高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)和必備素養(yǎng)

孫子淇

摘 要：在高校中工作，除了教師要完成日常首要的教學(xué)工作之外，高校行政人員也要完成每天的行政工作。高校的行政工作具有兩個性質(zhì)：管理和服務(wù)，高校中的每一種行政工作都包含了這兩種因素。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)行政崗位的基層人員也是一樣，既要對平時的教學(xué)進行管理，也要為廣大師生提供必需的教學(xué)服務(wù)?；谶@種工作性質(zhì)，教學(xué)秘書作為高校行政管理崗位的基層管理者，不僅工作任務(wù)繁重，還要承擔(dān)一部分的責(zé)任。因此，對于教學(xué)秘書而言，一方面要求具有處理問題的能力，另一方面也要求有很好的心理素質(zhì)和個人素養(yǎng)。只有確保擁有這些方面，教學(xué)秘書才能順利完成自己的日常工作，并確保教學(xué)管理工作和日常教學(xué)工作的順利進行。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；工作職責(zé)；必備素養(yǎng)

一、教學(xué)秘書的工作職責(zé)

（一）日常教學(xué)管理

教學(xué)秘書是學(xué)校和各個院系溝通的最直接的責(zé)任者，也是每個學(xué)員最直接的教學(xué)管理和教學(xué)組織者。教學(xué)秘書平時不僅要對于教師的日常教學(xué)進行管理，包括安排教師的教學(xué)任務(wù)，通知教師準(zhǔn)備開學(xué)初、學(xué)期中、學(xué)期末的教學(xué)檢查，日常設(shè)置教師課表并處理調(diào)、停課，安排考試時間和做好考試準(zhǔn)備，統(tǒng)計教師課時和科研教研項目，以及教材的征訂等工作；同時也要對于本學(xué)員的學(xué)生進行管理，包括新生注冊，發(fā)放教材和課程表，考試試卷整理歸檔，安排期末考試、補考、重修，按時登錄學(xué)生成績及獲獎資料，審查畢業(yè)生成績，整理并歸檔畢業(yè)生論文及設(shè)計，發(fā)放畢業(yè)證書等。教學(xué)秘書在日常工作中負責(zé)的事物很繁瑣，但是總結(jié)到一起就是要把所有的教學(xué)事務(wù)、考試事務(wù)以及歸檔事務(wù)安排好，把院系里的申報工作和審批工作做好，在處理本部門工作的同時，及時傳達學(xué)校各職能部門下達的各項通知和要求，并通知到部門領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生。

（二）日常溝通、協(xié)調(diào)職能

作為學(xué)校和各學(xué)院之間溝通連接的重要橋梁和紐帶，教學(xué)秘書的日常工作具有上行下達、互相協(xié)調(diào)的作用，是維系院系和學(xué)校之間溝通暢通無阻的重要環(huán)節(jié)。學(xué)校的各行政部門，例如教務(wù)處、科研處、人事處等部門，每天都會向各個學(xué)院下達不同內(nèi)容及有不同時效性的通知，這就需要教學(xué)秘書根據(jù)上交時間的緊急程度來分門別類地歸納整理和傳達。同時，教學(xué)秘書需要把學(xué)院準(zhǔn)備好的各項材料匯總整理，按照要求簽字或蓋章，及時上交。在本院部中，教學(xué)秘書也起到了日常領(lǐng)導(dǎo)與教師的溝通作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在接受了學(xué)校會議精神后，如果沒有時間整理材料和學(xué)院全體教師集合開會分享，教學(xué)秘書就需要把要傳達的事務(wù)整理成文字傳達給每位教師。

二、教學(xué)秘書的必備個人素養(yǎng)

（一）教學(xué)秘書需要有正確和先進的政治理論素養(yǎng)

作為高校行政管理的基層管理者，教學(xué)秘書不僅要面向教師工作，同時也要為學(xué)生服務(wù)，這就要求教學(xué)秘書需要有先進的政治理念和正確的理論素養(yǎng)，要時刻明白自己處在言傳身教的位置，注意自身言談舉止，努力把學(xué)生引導(dǎo)到正確的政治方向，樹立榜樣作用。

（二）教學(xué)秘書需要具有良好的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書工作繁瑣，平時完成自己的日常工作已經(jīng)需要付出充足的精力，再加上需要處理各種教師和學(xué)生的突發(fā)情況，在保證教學(xué)任務(wù)和教學(xué)質(zhì)量順利完成的基礎(chǔ)上，還要安排教師的各種個人意愿，這就需要教學(xué)秘書具有良好的心理素質(zhì)、抗壓素質(zhì)和溝通技巧，需要在日常工作中保持積極樂觀的心態(tài)，不把教師或領(lǐng)導(dǎo)的負面情緒帶給自己。在處理突發(fā)情況時，首先考慮保證教學(xué)任務(wù)的順利完成，其次才能想到教師的個人利益。只有在不違背學(xué)校正常的教學(xué)管理規(guī)章制度的前提下，才能再考慮實現(xiàn)教師或?qū)W生的意愿。教學(xué)秘書的重要任務(wù)是保證教學(xué)秩序的正常進行，在面對多方面要求的情況下，只有保證良好的心理素質(zhì)和樂觀積極的工作心態(tài)，才能處理好自己的工作任務(wù)。

（三）教學(xué)秘書需要有專業(yè)的管理能力

隨著社會信息化程度的不斷推進，高校管理手段也在不斷進步。教學(xué)秘書想要在日常工作中做到事半功倍，首先就要掌握先進的管理技術(shù)，擁有專業(yè)的管理能力。

（四）教學(xué)秘書需要有一定的協(xié)調(diào)能力

學(xué)院和學(xué)校的事務(wù)繁多，難免有起沖突的時候，這就需要教學(xué)秘書能夠在不影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量的前提下，合理分配好人員和時間安排，把學(xué)校下達的任務(wù)安排好，同時也把學(xué)院的人員和時間分配好。

（五）教學(xué)秘書需要有創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識

隨著社會不斷發(fā)展，教育觀念和教育手段都不斷在變化，隨之而來的是教學(xué)管理的觀念和方式都有了不同程度的改變。教學(xué)秘書不能只滿足于完成每天的日常工作，同時也要跟上時代的腳步，不斷更新自己的教育理念和管理方式，需要學(xué)習(xí)的要及時學(xué)習(xí)，需要改進的就得不斷改進。只有具有先進的教育理念和管理方式，才能在面對學(xué)生的時候不落后、不過時，才能向?qū)W生傳達最新的教育目標(biāo)和教育觀點；也只有具有先進的思想，具備創(chuàng)新的思維和意識，才能面對教師時一起做到與時俱進，不斷進步，才能結(jié)合學(xué)校不斷前進的現(xiàn)代化的先進的教學(xué)手段和教學(xué)理念，共同探索積極的教學(xué)管理方式和思路，起到最終促進教育教學(xué)質(zhì)量提高的意義。

三、結(jié)語

在日常工作中，教學(xué)秘書負責(zé)的事務(wù)太多太繁雜，不能一一列舉，但歸根結(jié)底就是在保證教學(xué)質(zhì)量和正常教學(xué)秩序的前提下，做好學(xué)校和學(xué)院的溝通工作，做好各項文件的上行下達工作，做好面向教師和學(xué)生的溝通工作。為了完成這一系列的工作職責(zé)，教學(xué)秘書必須具備以上工作素養(yǎng)，才能保證日常工作的順利進行，也是學(xué)校教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量的強力保障。

參考文獻

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