淺談企業(yè)管理類(lèi)文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制

摘 要：本文闡述了編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的目的和意義，詳述了此項(xiàng)編制工作的步驟，并對(duì)此項(xiàng)編制工作提出了作者的看法，希望為檔案歸檔整理工作提供更好的參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理類(lèi)文件材料歸檔范圍與保管期限表；編制

1 引言

一般而言，企業(yè)管理類(lèi)文件材料的歸檔范圍，是指已辦理完畢的文件材料該歸檔及不應(yīng)歸檔的范圍。歸檔范圍是本單位在各項(xiàng)生產(chǎn)、工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的，或者相關(guān)機(jī)關(guān)單位下發(fā)的和本單位有密切聯(lián)系的各類(lèi)文件材料的范圍，包括公文、會(huì)議、圖紙、合同、名冊(cè)、影音像資料等。保管期限是根據(jù)各類(lèi)文件材料、實(shí)物等的保存價(jià)值所確定的保存年限。企業(yè)管理類(lèi)文件材料歸檔范圍和保管期限表（以下簡(jiǎn)稱：歸檔表），是用表冊(cè)的形式列舉應(yīng)歸檔的內(nèi)容、形式和保存期限的文件。

國(guó)家檔案局發(fā)布了10號(hào)令，即《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，并在全國(guó)范圍內(nèi)組織開(kāi)展各企業(yè)單位對(duì)本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

2 歸檔表編制的目的和意義

歸檔表，是企業(yè)檔案部門(mén)進(jìn)行檔案管理工作的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件。它是各單位檔案部門(mén)鑒定文件材料的價(jià)值、確定本單位應(yīng)歸檔文件材料的范圍、確定檔案保管期限的依據(jù)，是工具性文件。歸檔表可以讓檔案管理人員正確地界定文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確地劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用檔案。這樣才能夠達(dá)到確保國(guó)有企業(yè)檔案完整與安全的目的，才能推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案工作法制化、規(guī)范化進(jìn)程。[1]

歸檔表的編制工作在企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)工作中地位顯著突出，有十分重要的作用。它是企業(yè)檔案管理整體工作的奠基石，是企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作的信息基礎(chǔ)和依據(jù)，它產(chǎn)生影響的時(shí)效時(shí)間長(zhǎng)，有與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)。歸檔表的編制工作，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作有十分重要的意義。

3 歸檔表編制的步驟

3.1 明確歸檔表編制工作的主導(dǎo)地位和協(xié)同人員

檔案管理人員應(yīng)該占據(jù)整個(gè)歸檔表編制的主導(dǎo)地位，其它機(jī)關(guān)職能、業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同配合。

3.2 通讀、熟悉10號(hào)令

檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人和參與編制歸檔表的檔案管理人員應(yīng)通讀、熟悉10號(hào)令和10號(hào)令的附件表（即：企業(yè)管理類(lèi)檔案保管期限表）。

3.3 分解10號(hào)令附件表

分解出適合本單位各部門(mén)修改的歸檔表的分表。

3.4 下發(fā)公文，成立編制領(lǐng)導(dǎo)小組和成員小組

編制成員小組包括：分管檔案工作的本單位負(fù)責(zé)人，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人，檔案管理員，各機(jī)關(guān)職能部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員。

3.5 培訓(xùn)

開(kāi)展對(duì)各職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的培訓(xùn)。講解國(guó)家檔案局發(fā)布的10號(hào)令的相關(guān)內(nèi)容。培訓(xùn)如何填寫(xiě)檔案管理人員已分解好的分表，并要求各部門(mén)填寫(xiě)時(shí)突出本部門(mén)的職能或業(yè)務(wù)特色。培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，讓各部門(mén)暢所欲言，提出疑問(wèn)，并解答。

3.6 編制歸檔表總表

檔案管理員根據(jù)各部門(mén)上交的分表和國(guó)家檔案局的10號(hào)令，按本單位檔案管理的總要求，并運(yùn)用檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)理論知識(shí)進(jìn)行歸檔表總表的編制。

3.7 修訂、審核，并上報(bào)

修改總表，審核總表的結(jié)構(gòu)、格式、條款內(nèi)容、序號(hào)等等方面，對(duì)審核后需修改的內(nèi)容再次進(jìn)行修改。修訂總表、審核總表，再次修訂總表、再次審核總表。最后，最好以EXCEL表的形式向上級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)。

4 對(duì)歸檔表編制的幾點(diǎn)看法

4.1 主導(dǎo)編制和協(xié)同配合有機(jī)統(tǒng)一

歸檔表的編制，檔案管理部門(mén)不能大包大攬，不能完全由檔案管理人員閉門(mén)造車(chē)地自己編寫(xiě)，這樣寫(xiě)不出本單位歸檔表的特色。但是，檔案管理人員在編制工作中占據(jù)主導(dǎo)地位，完全由各部門(mén)自行填寫(xiě)分表，也是不可取的。畢竟，隔行如隔山，各部門(mén)的兼職人員不可能短時(shí)間就掌握并看懂、理解懂檔案專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，也不可能短時(shí)間就理解懂如何編制歸檔表。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)，培訓(xùn)后，還不知道如何填寫(xiě)，還要反復(fù)找檔案管理人員咨詢的情況。因此，對(duì)于有可能擴(kuò)展的條目，對(duì)于一些可能被各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)忽視的條款，在歸檔表編制的從始至終，檔案管理人員應(yīng)該依靠已累積的檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)與對(duì)各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)的了解，主動(dòng)地去找各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，積極努力地去了解各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)的主職工作，并提醒、督促、解疑、指導(dǎo)。這在歸檔表的編制中，是很關(guān)鍵、很重要、不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。如果有爭(zhēng)議、有分歧，檔案管理部門(mén)和各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)可以反復(fù)多次溝通。只有檔案管理部門(mén)和各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)有機(jī)統(tǒng)一地協(xié)調(diào)配合起來(lái)，才能做好歸檔表的編制工作。

4.2 合理細(xì)化

10號(hào)令附件中“企業(yè)管理類(lèi)檔案保管期限表”的各條款是相對(duì)于全國(guó)范圍內(nèi)而言的。條款的“線條”相對(duì)比較“粗曠”。實(shí)際編制歸檔表時(shí)，應(yīng)針對(duì)本單位的特色進(jìn)行合理的細(xì)化。對(duì)照10號(hào)令和本單位各部門(mén)職責(zé)進(jìn)行分析，將本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的內(nèi)容合理有效地補(bǔ)充進(jìn)本單位編制的歸檔表總表中。既要有本單位的綜合性條款內(nèi)容，也要有本單位專(zhuān)項(xiàng)工作的條款內(nèi)容。對(duì)于10號(hào)令附表中過(guò)于籠統(tǒng)、操作性不強(qiáng)的條款內(nèi)容需進(jìn)行細(xì)化，并對(duì)新補(bǔ)充的內(nèi)容設(shè)置合理的檔案保管期限。

4.3 正確樹(shù)立對(duì)歸檔范圍的認(rèn)識(shí)

有的部門(mén)，認(rèn)為以前沒(méi)歸檔到檔案室的各部門(mén)自己保管的文件材料就不是檔案的范圍，編寫(xiě)檔案歸檔表時(shí)不納入。這種想法是錯(cuò)誤的。這屬于有業(yè)務(wù)工作而沒(méi)有開(kāi)展歸檔工作，是以前歸檔工作不完備的表現(xiàn)。這種不完備的做法，現(xiàn)在是需要改進(jìn)的。檔案管理部門(mén)要積極督促、監(jiān)督，將以前沒(méi)有歸檔到檔案部門(mén)的相關(guān)文件材料內(nèi)容補(bǔ)充加入，納入歸檔表總表的編制范圍內(nèi)，為后續(xù)開(kāi)展完善的歸檔工作提供依據(jù)。

4.4 努力排除歸檔表編制過(guò)程中的干擾因素

在歸檔表的編制過(guò)程中，各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)歸檔表的分表時(shí)會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題，對(duì)于這些干擾因素，檔案管理人員應(yīng)努力排除干擾，把那些會(huì)漏掉的材料內(nèi)容補(bǔ)充進(jìn)歸檔表。

1）一些部門(mén)檔案意識(shí)淡薄，有一定的“惰性”，認(rèn)為檔案工作不是本部門(mén)的主職工作，常常不填寫(xiě)什么內(nèi)容，直接就把歸檔表的分表交回檔案管理部門(mén)了，特色性的細(xì)化條目嚴(yán)重缺失，容易出現(xiàn)有業(yè)務(wù)工作，而不知道應(yīng)歸檔的內(nèi)容的現(xiàn)象。

2）各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)里有的員工，把平時(shí)應(yīng)歸檔的材料，看成是無(wú)足輕重的材料，或者直接當(dāng)成無(wú)用的材料給處理了，不注意平時(shí)的收集歸檔。

3）有的部門(mén)認(rèn)為有一份合同給財(cái)務(wù)報(bào)帳就行了，就算歸檔了，其它的應(yīng)歸檔的相關(guān)材料就都自行保管或自行處理了，不歸檔。這種現(xiàn)象導(dǎo)致他們?cè)谔顚?xiě)歸檔表分表時(shí)，直接在分表上畫(huà)“×”。這干擾了總表的編制。

4）對(duì)于歸檔表中有的條款，雖然涉及到有的職能、業(yè)務(wù)部門(mén)工作職責(zé)，但是這項(xiàng)職責(zé)工作還未深入開(kāi)展，還未產(chǎn)生成套材料，部門(mén)在填寫(xiě)“歸檔表”的分表時(shí)，會(huì)直接在這項(xiàng)條款上畫(huà)叉，這是不對(duì)的。檔案管理人員應(yīng)該從發(fā)展的角度來(lái)看待歸檔表的編制，把一些未來(lái)幾年肯定會(huì)產(chǎn)生的，而現(xiàn)在已產(chǎn)生的材料還不多的條款都納入編制的歸檔表中。

5 結(jié)論

綜上所述，歸檔表的編制工作要以“突出本單位特色”為主，兼顧便于檔案歸檔、整理及后續(xù)檔案工作的開(kāi)展。[1]歸檔表的編制工作要循序漸進(jìn)，要有章法。只有這樣，才能編制出充分體現(xiàn)本企業(yè)特色的歸檔表，才能讓歸檔表切實(shí)發(fā)揮工具性、指導(dǎo)性、引領(lǐng)性作用，才能確保企業(yè)管理類(lèi)文件材料被完整、有效、安全、齊全地歸檔，才能促進(jìn)企業(yè)檔案工作更好地向規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]閆愛(ài)鳳.《文件歸檔范圍與保管期限表》編制工作之我見(jiàn)[J].北京：經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012，27：243-307.

作者簡(jiǎn)介

梁旭（1969-），女，碩士研究生，工程師，研究方向：檔案管理。