作用，使事業(yè)單位檔案管理跟上時(shí)代步伐。