探索醫(yī)院科研檔案信息化管理舉措

吳國萍　費越　楊凝

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）9-185-02

摘要 本文對我院科研檔案管理工作的開展情況、存在問題，以及建立信息化管理體系的舉措進行了探索。做好科研檔案管理工作，首先要明確歸檔內(nèi)容，其次是信息化資源體系的建立、收集與整理，并加強對科研檔案管理的質(zhì)量控制。加大科研檔案的開發(fā)利用，積極發(fā)揮科研檔案作用，旨在更好地為各科室醫(yī)療、科研工作服務(wù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 科研檔案 信息化管理

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學(xué)研究的詳細過程，是醫(yī)學(xué)科技知識的重要載體，它包含著大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)等科技信息，是豐富的信息資源和無形資產(chǎn)。隨著我院獲得科研項目和成果逐年增多，對醫(yī)院科研檔案進行規(guī)范化管理越來越重要。如何管好用好科研檔案，為醫(yī)學(xué)科技創(chuàng)新提供有效服務(wù)，是我們科研檔案管理者需要思考的問題，本文從以下幾方面探討醫(yī)院科研檔案信息化管理舉措。

一、科研檔案管理現(xiàn)狀

（一）收集情況

我院是區(qū)域腫瘤醫(yī)療、預(yù)防、教學(xué)、科研、信息指導(dǎo)中心，多年來科研工作碩果累累。據(jù)統(tǒng)計，2011-2017年間，全院發(fā)表在SCI雜志論文804篇，中文期刊2188篇；科研項目獲國家級科研基金58項、省部級151項、廳局級425項；科研成果46項。

（二）科研檔案的歸檔范圍

醫(yī)學(xué)科研檔案的特點主要有：形成周期長、學(xué)科種類與類型的多樣性、專業(yè)性強、載體形式多樣化和現(xiàn)實性等。根據(jù)醫(yī)學(xué)科學(xué)研究文件材料產(chǎn)生、形成、積累的過程與規(guī)律，科學(xué)合理地擬定科研檔案的分類方案與歸檔范圍。

科研檔案主要包括國家、省有關(guān)科研管理的指導(dǎo)意見、規(guī)定、實施辦法或細則等管理制度文件；以及科研項目檔案各個階段的材料：

1.研究準備階段：主要是確定研究方向，做好各項準備工作。包括課題的開題、申報書、研究方案、協(xié)議書、執(zhí)行計劃書等材料。

2.研究實驗階段：是課題研究的重要階段，主要是進行一系列的實驗和分析工作。包括各種載體形式的實驗原始記錄、實驗報告、測試報告、計算分析數(shù)據(jù)、階段小結(jié)、實驗樣品、標本及音像圖片、課題年度進展報告等研究資料。

3.總結(jié)鑒定驗收階段：是對課題進行總結(jié)鑒定和評價的階段。包括課題總結(jié)、研究報告、論文、專著、課題成果、驗收專家評審意見、鑒定會材料、鑒定證書等材料。

4.成果報獎和推廣應(yīng)用階段：這一階段主要是成果獎勵的申報活動和實際應(yīng)用。主要指科研成果的申報材料、獎勵證書、專利證書和科研成果推廣應(yīng)用方案、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、推廣應(yīng)用情況報告、實施情況總結(jié)、成果宣傳材料、國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流及同行評價材料等材料。

5.醫(yī)務(wù)人員發(fā)表在專業(yè)期刊上的學(xué)術(shù)論文、出版的著作、編寫的教材、擔(dān)任各專業(yè)委員會學(xué)術(shù)任職情況、制訂的指南共識，協(xié)議書等等，也是科研檔案的歸檔范疇。

二、科研檔案的收集整理以及建立信息化管理體系

建立科研檔案的信息化體系是對醫(yī)院科研技術(shù)的儲備，為科研活動提供利用和服務(wù)，可提高科研效率和科研成果的價值。

（一）科研檔案的收集

在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中主要以課題基金、科研成果為主，而課題基金則可分為國家級、省部級和廳局級課題，加強中標課題后期的文書管理是科研檔案工作重中之重的任務(wù)，收集歸檔各種課題合同書、年度進展報告、科研論文、結(jié)題報告、經(jīng)費使用情況等。同樣，科研成果按級別劃分，有國家級、省部級、廳局級等，完整的成果標書也是科研檔案收集內(nèi)容之一。

1.前期干預(yù)，根據(jù)科研檔案管理的需要，把醫(yī)院各類科研活動的各個時期、各個環(huán)節(jié)融合到科研檔案管理設(shè)計中去，以盡可能全地收集、歸檔與集中統(tǒng)一管理科研文件材料。

2.過程管理，將醫(yī)院的科研活動與科研檔案管理進行統(tǒng)籌兼顧，相關(guān)部門共同管理，讓醫(yī)院的科研活動在醫(yī)療活動中發(fā)揮最大的效能?？蒲袡n案管理人員要關(guān)注日常科研活動、介入到醫(yī)院科研檔案收集中去，從課題設(shè)計、申報、立項、研究階段到驗收結(jié)題、報獎、成果轉(zhuǎn)化全程參與管理。

（二）分類整理科研檔案

堅持實行科研文件材料形成規(guī)律，將形成積累的全部文件材料按要求進行分門別類匯總整理成卷，對各種課題申請書、合同書、論文、專著、鑒定材料、聲像材料、成果申報與獲獎材料、科研文件與經(jīng)費核算等材料按不同類型整理組成綜合卷，以科研檔案形成的時間、類別進行排列；其余類型的科研文件材料按科研階段或時間性及文件編號依次系統(tǒng)整理組卷，并保持其有機聯(lián)系和便于查找的原則實行按卷分類編排目錄，簡便各項查找功能，有利于準確、快速地找到相應(yīng)的檔案。

（三）建立信息化管理體系

為科學(xué)、合理、規(guī)范、高效地利用科研檔案，我們按項目管理流程，建立科研項目信息化管理體系。從項目申請、立項，到項目完成驗收、成果登記報獎，項目每個階段都實施信息化檔案管理監(jiān)控，使科研項目檔案完整歸檔?？蒲姓撐陌窗l(fā)表期刊的級別和文章類型歸類，建立科研論文檔案的信息化管理。應(yīng)用科研檔案信息化管理系統(tǒng)，將各卷、各目錄的科研檔案數(shù)據(jù)完整地錄入電腦中保存，并按相應(yīng)的模塊歸類，起到快速查找及打印目錄、資料的作用。

三、科研檔案規(guī)范化管理舉措

科研檔案從立項到結(jié)束都要經(jīng)歷一個周期性很長的時間，是科研工作者千百次的成功與失敗的總結(jié)。所以，醫(yī)學(xué)科研檔案的管理必須從立項開始，培養(yǎng)科研人員的檔案管理意識，避免和少走彎路。另外，課題研究形成的載體具有形式多樣、數(shù)量大、綜合性強的特性，故在分類時既要保持各個學(xué)科的相對獨立性，又要保持專題的完整性。采用分階段法進行科研文件歸檔，并使其保持有機聯(lián)系，從而使之不受科研周期和歸檔時間的影響。

醫(yī)院制定了《科研檔案管理制度》，規(guī)范科研檔案管理，全院科研檔案資料由科研管理部門和綜合檔案室分階段集中管理，共同維護好科研檔案資料。科研管理部門向綜合檔案室移交檔案時，按照檔案管理制度，編制科研檔案移交目錄，綜合檔案室完成接收程序，裝訂、分類、編號、編目、裝盒歸檔。

（一）完善存檔措施

每個課題獨立設(shè)檔案盒。根據(jù)課題檔案成套性、階段性的特點，在研課題設(shè)立臨時的獨立檔案盒，存放于醫(yī)院科研管理部門，檔案內(nèi)容包括：申請書、合同書、課題執(zhí)行情況匯報、結(jié)題報告等資料?？蒲泄芾聿块T隨時將階段性收集的文件材料歸人臨時檔案盒內(nèi)，進行預(yù)立卷，并按級別、任務(wù)來源、立項年份存放于檔案柜，使檔案資料便于查找。另因科研成果鑒定資料、科研成果獎勵資料、著作等過于厚重，論文、立項批文、結(jié)題批文等資料分散的特點，可將其分類存放于文件柜內(nèi)。

（二）規(guī)范借閱制度

檔案資料借閱頻繁，容易造成資料的損壞和丟失。課題負責(zé)人要借閱課題資料時，需填寫《課題檔案借閱表》，避免了檔案資料頻繁借出造成不必要的損壞，保證了科研檔案管理的有序工作。課題立項后，科研管理部門與課題負責(zé)人簽署《科研檔案管理責(zé)任書》，按照（《醫(yī)院科研檔案管理制度》管理好自己負責(zé)的課題檔案，養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣，做到科研檔案管理人人有責(zé)。對于投稿經(jīng)常需借閱的科研文件材料等掃描成電子版，便于課題負責(zé)人查詢下載。

（三）做好科研檔案的移交工作

醫(yī)院出臺了《關(guān)于檔案接收整理移交的有關(guān)規(guī)定》，醫(yī)院科研管理部門負責(zé)收集、整理科研活動全過程檔案，每年定期將需長期或永久保存的科研檔案移交醫(yī)院綜合檔案室保管，保證了科研檔案的規(guī)范性管理，又解決了科研管理部門的檔案存放空間不足問題?？紤]到每年移交的科研檔案多，內(nèi)容復(fù)雜，在檔案移交時，我們設(shè)計了“科研檔案移交清單”。首先注明課題基本信息，如課題負責(zé)人、所在科室、課題名稱、來源、課題研究起止時間等，便于檔案接收部門初步了解課題基本情況；然后分類說明材料名稱，如課題合同書、成果鑒定、報獎材料等，使移交目錄清晰明了。接收人對移交檔案審核驗收符合存檔要求后，移交人和接收人在移交清單上簽名，并注明移交時間。移交清單一式兩份，各持一份備案，以便科研管理部門日后查詢綜合檔案室存放科研檔案情況。

四、加大科研檔案開發(fā)利用力度，做好科研檔案保密工作

（一）開發(fā)利用

檔案價值的實現(xiàn)具有時效性規(guī)律，科研檔案也同樣具有時效性。根據(jù)檔案價值時效律，科研檔案部門應(yīng)辯證看待時間對于科研檔案價值的影響，正確地判斷科研檔案的時效性，加大科研檔案案信息資源的開發(fā)利用力度。科研檔案的開發(fā)利用必然涉及到知識產(chǎn)權(quán)問題。因此要分清科研檔案中知識產(chǎn)權(quán)法保護范圍，對于利用受知識產(chǎn)權(quán)法保護的檔案，應(yīng)避免侵犯他人權(quán)利。而科研檔案信息利用者，既要注重對其檔案信息資源自由閱覽、下載、復(fù)制、轉(zhuǎn)摘的合法權(quán)利保護，同時也要強調(diào)對其非法利用行為的控制。

（二）科研檔案保密工作

科研檔案人員要嚴格遵守國家有關(guān)科技保密的規(guī)定，正確劃分科研檔案密級，合理確定使用范圍，該保密的不能泄密，不該保密的不能借故保密影響利用，保證科研檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產(chǎn)權(quán)。

（三）正確處理開發(fā)利用與保密的關(guān)系

科研檔案開發(fā)利用與保密兩者是辯證統(tǒng)一的。檔案工作的目的就是為了利用，盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值服務(wù)于社會，服務(wù)于國家的科技發(fā)展，服務(wù)于國家的經(jīng)濟建設(shè)。但由于有相當一部分科研檔案含有技術(shù)機密，具有不同等級的保密性。因此在開發(fā)利用時，要正確處理開發(fā)利用與保密的關(guān)系，一方面要在遵守保密制度的前提下，采取各種手段充分促進科研檔案信息的開發(fā)利用，做到在保密中促進開發(fā)利用；另一方面應(yīng)當注意在開發(fā)利用時加強保密工作，做到開發(fā)利用時不泄露技術(shù)機密。

五、經(jīng)驗與體會

科研管理部門要充分認識到科研檔案管理工作對科研工作的重要性，加強對科研檔案進行規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化管理?？蒲袡n案管理不僅可以提供醫(yī)學(xué)科研活動所需要的信息資源，而且對成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)交流也有一定的指導(dǎo)作用，促進科研成果向產(chǎn)業(yè)化、市場化方面轉(zhuǎn)化和實現(xiàn)科研價值的提升。

幾年來，通過對醫(yī)院科研檔案的規(guī)范統(tǒng)一管理，做到了為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為各科室醫(yī)療、科研工作服務(wù)，為各兄弟醫(yī)院提供情報信息交流任務(wù)。同時，也大大提高了醫(yī)院各部門對醫(yī)學(xué)科研檔案的信任度，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、科研人員重視、檔案管理人員重視的檔案管理新局面。