淺談當前人事檔案管理工作面臨的問題及應對

田秀華 劉悅捷

摘 要：人事檔案承載了單位內(nèi)部人才信息，其在人才利用方面扮演了重要角色，為人力資源工作提供了有價值的理論依據(jù)。當前我國社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，隨著市場制度的進一步深化，人事檔案的作用日益凸顯，但現(xiàn)階段的檔案管理工作還存在不少缺陷，阻礙了事業(yè)單位的進一步發(fā)展。對此，本文基于認識檔案管理工作的概念，深入探究該項工作當前所面臨的問題，具體分析后提出了相應的應對措施，以供參考。

關鍵詞：人事檔案；管理工作；問題；完善；對策

人事檔案不僅僅代表了個人的職稱評定、表彰獎勵以及職位晉升情況，也是事業(yè)單位開展工作、發(fā)展變革的重要記錄，人事檔案管理工作是否有效會直接影響到單位今后的發(fā)展道路。

1 人事檔案概述

無論是國家組織，還是社會制度，在人事管理的活動中人事檔案都發(fā)揮了重要作用，它記錄了個人生活、工作、學習、社會貢獻等信息，通常以文字或表格的形式展現(xiàn)。檔案材料的特點和價值決定了人事檔案的內(nèi)容，經(jīng)過長時間的發(fā)展，最終演變成人事檔案。單位部門、社會活動在選擇人才的過程中，將人事檔案當做衡量個人水平與能力的主要依據(jù)，但由于每個單位的性質不同，還要將檔案制定成冊，便于日后使用。由此可見，人事檔案的特點包括：真實性、現(xiàn)實性、權威性、機密性以及專業(yè)性。人事檔案要注重私密信息的保護，代表著個人與國家權益得到了保護。

2 現(xiàn)階段人事檔案管理工作存在的問題及原因

2.1 對人事檔案管理工作重視程度不夠

人事檔案管理工作設計范圍較廣，處理起來較為繁瑣、復雜，且會耗費一定的實踐，對于人員信息多的單位來說，還加大了員工的工作量，因此始終難以做出成效。與事業(yè)單位的主要業(yè)務相比，人事檔案管理工作常被忽略，這一問題將會引發(fā)惡性循環(huán)，并帶來一系列的不良影響。一方面，由于重視程度不足，干部職工在填寫檔案信息時不夠嚴謹，往往采取應付心態(tài)，從而導致了檔案混亂的問題，檔案時間、期間和邏輯之間的沖突加重了檔案管理工作量。另一方面，如果職工未能及時上交人事檔案，使得歸檔延期，還有可能造成檔案不完整的現(xiàn)象。長此以往，多個問題疊加在一起，人事檔案管理工作無法順利開展，將會阻礙單位其他業(yè)務的進行。

2.2 人事檔案管理工作缺乏有序制度

由于制度方面的缺陷，所導致的問題有三：首先，由于單位性質不同，其對于材料填寫內(nèi)容的要求也存在差異。例如職工檔案中的“三齡一歷”的填寫，據(jù)調查了解，現(xiàn)階段仍舊存在大量前后依據(jù)不一致的問題，還包括工齡、出生陰陽歷以及學歷的混淆現(xiàn)象。其次，檔案材料填寫格式不同，個單位的檔案表格有較大的出入，如果遇到不同單位間的檔案變動情況，管理人員往往要花費更多的實踐去分類歸檔一些本質相同的材料。其三，檔案管理模式存在缺陷，由于缺乏有效的制度監(jiān)督，始終無法實現(xiàn)閉環(huán)式管理程序，各個工作環(huán)節(jié)未能連接到一起，責任落實不到位。

2.3 人事檔案管理設施不完善

檔案管理設備的作用在于檔案的查閱和保管兩方面，由于檔案資料基礎打，因此管理起來十分復雜，再加上隨著工作持續(xù)推進，單位難免會出現(xiàn)人員變動，檔案資料逐日遞增，管理難度也更大。當前現(xiàn)代化信息設備的應用并不全面，仍舊有部分單位依靠人力進行檔案管理共工作，工作精確度得不到保障，且不利于工作效率的提升，會造成一定程度的資源浪費。一直以來，當前紙質版資料仍是主流，紙質資料的防潮、防蟲、防火需求更高，必要時還需要高科技設備加以保護，但技術問題始終是阻礙人事檔案管理工作關鍵，因此該如何做好檔案保管工作是管理人員的重要任務。

2.4 人事檔案管理人員綜合素質有待提高

人員問題具體體現(xiàn)在以下三方面：一是從事檔案管理工作的人員老齡化問題嚴重。由于檔案管理工作復雜且乏味，多數(shù)年輕人難以從該項工作中獲得進步，老齡化員工學歷普遍不高，甚至多數(shù)員工專業(yè)不對口，導致檔案管理無法實現(xiàn)專人專管。二是后續(xù)動力不足，單位在繼續(xù)教育方面的投入較小，管理人員開展工作通常憑借以往經(jīng)驗，不能熟練掌握并使用現(xiàn)代數(shù)字化設備，因此難以滿足工作需求。三是責任意識薄弱、工作積極性不高，事業(yè)單位領導并未給予檔案管理工作足夠的重視，該項工作始終不見成效，還會耗費一定的實踐和人力，從事該項工作的員工往往回出現(xiàn)消極怠工、推脫責任的狀況。

3 對提高人事檔案管理工作質效的幾點建議

3.1 加強引導，提升重視程度

一是檔案管理人員要增強與單位領導的溝通交流，及時向其匯報工作進度，并詳細描述工作中的重點和難點，讓領導意識到該項工作的重要性，從根本上解決動力問題，領導要充分發(fā)揮引導作用，進而形成自上而下的有力工作支撐，確保檔案管理工作的順利開展。二是在單位內(nèi)部廣為宣傳，并適當增加渠道。可以通過定期開展宣講會的形式來進行檔案宣傳工作，幫助員工增強責任意識，提高他們的工作積極性。對于廣大干部職工來說，人事檔案的整理和歸檔工作都要嚴格按照流程進行，以此來保證管理工作的規(guī)范性。

3.2 梳理流程，形成規(guī)范制度

一是填寫標準，領導要結合本單位的工作實際，從長遠角度去考慮問題，同時站在更高層面制定檔案標準與規(guī)范，是降低檔案出錯率的有效舉措，此外，老舊檔案的審查工作同樣不容忽視，要求全體員工盡快統(tǒng)一口徑，避免制度變更所帶來的不必要的工作環(huán)節(jié)。二是明確單位發(fā)展戰(zhàn)略目標，理順檔案管理思路，根據(jù)實際情況制定檔案管理總體規(guī)劃，促進該項工作朝著流程化、規(guī)范化的方向發(fā)展。三是進一步完善監(jiān)督制度，將各項監(jiān)督措施落到實處，及時找出并解決檔案管理工作中的隱患。

3.3 做好調研，完善人事檔案室設備

隨著現(xiàn)代化進程的加快，檔案信息需求不斷增加，事業(yè)單位構建電子檔案信息化的管理機制勢在必行。首先，單位要充分發(fā)揮人事檔案計算機的輔助作用，靈活運用多種現(xiàn)代化設備和技術，實現(xiàn)檔案資料的全面整理。與此同時，借助相關技術，將人事檔案中的圖片和視頻都轉變?yōu)閿?shù)據(jù)形式資料，在保留紙質檔案的同時，實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的有效利用。另外，為了實現(xiàn)全面推進人事檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展，管理工作人員必須切實做好檔案信息保存工作，確保檔案信息的完整性與權威性。在計算機網(wǎng)絡技術的幫助下，不僅能夠進一步提高檔案管理工作質量，還有助于提升檔案利用效率。最后，紙質版檔案的保存要結合具體情況，合理設置防盜、監(jiān)控、干濕器等設備加以保護。

3.4 狠抓教育，提高從業(yè)人員綜合素質

當前的檔案管理工作不斷細化，對于從事該項工作的員工提出了更高的要求，除了要具備相應的綜合素質以外，還要通過繼續(xù)教育來掌握現(xiàn)代信息技術的應用。針對責任意識薄弱、工作積極性不高的員工，事業(yè)單位還要增設考評機制，同時加強員工黨性教育，用以培養(yǎng)檔案管理人員的使命感和奉獻精神，提高他們的工作積極性。另外，為了保持工作先進性，單位還要招收對口專業(yè)的畢業(yè)生，充分發(fā)揮人才價值，從而為檔案管理工作注入新的活力。

4 結語

綜上所述，新形勢下，為了更好的滿足檔案工作需求，推進人力資源開發(fā)，事業(yè)單位必須高度重視人事檔案管理工作，并在實踐中不斷提高其規(guī)范性，針對管理工作中出現(xiàn)的問題，相關人員在具體分析后，可以通過完善檔案管理制度，加大人才培養(yǎng)力度、全面推進信息化建設來實現(xiàn)管理流程的規(guī)范化，進一步提高人事檔案管理工作的質量和效率。

參考文獻

[1]戴永成.人事檔案管理中存在的問題及解決措施[J].現(xiàn)代交際，2018（10）：121-122.

[2]燕翔.人事檔案管理面臨的新問題及改革路徑探討[J].辦公室業(yè)務，2018（05）：141.

[3]張騰華.關于人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及對策的研究[J].民營科技，2017（01）：129.