【摘 要】隨著信息化進(jìn)程的快速發(fā)展,企業(yè)的全面系統(tǒng)化、自動(dòng)化、智能化成為必然趨勢,現(xiàn)代化的高科技發(fā)展推動(dòng)信息化進(jìn)程進(jìn)入新的時(shí)代。ERP(Enterprise Resource Planning)作為信息時(shí)代的產(chǎn)物已經(jīng)被很多先進(jìn)企業(yè)接納和運(yùn)用。企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)為企業(yè)經(jīng)營服務(wù)是企業(yè)進(jìn)步的一個(gè)鮮明標(biāo)志。對于傳統(tǒng)出版行業(yè)需要跟上市場發(fā)展的步伐,改變傳統(tǒng)運(yùn)營和管理模式,ERP系統(tǒng)可以給予有效的技術(shù)支持和服務(wù)。ERP系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)單一模塊的圖書出入庫系統(tǒng)、銷售系統(tǒng),更好將企業(yè)業(yè)務(wù)流程融合并將信息資源整合,在任何時(shí)間都能讓企業(yè)管理者和系統(tǒng)使用人掌握企業(yè)發(fā)展的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)和具體狀況。ERP系統(tǒng)將原有脫節(jié)和重復(fù)的環(huán)節(jié)省略,構(gòu)建一體化、全流程模型,提高了業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理的工作效率,更有利于重點(diǎn)關(guān)注產(chǎn)品銷售狀況、產(chǎn)品成本分析和單品種產(chǎn)品的利潤核算,為傳統(tǒng)核算會計(jì)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型提供了更有效信息化平臺和堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。本文以某出版企業(yè)為例,闡述了ERP實(shí)施的背景及現(xiàn)狀,分析了ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理的問題,探討了對未來系統(tǒng)實(shí)施中的優(yōu)化策略。
【關(guān)鍵詞】ERP;出版企業(yè);財(cái)務(wù)管理
一、出版企業(yè)ERP實(shí)施的背景及現(xiàn)狀
1.出版企業(yè)管理相對落后
出版企業(yè)作為文化傳播的載體,對整個(gè)社會的文化氛圍和知識導(dǎo)向起到引領(lǐng)和推進(jìn)的作用。如今出版行業(yè)已經(jīng)遍地開花,競爭越發(fā)激烈,出版企業(yè)面臨越來越大的競爭壓力和挑戰(zhàn)。隨著信息時(shí)代的到來,電子圖書,音像制品開始搶占原有紙質(zhì)圖書的部分市場,尤其受到年青一代讀者的青睞,雖然不可能完全取紙媒的地位,紙媒依然具有存在的根本意義和對于知識傳播的不可替代作用,但是紙質(zhì)媒介出版不再是曾經(jīng)的朝陽行業(yè),已經(jīng)過了原有的輝煌時(shí)代。然而出版企業(yè)的管理還停留在原有的老套形式,固步自封,勢必遭到市場的嚴(yán)重沖擊甚至面臨競爭淘汰,舊時(shí)期的產(chǎn)供銷、運(yùn)營、管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)如今市場的高速發(fā)展和進(jìn)步趨勢。老出版企業(yè)工作人員辦公效率低,管理層決策速度慢,整個(gè)流程全部完成確定的方案,可能已經(jīng)有新型企業(yè)快速?zèng)Q斷,搶先出版,搶占了市場先機(jī)。因此,出版企業(yè)亟需轉(zhuǎn)型,順應(yīng)大趨勢,企業(yè)管理必須要從扁平化向多元化轉(zhuǎn)變,推陳出新,適應(yīng)信息時(shí)代的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn),才能有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和良性循環(huán)。
2.出版企業(yè)信息化基礎(chǔ)薄弱
出版企業(yè)的信息化基礎(chǔ)相對薄弱,由于各模塊分別核算,各自為戰(zhàn),導(dǎo)致獲取信息不對等甚至不準(zhǔn)確,且缺乏時(shí)效性,對整合信息資源不利。對于出版行業(yè)這一特殊行業(yè),一般企業(yè)應(yīng)用的ERP系統(tǒng)很難滿足出版行業(yè)的需求。而且由于出版行業(yè)成本流程復(fù)雜,雖然工藝沒有工業(yè)行業(yè)精細(xì),但是具體實(shí)施細(xì)節(jié)繁瑣、周期較長,較大型的ERP系統(tǒng)很對于這一狹小特殊行業(yè)不愿做這種小而復(fù)雜的項(xiàng)目,量身定制、設(shè)計(jì)研發(fā)出版企業(yè)的ERP收益也不夠豐厚,所以極少有涉足出版行業(yè)這一領(lǐng)域的開發(fā)商。出版行業(yè)的收入確認(rèn)、成本歸集、統(tǒng)計(jì)和分析大多還停留在手工方式,前后端脫節(jié),信息化程度較差,缺乏創(chuàng)新。出版行業(yè)舊的框架想要徹底改變就要把所有環(huán)節(jié)整合再造。
3.圖書單品種利潤核算方法落后
由于出版企業(yè)圖書成本管理及核算缺乏系統(tǒng)支持,編輯部門和出版部門對圖書發(fā)生成本的對賬、結(jié)算時(shí)間通常滯后于圖書出版時(shí)間,所以圖書的財(cái)務(wù)賬面成本并不能真實(shí)體現(xiàn)圖書的實(shí)際生產(chǎn)成本,影響庫存圖書金額,同時(shí)影響主營業(yè)務(wù)成本的確認(rèn)和計(jì)量。圖書已經(jīng)發(fā)貨、業(yè)務(wù)員對賬確認(rèn)完成、實(shí)現(xiàn)銷售,但是此時(shí)的圖書生產(chǎn)成本可能還沒有結(jié)算完成,金額大的項(xiàng)目還沒有入賬,生產(chǎn)成本還不齊全,無法對應(yīng)“主營業(yè)務(wù)收入”匹配與之對應(yīng)的合理的“主營業(yè)務(wù)成本”,因此造成前期銷售圖書主營業(yè)務(wù)成本偏低,而后期可能成本已經(jīng)錄入齊全,主營業(yè)務(wù)成本又轉(zhuǎn)向偏高,單書成本的時(shí)點(diǎn)數(shù)值都不夠準(zhǔn)確,不易判斷圖書的真實(shí)利潤價(jià)值,很難實(shí)現(xiàn)圖書單品種管理。
圖書成本的錄入手工化程度極高,所有成本項(xiàng)都是靠人工手動(dòng)錄入,審核需要投入相應(yīng)人員進(jìn)行逐筆審核,而財(cái)務(wù)系統(tǒng)本身審核也需要花費(fèi)大量時(shí)間和人力,所以出版企業(yè)有些忽略成本系統(tǒng)的審核和把關(guān),通常缺少專門的審核人員對成本系統(tǒng)審核,只核對財(cái)務(wù)賬面和成本系統(tǒng)的整體數(shù)值,如此就缺少對成本系統(tǒng)的智能化監(jiān)控和評測,一旦出現(xiàn)疏忽和錯(cuò)誤,不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤。年度核算時(shí),圖書單品種核算通常要投入大量人力、調(diào)動(dòng)編輯部門、總編室、出版部、財(cái)務(wù)部等多個(gè)部門全員參與其中,進(jìn)行數(shù)據(jù)的逐項(xiàng)填報(bào)和確認(rèn),工作量極大,系統(tǒng)中錄入信息和尚未支付成本需要各部門反復(fù)核對和校準(zhǔn),完全將前期的工作轉(zhuǎn)移到后期一起完成,人工出具匯總圖書利潤核算報(bào)表,花費(fèi)周期長,時(shí)效性極差,此項(xiàng)工作急需系統(tǒng)支持,才能夠有效提高工作效率和報(bào)表的準(zhǔn)確度。
因此,為了能更好提高出版企業(yè)信息化程度,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、銷售、運(yùn)營、財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理等流程的全方位管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的系統(tǒng)化、智能化管理,擺脫靠多端口錄入的人工操作和大量的重復(fù)錄入,在系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持下,通過圖書單品種利潤核算考核并評測圖書的質(zhì)量,分析單品種圖書的經(jīng)濟(jì)效益,挖掘市場潛能,研究市場定位,緊跟市場趨勢,調(diào)動(dòng)各部門編輯的生產(chǎn)積極性,提高生產(chǎn)效益和經(jīng)濟(jì)效益,更加準(zhǔn)確和全面的完成業(yè)績考核,評價(jià)編輯選題,把控新的方向,減少人工投入,智能化分析成本利潤,需要通過ERP來完成精細(xì)化管理,優(yōu)化財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理。
二、ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理的問題分析
出版企業(yè)選擇ERP需要進(jìn)行多方面調(diào)研和評估,選擇適合自身情況的ERP系統(tǒng),不能盲目跟隨其他企業(yè)或者只聽信ERP開發(fā)商的單方介紹就匆忙選擇。很多問題是由于沒有充分考量企業(yè)自身的性質(zhì)和基礎(chǔ)條件,沒有進(jìn)行前期的充分的評估企業(yè)是否符合新ERP系統(tǒng)的適用范疇,盲從某大型企業(yè)的成功案例,沒有對新ERP系統(tǒng)為企業(yè)將來帶來的利弊關(guān)系進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,急于求成的簡單試運(yùn)行,正式運(yùn)行以后,各種業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在各種問題甚至致命弱點(diǎn)和差錯(cuò),導(dǎo)致ERP系統(tǒng)只為部門業(yè)務(wù)所用,沒有打通全流程的整體通路、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)資源共享,此時(shí)系統(tǒng)費(fèi)用已經(jīng)支出,再次更換ERP系統(tǒng)可能性極小,所以也不能迷信ERP系統(tǒng),畢竟任何系統(tǒng)都不是萬能的,需要進(jìn)行大量的系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置才能使流程順暢,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,使用方便,初次替換舊系統(tǒng)更換ERP系統(tǒng)一定要慎重考量和評測,寧可前期花費(fèi)時(shí)間多一些,也不要等到正式運(yùn)行時(shí)各使用部門反映問題,導(dǎo)致ERP系統(tǒng)失去其真正的意義。出版企業(yè)做好前期選擇ERP供應(yīng)商后,ERP系統(tǒng)開始進(jìn)駐現(xiàn)場,開始現(xiàn)場的ERP量身定制,做好ERP對各業(yè)務(wù)模塊的整合是ERP系統(tǒng)實(shí)施的重要環(huán)節(jié)也是上線ERP的最基礎(chǔ)工作,需要充足的各模塊整體的數(shù)據(jù)梳理和匯總工作,走訪企業(yè)各使用部門,全面提取和記錄各業(yè)務(wù)板塊的業(yè)務(wù)需求以及各種細(xì)節(jié),全盤掌握業(yè)務(wù)流程,反復(fù)溝通和整合各業(yè)務(wù)模塊,確定基礎(chǔ)條件,才能進(jìn)行ERP系統(tǒng)開發(fā)、編程等工作。
在ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問題分析如下:
1.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不足
財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是是反映企業(yè)經(jīng)營狀況和經(jīng)營環(huán)境的重要依據(jù),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性對于企業(yè)尤為重要。在ERP系統(tǒng)實(shí)施人員進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)研階段,提取原有系統(tǒng)中的各模塊數(shù)據(jù)進(jìn)行比對分析,以便確定各模塊之間的關(guān)聯(lián)和勾稽關(guān)系,從而整合數(shù)據(jù)完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在梳理流程的過程中發(fā)現(xiàn)各端口錄入數(shù)據(jù)無法完全匹配,運(yùn)用任何字段都不能達(dá)成一致的信息,存在部分重復(fù)錄入數(shù)據(jù)信息的情況,圖書出入庫管理不規(guī)范,缺乏財(cái)務(wù)監(jiān)督管理,各模塊之間沒有有效銜接,各自錄入自己獲取到的信息,導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算端口從出版部門取得的圖書基本信息與發(fā)行端業(yè)務(wù)部門實(shí)際入庫數(shù)據(jù)存在差異,系統(tǒng)沒有提示和預(yù)警,沒有復(fù)核手續(xù),不易判斷差錯(cuò)所在。在新的ERP系統(tǒng)中采用集成數(shù)據(jù)方式,從發(fā)生產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品入庫、產(chǎn)品銷售、材料購買、成本支出、費(fèi)用花銷等業(yè)務(wù)的一級部門采集數(shù)據(jù),通過系統(tǒng)復(fù)核,可行性評估,管理人員層級審核來確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最重要的審核環(huán)節(jié)在于財(cái)務(wù)審核,人工審核依然存在錯(cuò)誤的可能性,因此需要系統(tǒng)監(jiān)控各項(xiàng)成本費(fèi)用發(fā)生額的相對值進(jìn)行系統(tǒng)范圍控制和提示,實(shí)時(shí)監(jiān)控,系統(tǒng)判斷異常及時(shí)報(bào)警,確保業(yè)務(wù)單據(jù)真實(shí)有效。
2.財(cái)務(wù)報(bào)表的局限性
(1)ERP系統(tǒng)的報(bào)表開發(fā)不全面
ERP系統(tǒng)報(bào)表和各種查詢功能更偏向于物流和發(fā)貨用途和單節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)查詢,而對于整體數(shù)據(jù)的整合,加工、匯總、分類、分析還有所欠缺,對于財(cái)務(wù)分析和應(yīng)用不能給予有效的數(shù)據(jù)支持。
(2)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取時(shí)間節(jié)點(diǎn)不一致
ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取時(shí)間沒有按財(cái)務(wù)確認(rèn)時(shí)間為節(jié)點(diǎn),時(shí)間節(jié)點(diǎn)的提取模糊不清,申請時(shí)間和審核時(shí)間都不符合財(cái)務(wù)報(bào)表要求。數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)的不統(tǒng)一,報(bào)表數(shù)據(jù)就不能有效的實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理要求,不能按照財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行合理的數(shù)據(jù)分析。
3.成本費(fèi)用審核的明確性不足
(1)系統(tǒng)審核沒有區(qū)分成本類型
ERP系統(tǒng)審核費(fèi)用階段沒有分成本類別,稿費(fèi)等全額計(jì)入成本費(fèi)用項(xiàng)和材印裝都在一個(gè)界面,名稱不明確,和財(cái)務(wù)計(jì)量科目不符,計(jì)入生產(chǎn)成本的金額不明確,不在同一列,同一列的數(shù)據(jù)也不能歸集到同一項(xiàng)目中,不利于財(cái)務(wù)管理和數(shù)據(jù)提取,需要修改和增加選項(xiàng),并添加匯總報(bào)表(如下表)。
(2)成本項(xiàng)目提交缺少系統(tǒng)監(jiān)控
ERP系統(tǒng)的成本項(xiàng)目在系統(tǒng)中沒有設(shè)置系統(tǒng)智能識別,不能有效控制成本提交的重復(fù),需要人為進(jìn)行甄別,對提交的編審費(fèi)用重復(fù)或錯(cuò)誤只能靠查詢以前發(fā)生額來判斷是否已支付,沒有實(shí)現(xiàn)智能化管理和系統(tǒng)預(yù)警功能。成本費(fèi)用審核缺少系統(tǒng)提示,審核人不能及時(shí)得到需要審核單據(jù)的提示,或者發(fā)起人需要通過查詢才能確定已提交成本是否完成審批。
4.系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)索引的關(guān)聯(lián)性不足
系統(tǒng)查詢已發(fā)生成本費(fèi)用,缺少審核結(jié)算單號,報(bào)表間的勾稽關(guān)系沒有建立,不能提取數(shù)據(jù)源,沒有有效的利用數(shù)據(jù)產(chǎn)生合理的不利于查詢申請單據(jù)是否重復(fù)。關(guān)聯(lián)報(bào)表的相同數(shù)據(jù)需要唯一索引符的確定,以便查詢數(shù)據(jù)來源,便于財(cái)務(wù)分析需要。
5.結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)繁瑣
ERP系統(tǒng)增加了產(chǎn)成本(在產(chǎn)品)等與財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)科目意義不同的科目,成本核算結(jié)轉(zhuǎn)增加許多環(huán)節(jié),過度科目是為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)做完工結(jié)算等系統(tǒng)操作而代表的科目,實(shí)際意義不大。如產(chǎn)成品是為了生產(chǎn)成本結(jié)轉(zhuǎn)入庫的過度科目,然后再結(jié)轉(zhuǎn)入庫存商品,實(shí)際發(fā)生的成本與預(yù)提成本之間的差異要在生產(chǎn)成本和庫存商品進(jìn)行調(diào)整。減少了系統(tǒng)錄入,但是增加了結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的比對和核算工作量。
三、ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理的優(yōu)化策略
1.增加監(jiān)控力度確保數(shù)據(jù)有效性
企業(yè)的各層級對系統(tǒng)的監(jiān)控對ERP的有效應(yīng)用非常重要。增強(qiáng)管理人員和ERP系統(tǒng)的操作人員對ERP系統(tǒng)使用的重視程度,科學(xué)合理的使用ERP,有利于ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)揮最大化作用,確?;A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性,為企業(yè)的發(fā)展提供全面的信息支持。
2.完善財(cái)務(wù)報(bào)表
財(cái)務(wù)報(bào)表對于企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的反映起到至關(guān)重要的作用,提高數(shù)據(jù)的利用率,根據(jù)財(cái)務(wù)需求完善財(cái)務(wù)報(bào)表,才能更好的發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用,真實(shí)完整的反映企業(yè)的經(jīng)營成果和經(jīng)營狀況,為企業(yè)管理者提供更好的決策指引。增強(qiáng)系統(tǒng)潛力挖掘,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能應(yīng)用最大化。
3.優(yōu)化成本管理模式
在ERP系統(tǒng)由原來的實(shí)際成本法核算成本,改為預(yù)算成本法,增加預(yù)提成本概念。將圖書生產(chǎn)成本中在發(fā)印出版前能夠根據(jù)合同和成本要素預(yù)提稿酬、材印裝等占總成本比例較大的成本項(xiàng)目,解決實(shí)際成本法下主營業(yè)務(wù)成本前低后高的問題,更好的實(shí)現(xiàn)成本的實(shí)效性,增加報(bào)表的準(zhǔn)確度和有效性。
4.優(yōu)化單書成本利潤核算
通過ERP的全流程一體化管理,將圖書成本利潤核算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在前期做好扎實(shí)準(zhǔn)備,減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入,增加數(shù)據(jù)審核和數(shù)據(jù)監(jiān)控,提高工作效率。由粗放型管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)型。運(yùn)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能化單書成本利潤核算,摒棄之前的人工核算,為圖書利潤核算提供一個(gè)高效的平臺。
5.基于ERP系統(tǒng)提高財(cái)務(wù)管理水平
新技術(shù)的應(yīng)用需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視和大力支持,基于ERP系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)控制度,完善企業(yè)業(yè)務(wù)流程,增強(qiáng)各業(yè)務(wù)板塊之間的溝通。新技術(shù)的熟練掌握和應(yīng)用可以提高企業(yè)各業(yè)務(wù)流程的工作效率,只有掌握了系統(tǒng)的功能才能更好的應(yīng)用ERP系統(tǒng)為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。需要不斷提高財(cái)務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平,轉(zhuǎn)變思想觀念,培訓(xùn)學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)的功能和操作,了解實(shí)施階段各模塊應(yīng)用的意圖,才能判斷各業(yè)務(wù)流程的處理方法。否則花大價(jià)錢購置的ERP系統(tǒng)不能發(fā)揮其真正的作用,不懂得管理和數(shù)據(jù)監(jiān)控,ERP系統(tǒng)形同虛設(shè)。利用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)更有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理,達(dá)到企業(yè)管理層決策選擇ERP系統(tǒng)的初衷,實(shí)時(shí)掌控當(dāng)前企業(yè)出版發(fā)印、圖書生產(chǎn)成本、圖書銷售各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)。管理人員能夠更好地對企業(yè)的整體狀況了解和把控,通過抽取系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成的報(bào)表,更好的進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。增加財(cái)務(wù)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí),熟練掌握EPR系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程,有效挖掘系統(tǒng)潛能,增強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)管力度,提高財(cái)務(wù)管理水平,有效控制成本,開源節(jié)流,發(fā)揮財(cái)務(wù)管理對企業(yè)整體資源整合和資源配置的有效作用。
參考文獻(xiàn):
[1] 羅艷琴. ERP技術(shù)的應(yīng)用對企業(yè)會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的影響[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì), 2016,(26):110-111.
[2] 王振.ERP 環(huán)境下集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理優(yōu)化模式的研究[J]. 財(cái)經(jīng)界:學(xué)術(shù)版,2016(9):274.
作者簡介:
周俊哲(1983—),女,職稱:中級會計(jì)師,學(xué)歷:本科,主要從事企業(yè)財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)分析工作。