論行政單位“小金庫”的審計(jì)方法

中興財(cái)光華會(huì)計(jì)師事務(wù)所(特殊普通合伙)廣東分所

近幾年，從中央到地方，都對(duì)小金庫問題進(jìn)行了多次清理整治，伴隨著財(cái)務(wù)管理的日漸嚴(yán)格，小金庫問題有所改善，但因利益驅(qū)動(dòng)、制度缺陷、思想認(rèn)識(shí)、小團(tuán)體觀念等，總有少數(shù)人員對(duì)“小金庫”心向往之，抱有僥幸心理、繼續(xù)頂風(fēng)違紀(jì)，小金庫問題再次屢屢出現(xiàn)，嚴(yán)重?fù)p害國家和集體利益、滋生腐敗行為、擾亂經(jīng)濟(jì)秩序，引發(fā)人們強(qiáng)烈的關(guān)注。根據(jù)《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部、審計(jì)署、中國人民銀行關(guān)于清理檢查“小金庫”意見的通知》(國辦發(fā)[1995]29號(hào))第一條：“凡違反國家財(cái)經(jīng)法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，侵占、截留國家和單位收入，未列入本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門賬內(nèi)或未納入預(yù)算管理，私存私放的各項(xiàng)資金均屬‘小金庫’”的規(guī)定定義。本文就常見的幾種私設(shè)“小金庫”手法和審計(jì)人員所采取的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行探討。

一、私設(shè)“小金庫”的手法

(一)執(zhí)收單位將收取的非稅收入存入個(gè)人賬戶形成“小金庫”

執(zhí)收單位未將收取的非稅收入上繳國庫，并且未在單位法定賬簿上核算。而是存入個(gè)人賬戶用以發(fā)放在編人員年終雙薪及考核獎(jiǎng)補(bǔ)貼及購物卡等個(gè)人福利，例如：某行政下屬單位將收到的取泥費(fèi)、取水費(fèi)等收入分別存入單位主要領(lǐng)導(dǎo)及其近親屬個(gè)人賬戶上，用于發(fā)放在編人員年終雙薪及考核獎(jiǎng)、補(bǔ)貼、購物卡等個(gè)人福利，并且僅由出納在筆記本記錄上述款項(xiàng)的收入和支出，未在單位法定賬簿反映。

(二)未將租賃收入上繳國庫，且未在法定賬簿上核算形成的“小金庫”

單位將閑置的資產(chǎn)對(duì)外出租出借，未將出租出借收入上繳國庫，并且未在法定賬簿上核算租賃收入，就形成了“小金庫”。比如某縣政府下屬單位將場(chǎng)地租賃給外單位演出，將以現(xiàn)金方式收取的場(chǎng)地租賃費(fèi)20余萬元，未將此項(xiàng)租賃收入上繳國庫，而是存放于財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)的辦公室的保險(xiǎn)柜中，專門用于領(lǐng)導(dǎo)接待。為了規(guī)避接待費(fèi)超標(biāo)，未在賬上反映收取租金和支付業(yè)務(wù)接待費(fèi)。

(三)通過虛列支出形成“小金庫”

通過虛列辦公費(fèi)等支出，形成小金庫。例如：審計(jì)人員在審計(jì)某行政單位時(shí)，通過對(duì)該單位各項(xiàng)支出進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，發(fā)現(xiàn)辦公費(fèi)變動(dòng)異常，較上年增長近60%。審計(jì)人員將辦公費(fèi)作為一個(gè)專項(xiàng)，進(jìn)一步查閱了全年的辦公費(fèi)憑證和后面所附的發(fā)票、辦公材料清單等單據(jù)。并將全年所購的辦公用品的明細(xì)進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示該單位一年內(nèi)購買打印機(jī)耗材墨盒800多個(gè)。經(jīng)了解，該單位僅有4臺(tái)打印機(jī)，3臺(tái)為噴墨式打印機(jī)，僅需加碳粉就行，無需用到墨盒，僅有一臺(tái)便攜式的手提打印機(jī)需要用到墨盒，并且該打印機(jī)并不是經(jīng)常使用。經(jīng)詢問辦公室負(fù)責(zé)人和相關(guān)經(jīng)辦人，發(fā)現(xiàn)該單位一年內(nèi)消耗墨盒不超過20個(gè)，在事實(shí)面前，被審計(jì)單位不得不承認(rèn)利用虛列辦公費(fèi)用形成“小金庫”事實(shí)。

(四)實(shí)際已支出但仍掛賬在往來款而形成“小金庫”

一些單位利用往來款形成小金庫，比如被審計(jì)單位實(shí)際已收到退回不合格品采購款，但仍在應(yīng)收款項(xiàng)長期掛賬。還有一種情況是將已經(jīng)支出款項(xiàng)在應(yīng)付款科目掛賬，如：將已經(jīng)退回的合同履約保證金在其他應(yīng)付款科目長期掛賬。

(五)通過虛報(bào)工程量而形成“小金庫”

一些被審計(jì)單位通過虛報(bào)工程量而形成賬外資金。例如：審計(jì)人員在對(duì)某單位農(nóng)村路燈安裝工程審計(jì)，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等報(bào)賬資料中顯示安裝268盞，但經(jīng)審計(jì)人員實(shí)地查勘顯示僅安裝186盞。經(jīng)過進(jìn)一步詢問和調(diào)查證實(shí)，該單位串通施工單位和驗(yàn)收人員套取財(cái)政資金，用于發(fā)放在職職工福利。

(六)利用重復(fù)報(bào)銷費(fèi)用而形成“小金庫”

隨著營改增政策2016年5月1日的全面放開，采購人員可上網(wǎng)自行打印電子發(fā)票作為報(bào)銷憑證。由于電子發(fā)票可以多次打印，審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)個(gè)別單位利用電子發(fā)票重復(fù)報(bào)廢運(yùn)費(fèi)、快遞費(fèi)等支出，利用重復(fù)報(bào)銷費(fèi)用單據(jù)形成“小金庫”。

二、審計(jì)“小金庫”的方法

審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)在整個(gè)審計(jì)過程中保持職業(yè)懷疑態(tài)度，找準(zhǔn)審計(jì)切入點(diǎn)，實(shí)施審計(jì)程序，獲取充分適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)。由于“小金庫”的存在形式多種多樣，審計(jì)人員可以將多種審計(jì)方法相結(jié)合，提高審計(jì)效率、控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。下面就審計(jì)上述“小金庫”所采用的主要審計(jì)方法進(jìn)行介紹：

(一)通過網(wǎng)絡(luò)、電話等方式對(duì)被審計(jì)單位的基本情況進(jìn)行外圍了解。審計(jì)小組人員到被審單位，與被審單位相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審前調(diào)查工作，將審前調(diào)查內(nèi)容與網(wǎng)絡(luò)、電話外圍所了解的基本情況進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)被審單位按通知書要求提供基本情況表格，聽取被審計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)介紹，詢關(guān)相關(guān)人員。通過實(shí)施上述審計(jì)程序了解被審計(jì)單位的職責(zé)、科室設(shè)置、人員編制等情況，對(duì)照其支出情況，分析其與上述所了解的基本情況是否一致。對(duì)于異常數(shù)據(jù)，進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)，查明是否存在賬外列支的情況，核實(shí)是否存在“小金庫”情況。

(二)關(guān)注被審計(jì)單位是否有向所屬轄區(qū)的單位或個(gè)人收費(fèi)、罰款的職能。抽查被審計(jì)單位的票據(jù)領(lǐng)用、開具、核銷情況，關(guān)注票據(jù)號(hào)碼的連續(xù)性和所領(lǐng)票據(jù)的完整性。統(tǒng)計(jì)票據(jù)收入，把統(tǒng)計(jì)結(jié)果與上繳非稅收入核對(duì)，與賬上收入核對(duì)，核實(shí)是否存在“小金庫”情況。

(三)突擊盤點(diǎn)。突擊盤點(diǎn)是查找小金庫的最直接的辦法，盤點(diǎn)一定要突擊進(jìn)行，避免被審計(jì)單位轉(zhuǎn)移庫存現(xiàn)金和會(huì)計(jì)資料。盤點(diǎn)時(shí)，要確保被審計(jì)單位所有票據(jù)和現(xiàn)金都納入盤點(diǎn)范圍，關(guān)注有無可疑的白條、記錄本、存折、銀行卡、發(fā)票等。將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)與賬面數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符事項(xiàng)查明原因。

(四)實(shí)地查看被審計(jì)單位的固定資產(chǎn)，關(guān)注固定資產(chǎn)是否正常使用，特別要留意房屋、大型設(shè)備等可以出租出借的固定資產(chǎn)的使用情況。對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)盤，將賬面的固定資產(chǎn)與實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，關(guān)注是否有賬外的資產(chǎn)。

(五)查閱收發(fā)文記錄、會(huì)議記錄、租賃臺(tái)賬以及三資平臺(tái)登記的租賃情況，核實(shí)是否存在租賃收入未入賬的情況。

(六)進(jìn)行趨勢(shì)分析，將被審計(jì)單位不同時(shí)期的支出進(jìn)行橫向和縱向?qū)Ρ?，關(guān)注是否存在異常變動(dòng)，對(duì)于異常變動(dòng)，作為重點(diǎn)審計(jì)領(lǐng)域。抽查經(jīng)費(fèi)支出憑證和所附原始單據(jù)，并對(duì)支出明細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，考慮分析結(jié)果是否符合被審計(jì)單位的實(shí)際情況，考慮被審計(jì)單位是否通過虛列支出而設(shè)置“小金庫”。實(shí)施進(jìn)一步的審計(jì)程序核實(shí)支出情況，比如詢問相關(guān)人員、查閱相關(guān)資料。

(七)對(duì)于實(shí)際已支出但仍掛賬在往來款而形成“小金庫”，通常采用分析、檢查、函證相結(jié)合程序。對(duì)被審計(jì)單位往來款明細(xì)科目分析其賬齡、性質(zhì)、內(nèi)容，掛賬原因。如質(zhì)保金、保證金、合同履約金等可能未退還的明細(xì)科目，特別關(guān)注金額大、賬齡長的，檢查記賬憑證和所附原始單據(jù)，核查其資金去向。其次：抽取異常的、金額大的、賬齡長的往來單位，向其發(fā)審計(jì)函詢單，詢證往來款發(fā)生額、余額等情況。關(guān)注回函情況。將回函有差異的往來款作為重點(diǎn)審計(jì)對(duì)象，查明差異的原因。關(guān)注是否存在已支出但賬本上仍顯示未支付而形成的“小金庫”。

(八)獲取被審計(jì)單位所有賬戶的銀行對(duì)賬單(包含余額為零的賬戶和已注銷的賬戶)，特別關(guān)注余額為零的賬戶和當(dāng)年度已注銷的賬戶，核實(shí)是否存在沒有在賬內(nèi)核算的賬戶。檢查銀行對(duì)賬單，將銀行流水與銀行存款日記賬的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，關(guān)注是否存在銀行流水上顯示已收已支，但銀行存款日記賬卻沒有的收入和支出。因?yàn)橐皇找恢щm然不影響銀行對(duì)賬單的平衡，但有可能形成“小金庫”另賬核算。

(九)對(duì)于虛報(bào)工程量形成的賬外資金的審計(jì)方法主要有：實(shí)地勘察，查閱招投標(biāo)資料、施工合同、工程驗(yàn)收、工程監(jiān)理、會(huì)議記錄等資料。詢問相關(guān)人員。

(十)對(duì)于利用重復(fù)報(bào)銷費(fèi)用而形成“小金庫”的審計(jì)方法主要系重點(diǎn)抽查憑證后面的原始報(bào)銷單據(jù)，關(guān)注報(bào)銷憑證后所附的電子發(fā)票和發(fā)票內(nèi)容、開票單位、時(shí)間相同或相近的原始單據(jù)。

三、結(jié)束語

考慮到“小金庫”問題的嚴(yán)重性、隱蔽性，首先對(duì)于單位來說，單位需不斷加強(qiáng)制度建設(shè)、規(guī)范采購行為、規(guī)范會(huì)計(jì)核算提高資金使用效益，維護(hù)國家和社會(huì)公益，起到防范腐敗、支持節(jié)能環(huán)保、自主創(chuàng)新的成效。其次對(duì)于審計(jì)人員來說，審計(jì)人員需要利用在工作中積累的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合所了解的情況，綜合運(yùn)用地區(qū)發(fā)展部門的辦公及業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、地稅和國稅的申報(bào)系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及工商部門的企業(yè)登記系統(tǒng)的數(shù)據(jù)等，構(gòu)建數(shù)據(jù)分析模型，制定有效的審計(jì)方法。做到有的放矢。