電子校務(wù)推動(dòng)高校檔案管理創(chuàng)新的思考

李琦

【摘要】隨著全球信息化進(jìn)程的不斷加快，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)行業(yè)之中，而高校的檔案管理也在這種大環(huán)境中逐漸改革，逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)。在這個(gè)時(shí)候，電子校務(wù)在高校檔案管理中得到了大力的推廣和應(yīng)用，這給高校的檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，而本文在電子校務(wù)檔案管理所面臨的問(wèn)題基礎(chǔ)上探究高校檔案管理的創(chuàng)新途徑。

【關(guān)鍵詞】電子校務(wù)；檔案管理；高校；創(chuàng)新

電子校務(wù)是電子政務(wù)的一種具體應(yīng)用，它主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將高校的各種教學(xué)事物以及各種教學(xué)資源進(jìn)行整合，能夠有效對(duì)學(xué)校各種資源進(jìn)行配置，能夠有效提升教學(xué)管理的質(zhì)量，在一定程度上有利于學(xué)生的學(xué)習(xí)、有利于教師的教學(xué)。同時(shí)電子校務(wù)也是高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的一個(gè)重要手段，能夠使學(xué)生和教師及時(shí)關(guān)注到各種教學(xué)信息以及就業(yè)信息，有利于學(xué)生的創(chuàng)業(yè)和就業(yè)。

一、電子校務(wù)背景下檔案管理存在的問(wèn)題

我國(guó)的高校檔案管理在逐漸改革，電子校務(wù)的發(fā)展已經(jīng)取得了不錯(cuò)的成果，但是在這樣的情況下，檔案管理還存在著很多的問(wèn)題，將這些問(wèn)題進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)才有利于高校檔案管理的創(chuàng)新，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的信息沒(méi)有得到充分的共享。就目前高校的現(xiàn)狀而言，高校隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)實(shí)力的提高逐漸擴(kuò)大招生，使得高校的規(guī)模不斷變大，在這樣的發(fā)展形勢(shì)下，高校的檔案管理變得更加重要，學(xué)生數(shù)量的增多使得對(duì)檔案資源信息的需求也越來(lái)越高，而高校檔案管理的信息并沒(méi)有被充分共享，這樣就使得高校電子校務(wù)檔案管理沒(méi)能充分發(fā)揮它應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)，阻礙了高校檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案管理信息化沒(méi)有跟上電子校務(wù)發(fā)展的節(jié)奏。當(dāng)下，高校想充分發(fā)揮電子校務(wù)的功能，更好地實(shí)現(xiàn)電子校務(wù)的發(fā)展、實(shí)現(xiàn)校務(wù)信息的公開(kāi)，但是檔案管理的水平還跟不上電子校務(wù)的發(fā)展需要，這就嚴(yán)重制約了高校電子校務(wù)的發(fā)展以及檔案管理的發(fā)展。

（三）檔案管理還存在很大的安全問(wèn)題。高校電子校務(wù)的發(fā)展在很大程度上促進(jìn)了檔案管理中信息資源的共享，也有效提升了檔案管理的工作效率。但是在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理存在著很大的安全問(wèn)題，導(dǎo)致一些機(jī)密檔案出現(xiàn)泄露的情況，可能會(huì)為高校帶來(lái)無(wú)法估量的嚴(yán)重后果。

二、高校檔案管理創(chuàng)新的思路

針對(duì)以上敘述到的檔案管理的問(wèn)題，本文對(duì)檔案管理的創(chuàng)新思路進(jìn)行淺顯的探討。

（一）加強(qiáng)檔案管理中信息資源的共享。高校的檔案管理系統(tǒng)并不僅僅是一個(gè)大系統(tǒng)，它是由很多個(gè)子系統(tǒng)組成的，它的數(shù)據(jù)是由很多的、不同類別的數(shù)據(jù)構(gòu)成的，所以要想更好地實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理，就必須加強(qiáng)各個(gè)子系統(tǒng)或者各個(gè)職能部門之間的信息資源共享，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的相互溝通，最重要的一點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)電子校務(wù)與檔案管理的有效銜接，他們之間不能出現(xiàn)紕漏。而要想實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須要制定一套完整的信息共享的方案和措施，這樣才能有效保證信息資源共享有目標(biāo)和方向。

（二）加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。檔案管理信息化沒(méi)有跟上電子校務(wù)發(fā)展的節(jié)奏，嚴(yán)重制約了高校電子校務(wù)以及檔案管理的發(fā)展，所以要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新就必須加快檔案管理信息化的建設(shè)步伐，這樣才能充分保證檔案管理的數(shù)字化和信息化發(fā)展，而要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須要對(duì)檔案管理的資源進(jìn)行豐富和收集，這樣有利于檔案管理結(jié)構(gòu)的深化。

（三）要充分保證檔案管理的安全。在高校檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的過(guò)程中，必須要保證檔案管理的安全，這里指的是那些不適合公開(kāi)的資源的安全性，適合公開(kāi)和共享的資源還是應(yīng)該更好地共享，但是對(duì)于這種私密文件或資料應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行安全防護(hù)，保證其不被泄露和被偷取。而檔案管理的安全性要從兩個(gè)方面進(jìn)行保障：首先，要從技術(shù)方面進(jìn)行保障，將檔案管理中的技術(shù)不利因素進(jìn)行針對(duì)性解決。一般黑客竊取資料都是從技術(shù)層面中的漏洞作為突破口，那么檔案管理中應(yīng)該將在技術(shù)層面實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的完善，盡量不留下漏洞，不給黑客可乘之機(jī)。其次，要構(gòu)建嚴(yán)格的檔案管理制度，避免工作人員不小心將資料泄露出去，或者資料被工作人員順走。加強(qiáng)管理制度過(guò)后，就能夠在很大程度上避免檔案資料的泄露和遺失。

（四）在檔案管理的前后進(jìn)行管理。高校的檔案一般有三個(gè)環(huán)節(jié)，分別是檔案的形成、檔案的保存和分類、檔案的銷毀。在這里，除了在檔案的管理過(guò)程之外，還可以在檔案的形成和檔案的銷毀兩個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理。首先，在檔案形成前，檔案管理部門可以從高校的各個(gè)部門調(diào)集材料，直接生成一手的、可靠的、真實(shí)的、完成的檔案資料，保證檔案管理過(guò)程中資料的準(zhǔn)確性。其次，在檔案的銷毀過(guò)程中，檔案管理人員要親自監(jiān)督每一個(gè)環(huán)節(jié)，不能漏掉一絲一毫，以防出現(xiàn)檔案資料被掉包、被偷換、被竊取的現(xiàn)象發(fā)生，保證對(duì)每一份檔案資料的去向清楚。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著高校的教學(xué)規(guī)模逐漸變大，高校的師生數(shù)量在一定程度上都得到了增加，這對(duì)高校的檔案管理提出了更高的要求，電子校務(wù)能夠有效幫助高校進(jìn)行檔案管理，但同時(shí)在電子校務(wù)的背景下，檔案管理還存在許多問(wèn)題，本文對(duì)電子校務(wù)下高校檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行了思考。

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