廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案管理優(yōu)化

摘 要：在招投標(biāo)制度執(zhí)行過程中，招投標(biāo)檔案可以真實的對建設(shè)工程、重大設(shè)備采購等企業(yè)的招投標(biāo)活動內(nèi)容進(jìn)行記載，是招投標(biāo)工程的相關(guān)法律依據(jù)，通過分析廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案管理存在的一些突出問題，提出優(yōu)化招投標(biāo)檔案管理的對策建議，保證企業(yè)招投標(biāo)檔案的規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理。

關(guān)鍵詞：招投標(biāo)檔案；現(xiàn)狀分析；存在問題；對策建議

企業(yè)招投標(biāo)檔案是指企業(yè)在公開招（投）標(biāo)、邀請招（投）標(biāo)、比選、詢價、競爭性談判、單一來源等訂立合同（協(xié)議）預(yù)備階段，形成的具有憑證作用和保存價值的各類文字、聲像等原始材料。

廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案是指企業(yè)在勘測設(shè)計、工程建設(shè)、施工監(jiān)理、調(diào)試服務(wù)生產(chǎn)以及設(shè)備、材料采購等過程中具有查考利用價值的歷史記錄，是企業(yè)檔案不可分割的一部分，是企業(yè)的重要資產(chǎn)，具有法律依據(jù)和保存價值的原始憑證。

筆者所在的上海老港廢棄物處置有限公司（以下簡稱公司），承擔(dān)著上海市市區(qū)約70%的生活垃圾的起吊、短距離運輸和約2000噸/天的城市市政污泥填埋處置任務(wù)。生活廢棄物通過水上運輸方式抵達(dá)老港公司港池，經(jīng)過起吊、運輸、傾卸、攤鋪、壓實、覆土、終場生態(tài)修復(fù)等環(huán)節(jié)處置，并且實施污水處理、填埋氣處理、惡臭處理、蟲害控制、廢棄物資源化利用等業(yè)務(wù)，是目前國內(nèi)規(guī)模最大的無害化、資源化、生態(tài)型廢棄物處置基地。工程建設(shè)和設(shè)備管理、垃圾處置是公司生產(chǎn)營運管理工作的基本任務(wù)，招投標(biāo)檔案為這一基本業(yè)務(wù)順利、高效、經(jīng)濟(jì)地完成生產(chǎn)任務(wù)奠定了基礎(chǔ)，提供技術(shù)支撐與保障服務(wù)。

近年來，隨著上海城市規(guī)模不斷擴(kuò)大和人口日益增長，生活垃圾的產(chǎn)量迅速上升，公司生活垃圾和污泥處置任務(wù)猛增，為了適應(yīng)建設(shè)國際化大都市的新形勢，公司加大了基本建設(shè)和廢棄物處置設(shè)備的投入，以滿足填埋處置和環(huán)保工作日益增長的需要，招投標(biāo)檔案數(shù)量亦隨之急劇增加。面對企業(yè)發(fā)展的新需求和招投標(biāo)管理工作的新情況，進(jìn)一步加強(qiáng)與優(yōu)化廢棄物處置招投標(biāo)檔案的管理很有必要。

1 廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案的特點

1.1 成套性

招投標(biāo)檔案產(chǎn)生于建設(shè)工程、重大設(shè)備采購等招投標(biāo)活動領(lǐng)域，其最明顯的特點是建設(shè)、采購項目成套性，即一個項目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。往往圍繞一個項目活動形成一組檔案，與其他檔案相對獨立。

1.2 多源性

在公司經(jīng)營管理的過程中，大多數(shù)設(shè)備購買和工程建設(shè)都要進(jìn)行招投標(biāo)，公司招投標(biāo)管理工作的內(nèi)容較廣泛。比如，有辦公室后勤管理中的會議室中央空調(diào)的更新、上下班接送車輛的采購維修和食堂承包等，還有集運碼頭設(shè)施改造工程、1-3期封場、林帶綠化養(yǎng)護(hù)、生活垃圾庫區(qū)維護(hù)工程等內(nèi)容。同時公司中有大量的工程機(jī)械設(shè)備，20T正面吊機(jī)、25T散裝吊機(jī)、生活垃圾裝卸車的采購及大修，設(shè)備信息化系統(tǒng)，無人遙控推土機(jī)等設(shè)備采購都要進(jìn)行招標(biāo)工作，這就給公司招投標(biāo)管理工作增加了工作量和工作難度。

1.3 分散性

公司在進(jìn)行招投標(biāo)工作中，設(shè)立招投標(biāo)管理工作小組，全面集中管理本單位招投標(biāo)管理工作。然而關(guān)于招投標(biāo)管理工作的各個基建和設(shè)備采購項目等工作則是由公司各個職能部門進(jìn)行管理的，這就使得招投標(biāo)檔案要分散到相應(yīng)的職能部門，進(jìn)而呈現(xiàn)出分散式管理的局面。招投標(biāo)檔案形成主體多且分散，招投標(biāo)檔案形成分散、程序復(fù)雜，造成了檔案完整性不夠。

1.4 系統(tǒng)性

在進(jìn)行公司招投標(biāo)管理的過程中，要不斷強(qiáng)化招投標(biāo)管理體系的系統(tǒng)性。招投標(biāo)檔案是每個招投標(biāo)項目活動完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，包括建設(shè)工程企業(yè)對于所要招投標(biāo)項目的前期準(zhǔn)備、開標(biāo)、評標(biāo)以及中標(biāo)的所有活動。針對公司建設(shè)施工（設(shè)施維護(hù)）、工程機(jī)械及物資采購類及重大設(shè)備購置項目要設(shè)立單獨的招投標(biāo)項目，以體現(xiàn)公司招投標(biāo)管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。一般情況下，在開展招投標(biāo)管理工作中，對屬于邀請招標(biāo)和比選招標(biāo)的單位實行短名單管理，對形成的短名單實行動態(tài)管理，每兩年調(diào)整一次，嚴(yán)格遵循短名單抽取流程，申請獲得審批后，招投標(biāo)管理部門結(jié)合公司實際情況和實際需求制定招標(biāo)工作方案，發(fā)布招標(biāo)公布，做好招標(biāo)準(zhǔn)備工作，進(jìn)而為公司招投標(biāo)工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。

2 做好招投標(biāo)檔案工作的重要意義

2.1 招投標(biāo)檔案具有憑證價值

招投標(biāo)檔案是企業(yè)圍繞著招投標(biāo)項目準(zhǔn)備、開標(biāo)、評標(biāo)和中標(biāo)等一系列業(yè)務(wù)活動形成的原始記錄。檔案原始記錄決定了檔案的憑證價值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性。俗話說“空口無憑，立字為證”，由于其真實可靠，是令人信服的證據(jù)，因此能夠保護(hù)公司及相關(guān)人員等合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。招投標(biāo)檔案在竣工結(jié)算、監(jiān)察審計、投訴處理、仲裁訴訟等方面發(fā)揮著重要的憑證作用。

2.2 招投標(biāo)檔案具有參考價值

招投標(biāo)檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動中不可或缺的重要文件材料，對于其業(yè)務(wù)運行具有重要的參考價值，在上級主管部門檢查、招標(biāo)業(yè)務(wù)開拓、特別是同類招標(biāo)項目運作方面就會更大程度地發(fā)揮著更重要的作用。另外，通過開展檔案的編研工作來實現(xiàn)招投標(biāo)檔案的第二價值即參考價值，為需求者提供更廣泛的服務(wù)，最大限度的發(fā)揮其作用。

3 廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

老港廢棄物處置有限公司多年來圓滿完成城市生活垃圾和市政污泥填埋處置任務(wù)，在產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的同時也產(chǎn)生巨大的社會效益，得到市委、市政府和社會各界的充分肯定。其間，公司檔案工作發(fā)揮了重要的基礎(chǔ)保障作用，為公司各項生產(chǎn)任務(wù)提供有效服務(wù)。在肯定檔案服務(wù)保障作用的同時，也必須看到新的形勢下，廢棄物處置招投標(biāo)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)。

3.1 招投標(biāo)檔案數(shù)量劇增給科學(xué)管理帶來的負(fù)擔(dān)

近年來，隨著公司廢棄物填埋場擴(kuò)大和處置能力增強(qiáng)，每個項目所形成的招投標(biāo)歸檔文件資料較多，尤其是未中標(biāo)單位的標(biāo)書數(shù)量巨大，加之現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定與條例缺乏明確的保管期限劃分，當(dāng)今建設(shè)工程企業(yè)對于招投標(biāo)檔案管理的依據(jù)為《中華人民共和國招投標(biāo)法實施條例》中相關(guān)的規(guī)定：招標(biāo)人或其委托的招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該妥善保管招標(biāo)中形成的文件資料，存檔備查，并且最少將其保存十五年。招標(biāo)單位都是根據(jù)此規(guī)定對中標(biāo)的企業(yè)招投標(biāo)檔案進(jìn)行的保管。給公司的檔案庫房帶來巨大的壓力，文件材料歸檔和檔案保管、提供利用的工作量增加好幾倍，裝具、庫房也相應(yīng)要提高標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 招投標(biāo)檔案管理相關(guān)制度不完善

制度是企業(yè)建設(shè)的根本依據(jù)，招投標(biāo)檔案管理也不例外。在傳統(tǒng)的檔案管理中，如果沒有一套完善的檔案管理制度，那么檔案管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而制約了檔案管理的發(fā)展，勢必對檔案管理工作加大了工作難度。對于目前的大部分行業(yè)的招投標(biāo)檔案管理并沒有相關(guān)的制度來進(jìn)行約束，或所具有的制度也是很簡單的內(nèi)容，制度還有不少漏洞，造成招投標(biāo)檔案管理沒有相關(guān)的制度可以遵照，往往都是憑借著相關(guān)管理人員的經(jīng)驗來進(jìn)行管理，這就在制度層面上留下了很大的管理漏洞，影響到公司管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行，對公司造成較大的影響，亟待解決。

3.3 工作人員綜合素質(zhì)與科學(xué)管理要求存在的距離

廢棄物處置招投標(biāo)檔案的管理是一門科學(xué)，要求招標(biāo)管理人員及檔案管理人員了解和掌握招標(biāo)工作流程。隨著信息化時代的到來，公司的管理方式也應(yīng)隨著時代技術(shù)的進(jìn)步而升級，進(jìn)行更新?lián)Q代，符合時代發(fā)展的要求。但是對于廢棄物處置公司來講，很多的單位可能處于建設(shè)成本的考慮，在招投標(biāo)檔案管理中沒有跟上時代發(fā)展的要求，其管理模式還是相對比較滯后，缺少現(xiàn)代化的管理工具，例如電子檔案查詢系統(tǒng)等，招投標(biāo)檔案還是只有紙質(zhì)版本，且對其處理較隨意，沒有采用特定環(huán)境管理。在需要進(jìn)行檔案查詢的時候只是憑借著管理者的記憶從檔案室里查找，沒有及時做好檔案材料的補充、積累和整理、完善工作。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展和管理理念不斷更新的今天，相關(guān)工作人員應(yīng)具備招投標(biāo)管理和檔案管理及計算機(jī)信息化的有關(guān)知識，掌握一定的動手能力，其綜合素質(zhì)要適應(yīng)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的步伐。

4 廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案管理的優(yōu)化

建立廢棄物處置招標(biāo)檔案的目的就是為了更好地為公司廢棄物處置生產(chǎn)服務(wù)，面對上述挑戰(zhàn)，進(jìn)一步優(yōu)化廢棄物處置招標(biāo)檔案工作已經(jīng)迫在眉睫。

4.1 進(jìn)一步增強(qiáng)相關(guān)工作人員的檔案意識

廢棄物處置招投標(biāo)檔案管理工作是招投標(biāo)管理和企業(yè)生產(chǎn)正常營運的重要組成部分，應(yīng)放上正確的位置，給予必要的重視。公司各級領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)管理人員的檔案意識是做好招投標(biāo)檔案管理工作的根本保證，增強(qiáng)意識，主動參與招投標(biāo)項目檔案管理工作。業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，把檔案管理工作列入部門工作日程，定期開展資料整理檢查與監(jiān)督，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員對檔案工作重要性的認(rèn)識，形成業(yè)務(wù)人員重視檔案、支持檔案并自覺參與檔案的管理工作，并通過各種渠道和方式，宣傳檔案的價值和檔案工作的作用，強(qiáng)調(diào)招投標(biāo)檔案管理的重要性，營造人人都關(guān)心、支持、配合檔案工作的良好氛圍。

4.2 健全廢棄物處置招標(biāo)檔案管理工作制度

建章立制，用制度約束管理行為，提高規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化水平。健全制度，規(guī)范管理。建立完善招投標(biāo)檔案管理工作制度，做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定。設(shè)立專門檔案室，存放招投標(biāo)檔案，并由相關(guān)管理人員負(fù)責(zé)登記、接收等基礎(chǔ)管理工作。將企業(yè)的招投標(biāo)檔案做到規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理對進(jìn)一步規(guī)范招投標(biāo)檔案的管理工作，維護(hù)利益相關(guān)者的合法權(quán)益等，提升檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，都具有非常重要的現(xiàn)實意義。

4.3 加強(qiáng)隊伍建設(shè)，保證管理高效

在公司招投標(biāo)管理中，管理人員的綜合素質(zhì)對招投標(biāo)檔案管理水平有著決定性的作用。因此，公司要格外重視招投標(biāo)檔案管理隊伍的建設(shè)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而實現(xiàn)公司招投標(biāo)檔案管理水平的提升。公司要對管理人員進(jìn)行操作技能培訓(xùn)，在強(qiáng)化檔案管理基本技能的基礎(chǔ)上，還要培養(yǎng)管理人員計算機(jī)使用能力，推行招投標(biāo)項目檔案以計算機(jī)保存為主，紙質(zhì)、電子文檔并存，完善相關(guān)關(guān)鍵信息。如投資編碼（預(yù)算編碼）、中標(biāo)單位、中標(biāo)金額等，以便在查找招投標(biāo)檔案時，能檢索到較全面的信息，減少到檔案庫房翻閱招投標(biāo)項目檔案實體的次數(shù)。做好招投標(biāo)檔案的數(shù)字化存儲工作，逐步實現(xiàn)招投標(biāo)項目檔案電子化，為數(shù)字化檔案管理工作的開展打下扎實的基礎(chǔ)。檔案工作人員可根據(jù)需求，深度挖掘招投標(biāo)檔案信息，開發(fā)出價值較高的編研材料，進(jìn)一步提升招投標(biāo)檔案的利用價值。同時，檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，我國法律法規(guī)對檔案人員專門有“忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識”的要求，一定要豐富檔案管理人員的法律知識，以法律為基本底線，恪守相關(guān)的法律法規(guī)，嚴(yán)于律己，要引導(dǎo)從事檔案工作的各類工作人員愛崗敬業(yè)，鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高工作能力和水平。

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作者簡介

儲軍（1968-），男，副研究館員，現(xiàn)供職于上海老港廢棄物處置有限公司檔案室。研究方向：企業(yè)檔案工作等。