美術(shù)博物館檔案的管理方法與利用方式

陳亞麗

摘 要：通過對美術(shù)館檔案管理的有關(guān)分析，對美術(shù)館的管理方法及其使用作出了詳細(xì)的介紹。希望能為我國美術(shù)館檔案館的建立提供一些參考，從而促進(jìn)美術(shù)館檔案館的管理和利用。

關(guān)鍵詞：美術(shù)博物館；檔案管理方法；利用方式

一、引言

盡管藝術(shù)博物館在每個城市都有建立，然而真正進(jìn)去參觀的人卻并不多，只有一部分人在閑暇時刻才會進(jìn)去參觀藝術(shù)品。美術(shù)館的主要功能是滿足人們對于文化以及藝術(shù)的精神需求，從而開展多種多樣的藝術(shù)展覽活動。由于信息技術(shù)的崛起，在近幾年，我國的美術(shù)館對于檔案信息的管理逐漸重視了起來，這在一定程度上極大地擴(kuò)展了美術(shù)館的教育功能，并且還為相關(guān)的專家學(xué)者和專家提供了一個開放的公共信息系統(tǒng)。2002年，美國國家檔案館副館長約翰弗里奇納在博物館檔案管理年會上做出了一份特別的演講——《博物館專業(yè)人員和檔案工作者》。在該演講中，他對博物館的檔案建設(shè)提出了自己的觀點(diǎn)，指出博物館與檔案館之間存在許多相似之處，比如它們都擁有管理、收藏歷史遺跡以及珍貴物品的功能。這些物品不僅能夠真實的反映出歷史情形，并且還是人們借以獲得精神享受的有效途徑。除此之外，還應(yīng)當(dāng)注意到，藝術(shù)博物館檔案既能反映收藏品的歷史，同時對于博物館歷史也進(jìn)行了很好的反映，使得美術(shù)博物館的功能進(jìn)一步得以擴(kuò)展，創(chuàng)造了檔案展覽的前提條件。目前，美術(shù)博物館的檔案管理在經(jīng)過了數(shù)十年的發(fā)展之后，已逐漸在藝術(shù)博物館中獲得了重要地位，發(fā)揮著重要的功能。在此背景下，藝術(shù)博物館在我國逐漸得以興起并取得了良好的發(fā)展，很多新的業(yè)務(wù)和功能得以開發(fā)出來。檔案管理已經(jīng)被我國越來越多的藝術(shù)博物館所重視。以下就當(dāng)前藝術(shù)博物館的檔案管理及其方法進(jìn)行簡要的分析。

二、藝術(shù)博物館檔案管理的界定

從檔案本身的意義來看，我們可以給藝術(shù)博物館檔案做這樣的定義：美術(shù)博物館檔案在日常中是一種運(yùn)營的原始數(shù)據(jù)，開展美術(shù)機(jī)構(gòu)和藝術(shù)的藝術(shù)作品的概況，歷史、藝術(shù)成就等存檔記錄，這些記錄有客觀、真實和全面的特點(diǎn)，可用于管理。簡而言之，藝術(shù)博物館和公共機(jī)構(gòu)一樣，都是藝術(shù)博物館里的藝術(shù)品，因為更的系統(tǒng)、專業(yè)的管理要求。它需要收集、分類和描述數(shù)據(jù)，建立健全的評價體系，以進(jìn)行正常的管理和運(yùn)作，如活動組織、做學(xué)術(shù)研究或者是展覽交流等等。

三、美術(shù)博物館檔案的管理方法

1979年12月，在美國發(fā)生了一場現(xiàn)代博物館檔案運(yùn)動，這對當(dāng)代的博物館發(fā)展起到了十分重要的作用。這場運(yùn)動的開始是由于在馬里蘭州貝爾蒙特會議中心舉行的貝爾蒙特會議，該會議由二十二位來自加拿大以及美國本地的圖書館館員以及檔案管理員共同參與的。他們對藝術(shù)博物館的檔案管理方法進(jìn)行了深入的討論，本次會議極大地促進(jìn)了美術(shù)館檔案管理的發(fā)展歷程，使博物館檔案工作更趨專業(yè)。下面，我們將從收集、評價系統(tǒng)、分類和描述這幾個方面來對藝術(shù)博物館檔案的管理方法進(jìn)行闡述。

（一）收集

館藏是藝術(shù)博物館檔案管理的重要內(nèi)容之一。“巧婦難為無米之炊”。博物館開展工作的基礎(chǔ)便是其豐厚的館藏，它們既包括著名的藝術(shù)作品還包括歷史價值巨大的名人手跡。在對于收藏材料的收集中，藝術(shù)博物館既要考慮到藝術(shù)品，還需要考慮藝術(shù)家自身的相關(guān)檔案及其手稿等。舉個例子，1970年，泰特美術(shù)館建立，該美術(shù)館的大部分檔案材料都來源于20世紀(jì)活躍的很多藝術(shù)家。泰特美術(shù)館曾一度驕傲地對外宣傳到：本美術(shù)館的檔案中心總收藏量總共達(dá)到了一百萬份，它涉及了幾乎所有的與泰特美術(shù)館有關(guān)的藝術(shù)家的相關(guān)信息。泰特美術(shù)館的館藏檔案如此之博不禁讓人瞠目，這些館藏的種類也十分之豐富，包括了藝術(shù)家個人的手稿、日記、日常工作的照片、創(chuàng)作所用的工具等等。這些文件是泰特美術(shù)館展覽活動主要內(nèi)容之一，也是使美術(shù)館展覽活動更加豐富多彩的條件。美國匹茲堡的Andy warhol博物館在收集檔案數(shù)據(jù)方面也有一個自豪的資本[2]。博物館的檔案中心有8000多立方英尺，大量收集沃霍爾自己的物品，如衣服、照片、信件、私人收藏等。

（二）建立檔案評估系統(tǒng)

檔案管理員必須理解文件信息管理只針對非當(dāng)前文件。一般來說，非當(dāng)前文檔指的是兩年后的文檔。這些文件通常不被員工使用，這將失去新的價值。對于非當(dāng)前文件，歸檔人員應(yīng)該評估其內(nèi)容的價值，并選擇要包含在文件中心的收集的數(shù)據(jù)。具體來說，由于其重要的研究價值和提供基本信息的意義，收藏的展覽文件和檔案往往被選為檔案材料。對于那些不在當(dāng)前文件中沒有長期保存價值的數(shù)據(jù)，如拷貝、日程安排、草稿文件、任務(wù)列表和工作安排等，由于其收藏價值低，不會被歸類為檔案中心。檔案管理人員選擇檔案信息也有一定的價值判斷，例如，數(shù)據(jù)記錄的活動，記錄了部門活動的重要性。最后，綜合評價檔案可以在美術(shù)館的重要部門查閱到。結(jié)合這三個標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理員能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案評估。此外，檔案歸檔有好幾年的時間。以西方藝術(shù)博物館為例，將管理年限分為長期和短期兩種制度，并根據(jù)藝術(shù)博物館的特點(diǎn)將其分為永久性、長期和短期兩種體系。

（三）分類與描述

對于美術(shù)博物館的檔案，在其完成相應(yīng)的工作之后，需要進(jìn)一步對其進(jìn)行分類整理，使其得以管理、保存以及相關(guān)使用。藝術(shù)博物館檔案管理經(jīng)過幾十年的探索，檔案管理者構(gòu)建了檔案管理的基礎(chǔ)，以下四項原則是其中的基本原則：弄清來源、理性原則、原始秩序和層次控制。其中，弄清來源以及理性原則在檔案管理中是運(yùn)用得最為廣泛的。通常而言，藝術(shù)博物館檔案的分類和整理是基于數(shù)據(jù)的內(nèi)容，檔案的相應(yīng)分類方法往往受到檔案收藏理念的影響。在此，筆者將對其進(jìn)行簡要的闡述。最新版的《文件術(shù)語詞典》將“源”定義為"在交易活動的過程中，在交易活動的過程中，文件組織或個人的形成、存儲和使用"。從該定義中，我們不難發(fā)現(xiàn)，文件源是指提供檔案信息的原始單位或部門。值得注意的是，創(chuàng)建檔案的個人，如博物館館長和藝術(shù)家，也可以作為來源。此外，原則是重要的分類原則之一。簡而言之，原則就是根據(jù)事件的內(nèi)容來記錄事件。在美術(shù)博物館的語境中，理性原則指的是藝術(shù)博物館是根據(jù)具體的項目、主題類別和個人形式的檔案組等單位的重要內(nèi)容，并按照一定的邏輯對檔案組進(jìn)行歸檔。

四、美術(shù)博物館檔案的利用方式

（一）經(jīng)典重現(xiàn)

2013年是兵工廠展覽的第一百周年，藝術(shù)館檔案中心聯(lián)合芝加哥藝術(shù)中心共同舉辦了以軍械庫為主題的展覽。在該展覽中，藝術(shù)館檔案中心以及芝加哥藝術(shù)中心對于軍械庫的發(fā)展歷程作了重點(diǎn)回顧，展出的館藏檔案生動的再現(xiàn)了軍械庫這一百年的流變歷程。藝術(shù)博物館選擇組織者成立藝術(shù)聯(lián)盟，以促進(jìn)展覽的順利發(fā)展。他們以“代表歐洲和美國最佳當(dāng)代藝術(shù)展”為目標(biāo)，在本次會議之后，確定并公布了聯(lián)盟的十四個重要組成成員，宣布由他們對展覽的全程進(jìn)行把控。他們在對展覽的相關(guān)布局進(jìn)行多次討論之后，最終確定將展覽的空間依據(jù)不同民族與不同流派依次劃分為18個區(qū)域，共計展出的作品達(dá)到了1200件。為了獲得更為廣大游客的認(rèn)可，聯(lián)盟還制作了海報、明信片在紐約論壇和其他報紙上刊登和刊登廣告。在聯(lián)盟成員的齊心協(xié)力之下，該展覽得以成功舉辦，并樹立了國際趨勢表現(xiàn)主義藝術(shù)博物館的形象。與此同時，紐約的軍械庫展覽遭到了波士頓和紐約的猛烈抨擊。這說明現(xiàn)代藝術(shù)博物館已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N新的藝術(shù)媒介，現(xiàn)在人們也在學(xué)著適應(yīng)和接受這種新的藝術(shù)媒介。

（二）獨(dú)立策展人檔案

獨(dú)立館長的檔案始于20世紀(jì)70年代，因為它是從藝術(shù)畫廊或藝術(shù)機(jī)構(gòu)的限制中解放出來的，它成為景觀的一個特色。目前為止，哈羅德·齊默爾曼檔案一直是最為著名的獨(dú)立策展人檔案，其在檔案管理歷史擁有十分重要的位置。哈羅德·齊默爾曼是當(dāng)前公認(rèn)的第一位西方藝術(shù)史上的獨(dú)立策展人，他終身致力于各類展覽的舉辦，他一生舉辦的展覽總共多達(dá)200余次，他成了策展人的時代象征，他將展覽的空間升級到了“民主實驗場”的藝術(shù)高度，基于他對展覽事業(yè)的偉大貢獻(xiàn)，2011年，蓋蒂中心首次推出了哈羅德·齊默爾曼（Harold Zimmerman）檔案的收藏，并開始整理所有的數(shù)據(jù)。檔案館成立了哈羅德·齊默爾曼檔案組，并推出了哈羅德齊默爾曼的有關(guān)展覽。繼而卡塞爾文獻(xiàn)展以及威尼斯雙年展也在這次展覽的影響下得以舉辦，一種全新的形式在當(dāng)代藝術(shù)領(lǐng)域得以誕生。美術(shù)館在經(jīng)過了幾代人的努力后其檔案管理方法和使用方法都取得了很大的進(jìn)步，藝術(shù)博物館的專業(yè)水平也得到了提高。通過檔案管理，藝術(shù)博物館可以從藝術(shù)史的發(fā)展、藝術(shù)博物館研究對象及其相關(guān)方法等領(lǐng)域作出更為新穎的探索。我們有理由堅信，對于美術(shù)博物館的檔案管理和利用在未來的很長一段時間內(nèi)都將發(fā)展得更為先進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]熊燦兵，孫毅.簡議高技術(shù)條件下的檔案安全保護(hù)[J].信息管理，2003，（04）.

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[3]周耀林.對1949—2000年我國檔案保護(hù)技術(shù)研究論文的統(tǒng)計分析[J].檔案學(xué)研究，2002，（04）.

[4]邢濤.檔案展覽中的檔案保護(hù)[J].湖南檔案，1999，（02）.

作者單位：

山西省呂梁市孝義市美術(shù)館