文書檔案在公路建設(shè)中的重要性分析

姚偉紅

【摘要】作為公路建設(shè)的一個系統(tǒng)工程，涉及經(jīng)濟和公路事業(yè)各方面的發(fā)展，文書檔案工作成為現(xiàn)代社會公路管理的一個重要組成部分。文書檔案具很強的規(guī)律性、思路清晰等特點，應(yīng)用在公路建設(shè)中能夠極大地提高管理者管理水平和工作效率，減輕單位管理人員的勞動強度，提高公路建設(shè)水平。

【關(guān)鍵詞】公路建設(shè)；文書檔案；規(guī)律

一、公路建設(shè)中文書檔案的特點

（一）文書檔案涉及范圍。公路建設(shè)中文書檔案是公路事業(yè)單位從各個方面真實的記錄與記載，涉及企業(yè)中行政、運輸、黨政等多種載體。由于文書檔案中包括每個單位印發(fā)的文件和民主選舉選民登記以及選票和簽訂的各種合同與附件，形成了文件檔案內(nèi)容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書工作的相關(guān)聯(lián)系。文書工作從開始到結(jié)束的過程也是檔案的形成過程，包括：收集、辦理、承辦、運行、登記以及文件的收集、統(tǒng)計、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下完成的，文件和檔案的優(yōu)劣關(guān)系到檔案的優(yōu)劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書檔案最重要的兩個特點是保存和收集。文書檔案就是利用紙張的記載，是一種管理手段，并且分類存放在檔案室，這個管理的過程最重要的是收集和保存，同時強調(diào)資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用、借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發(fā)揮檔案的真正作用。

二、公路建設(shè)中文書檔案的重要意義

（一）在公路建設(shè)中進一步強化檔案管理意識，妥善建立檔案工作目標。公路檔案缺陷是公路建設(shè)人才和檔案管理人員對檔案建立的思想重視不足。因此，應(yīng)強化公路隊伍中檔案管理人才對檔案意識的重視。就文本檔案工作而言，收集材料是檔案最基礎(chǔ)的工作，它有賴于公路建設(shè)各部門之間配合與全員公路建設(shè)人才的支持。應(yīng)充分認識到文本檔案是公路建設(shè)的有機血脈，是公路建設(shè)事業(yè)得以發(fā)展的重要條件，是不可替代的資源。每一個公路建設(shè)者應(yīng)維護檔案的完整性。同時，要針對檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使人們增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺維護檔案工作。提高人們對檔案重要性的認識，依然是檔案管理工作努力的重要方向。雖然公路建設(shè)的迅速發(fā)展給文本檔案的現(xiàn)代化管理提供了發(fā)展的機遇，但是我們建立檔案最終的目的依然是利用檔案為公路建設(shè)的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。也是公路建設(shè)者要繼續(xù)堅持發(fā)展的重要方向。

（二）提高公路建設(shè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，也是做好檔案工作的關(guān)鍵，其自身的綜合素質(zhì)水平高低對檔案管理的科學(xué)化水平有著決定性的作用。其主要的做法：一方面，定期對公路建設(shè)檔案管理人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容圍繞公路建設(shè)的需要確保培訓(xùn)能夠有針對性、目的性地提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理工作能力和技術(shù)水平。另一方面，加強對檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和塑造，提高檔案管理工作人員的責任心和學(xué)習(xí)創(chuàng)新的能力，為檔案管理工作的順利開展以及持續(xù)發(fā)展提供良好的思想動力。

三、公路建設(shè)人才做好文書檔案管理的辦法

（一）完善各種檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平。文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，我們要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套設(shè)施，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)定辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其安心文書工作與檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

（二）對檔案文書管理模式進行創(chuàng)新。在新時代發(fā)展的大背景下，應(yīng)當對檔案文書管理模式進行積極探索，力求創(chuàng)新，將以往的被動方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?，主動對檔案資料進行收集，且在領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)下增進和其他部門的交流和聯(lián)系，定期整理與分類檔案資料，并對其歷史性和連續(xù)性進行了解和掌握，防止出現(xiàn)資料失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書管理工作也是一項發(fā)展性的工作，在事件不斷發(fā)展過程中其也會出現(xiàn)相應(yīng)變化。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)合理增加人力與資金的支持，建立起單位需要的管理系統(tǒng)，進而保證能夠充分發(fā)揮出檔案資源的價值，為確保服務(wù)中心業(yè)務(wù)的有序開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（三）強化檔案管理人員的培訓(xùn)。作為一名檔案管理人員，是實施檔案管理工作的主體，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業(yè)余時間自我學(xué)習(xí)外，盡可能參加檔案管理部門的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以提高檔案管理專業(yè)知識與業(yè)務(wù)水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。

四、結(jié)束語

公路建設(shè)人才要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，從建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為公路建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。