信息時代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑探索

李楠

摘 要：在高校的發(fā)展過程中，學(xué)校工作涉及的內(nèi)容越來越多，而且工作形式也在不斷的變化，由此產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息文件是在學(xué)校工作總結(jié)與規(guī)劃中的重要資料。所以，對高校檔案管理進行不斷創(chuàng)新，是保障高校正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵工作。在信息化的時代，利用先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對高校檔案進行管理，已經(jīng)成為當(dāng)前高校發(fā)展中的重要形式。信息化管理能夠提升檔案管理的效率，保障檔案數(shù)據(jù)信息的精確性。本文將通過分析高校檔案管理中存在的問題，探索信息時代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息時代；高校檔案管理；創(chuàng)新路徑

在科學(xué)技術(shù)的不斷進步中，信息技術(shù)成了社會生產(chǎn)生活模式變革的重要推動力，尤其是隨著大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)的不斷應(yīng)用，大大提升了人們的工作效率。高校工作繁雜，在工作開展中會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，這不僅僅是學(xué)校過往工作狀況的反應(yīng)，也是學(xué)校制定未來發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。因此，檔案的精確性和全面性對于學(xué)校的發(fā)展具有十分重要的意義。尤其是在信息化時代，高校工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息會大量增加，如何對如此龐雜的信息進行有效整合、分析和管理，為管理者提升決策的合理性與科學(xué)性提供依據(jù)，成了當(dāng)前高校發(fā)展中的重要話題。高校檔案通常包括學(xué)生學(xué)籍相關(guān)文件和自身建設(shè)材料、科研成果材料等，對于上述檔案資料進行有效管理，才能夠不斷發(fā)揮高校檔案在學(xué)校發(fā)展中的重要價值。

1 信息時代高校檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作重視程度低

在高校管理工作中，對于檔案管理的重視程度低是一直存在的問題。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，沒有對檔案管理人員進行有效管理與考核，不重視檔案的有效利用。其次，檔案管理人員對于檔案管理工作不夠重視，人浮于事的現(xiàn)象大量出現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)者與工作人員還未意識到在信息化的時代，檔案對于一個學(xué)校發(fā)展的重要性，對于信息化管理模式置若罔聞，檔案的應(yīng)用意識淡薄。上述現(xiàn)象都會導(dǎo)致檔案管理的效率低下，影響整個高校工作的開展。

1.2 檔案管理體系不完善

在檔案管理中，檔案管理體系的建立有助于工作效率的提升，實現(xiàn)對檔案的有序化管理，為學(xué)校各項工作的開展提供充足的保障。但是，目前很多高校都未建立完善的檔案管理工作體系，或者未對原有工作體系進行更新，導(dǎo)致不能夠適應(yīng)信息時代高校工作的開展。在很多高校的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的抄錄是其主要工作方式，缺少電子檔案的應(yīng)用。這樣的工作模式不僅僅效率低下，而且很容易造成檔案信息的精確性下降，不利于領(lǐng)導(dǎo)者利用檔案信息進行決策的制定。在信息化的時代，高校如果沒有建立信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，那么就會導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，使得高校檔案的價值不能得到發(fā)揮[1]。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

在檔案管理人員的選拔過程中，由于選撥標(biāo)準(zhǔn)的缺失或者不完善，導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)不高，不具備專業(yè)的知識和技能，管理水平受限。而且隨著信息時代的到來，實現(xiàn)檔案管理的信息化管理是學(xué)校發(fā)展的趨勢，但是很多檔案管理人員對于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一竅不通，是檔案管理工作創(chuàng)新的重大阻礙。工作內(nèi)容的增加和類型的豐富，使得工作人員的工作壓力增大，自身不能夠適應(yīng)當(dāng)前檔案管理發(fā)展的水平，影響了檔案管理工作的有效開展。

2 信息時代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑

2.1 建立健全檔案信息化管理制度

在檔案的信息化管理中，制度保障是實現(xiàn)工作效率和質(zhì)量不斷提升的基礎(chǔ)和前提。因此，必須建立健全檔案信息化管理制度，促進檔案管理工作的有效開展，同時能夠應(yīng)對學(xué)校工作中的安全風(fēng)險[2]。在檔案審核、檔案存儲、檔案借閱等環(huán)節(jié)，應(yīng)該對管理制度進行細(xì)化，保障檔案信息化管理中每一個細(xì)節(jié)的規(guī)范性。工作人員對檔案進行審查，保障檔案的完整性是檔案審核環(huán)節(jié)的工作重點。對于檔案借閱也要做好相關(guān)跟蹤工作，根據(jù)相關(guān)制度權(quán)限，對于檔案的保密性和完整性進行有效控制。在進行檔案存儲時，為了便于檔案的調(diào)取，應(yīng)該對檔案進行分類存放，并在日常工作中進行定期維護。此外，應(yīng)該不斷加強計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)等的應(yīng)用，促進檔案信息化管理制度的不斷完善。

2.2 提升檔案人員素質(zhì)

在檔案信息化管理當(dāng)中，管理人員的素質(zhì)決定著管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作內(nèi)容較為枯燥，因此其對優(yōu)秀人才的吸引力就會減弱，導(dǎo)致在目前高校檔案管理中的優(yōu)秀人才少之又少。在信息化的時代，檔案管理人員除了應(yīng)該具備一定的外語知識、語言溝通能力和業(yè)務(wù)能力等，還應(yīng)該掌握先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠?qū)τ跈n案管理軟件進行開發(fā)研究，在網(wǎng)站維護和數(shù)字檔案館的建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮重要作用。因此，需要對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，在豐富其檔案管理知識的同時，對于相關(guān)計算機技術(shù)進行深入學(xué)習(xí)。也可以與其他高校進行交流合作，通過在交流中學(xué)習(xí)先進的信息化管理經(jīng)驗和技術(shù)，提升自身信息技術(shù)應(yīng)用水平。

2.3 推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)

信息時代的到來和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為社會生產(chǎn)模式的完善帶來了強大的動力，數(shù)字化管理已經(jīng)成為當(dāng)前高校管理工作中的重要內(nèi)容[3]。尤其是對于檔案管理工作來說，其涉及的內(nèi)容龐雜無序，如果還是采用以往人工管理的方式，不僅僅會給工作人員帶來極大的工作壓力，也會導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性受到影響，嚴(yán)重的會因為人為因素導(dǎo)致檔案缺失，影響高校工作的開展。因此，必須推進高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。學(xué)校應(yīng)該應(yīng)用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立完善的數(shù)字化檔案管理平臺，并依靠技術(shù)人員對其進行維護管理。在檔案信息的錄入、存儲、分析、整合和分享的過程中，實現(xiàn)全流程的數(shù)字化操作。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，不僅僅會提升檔案管理的工作效率，也是保障檔案信息準(zhǔn)確性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.4 加大資金投入

在檔案管理的創(chuàng)新過程中，要想實現(xiàn)信息化管理，就必須加大資金投入完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，為檔案管理工作的有效開展保駕護航。首先應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫硬件設(shè)施和計算機服務(wù)器進行定期升級更新，保障其信息存儲、傳輸和分享過程中的安全性。其次應(yīng)該不斷豐富檔案存儲的形式，加強計算機刻錄儀器的投入使用，促進光盤或者網(wǎng)盤等新存儲方式的使用[4]。最后還應(yīng)該定期維護軟硬件設(shè)備，對于信息化檔案管理系統(tǒng)中的漏洞進行及時修復(fù)，保障防火墻和殺毒軟件的穩(wěn)定性，不斷增強信息化檔案管理系統(tǒng)的可靠性。

3 結(jié)語

在信息時代，高校工作產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)更加龐雜，做好檔案管理工作不僅僅有助于對學(xué)校管理工作進行總結(jié)反思，也是制定學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。但是在目前的檔案管理中，存在檔案管理工作重視程度低、檔案管理體系不完善、檔案管理人員素質(zhì)不高等問題，限制了檔案應(yīng)有價值的發(fā)揮。因此，必須建立健全檔案信息化管理制度、提升檔案人員素質(zhì)、推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)、加大資金投入。

參考文獻

[1]甘萍.信息時代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].蘭臺世界，2018（04）：58-60.

[2]徐曉華.信息時代背景下地方高校檔案管理信息化建設(shè)路徑探索[J].通訊世界，2016（15）：219.

[3]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2015，31（01）：181-182.

[4]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代情報，2007（06）：63-64+67.