新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及對(duì)策

文/廣州市第十二人民醫(yī)院 陳秀英

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題

（一）管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。由于醫(yī)院的核心工作就是醫(yī)療衛(wèi)生工作，所以在醫(yī)院的各項(xiàng)事務(wù)中會(huì)將重心放在醫(yī)療上，從而忽視了對(duì)醫(yī)院檔案的管理。但是，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院管理過(guò)程中起著極為關(guān)鍵的作用，可以促進(jìn)其他事務(wù)的科學(xué)發(fā)展。目前，因?yàn)樵趯?shí)際管理過(guò)程中相關(guān)管理人員沒(méi)有重視檔案管理工作的重要性，把醫(yī)院檔案室作為一種擺設(shè)，認(rèn)為檔案管理工作就是機(jī)械地對(duì)信息進(jìn)行抄錄和保管，所以，導(dǎo)致檔案管理工作人員對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)比較薄弱，在管理過(guò)程中依然采用傳統(tǒng)的思路，導(dǎo)致檔案利用率低，無(wú)法發(fā)揮其有效的作用。

（二）檔案管理水平較低。大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，這類(lèi)檔案管理人員由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，嚴(yán)重缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)以及熟練的業(yè)務(wù)能力。因此，該類(lèi)檔案管理人員對(duì)于檔案的整理、歸檔以及裝訂保存等操作缺乏一定的規(guī)范性，從而使得醫(yī)院的檔案管理水平低下。

（三）檔案監(jiān)管機(jī)制不健全。根據(jù)目前情況來(lái)看，醫(yī)院對(duì)檔案沒(méi)有進(jìn)行集中管理，并不統(tǒng)一，而且檔案信息資源在各個(gè)部門(mén)中分散進(jìn)行管理，導(dǎo)致信息共享出現(xiàn)斷層。在新形勢(shì)下，雖然很多醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始建立檔案監(jiān)管機(jī)制，但是其管理機(jī)制并不完善，使檔案信息資源無(wú)法在實(shí)際管理過(guò)程中充分發(fā)揮其有效的作用，無(wú)法對(duì)信息的安全性進(jìn)行保障。例如：工作人員在借閱檔案之后，如果出現(xiàn)沒(méi)有及時(shí)歸還的情況，或者檔案出現(xiàn)破損和丟失的現(xiàn)象，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息本身的價(jià)值意義。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的有效策略

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)，提高管理水平。對(duì)于醫(yī)院檔案管理來(lái)講， 并不是單純地將各個(gè)科室的資料進(jìn)行收集和整理，之后將其完整保存起來(lái)，而是要使檔案管理工作更加科學(xué)化、合理化。因?yàn)楣芾砣藛T對(duì)檔案管理起著極為關(guān)鍵的作用，所以對(duì)管理人員提出了更高的要求。首先，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，加強(qiáng)他們的學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)。其次，為了提高管理水平，要使相關(guān)的管理人員將工作全面落實(shí)，從而提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，并對(duì)相關(guān)的管理工作更加了解和認(rèn)識(shí)，避免出現(xiàn)不正確的管理行為。最后，制定健全的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制，可以在很大程度上提高管理人員對(duì)工作的主動(dòng)性，充分發(fā)揮他們自身的職能作用，優(yōu)化管理方式，并在激勵(lì)機(jī)制的作用下激發(fā)管理人員的積極性，提高自身的管理水平，并且也可以為醫(yī)院的重要決策提供有價(jià)值的參考，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）建立健全的檔案管理制度。在新形勢(shì)下，部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中對(duì)自身的責(zé)任和義務(wù)沒(méi)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，造成很多檔案丟失、內(nèi)容缺失等問(wèn)題，也使監(jiān)督管理人員如同擺設(shè)，絲毫不起作用，使檔案管理責(zé)任制度無(wú)法發(fā)揮其有效的作用。因此，為了保證檔案的科學(xué)性和規(guī)范性，為了推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化，要不斷完善檔案管理制度，規(guī)范管理。首先，要界定檔案管理的內(nèi)容，明確規(guī)定檔案管理的期限，并對(duì)其進(jìn)行合理的保存和利用，有利于提高檔案的利用率。另外，在完善管理制度的過(guò)程中，一定要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，選擇有經(jīng)驗(yàn)的管理人員對(duì)其進(jìn)行管理，同時(shí)還要全面搜集各個(gè)科室的檔案信息，對(duì)各個(gè)科室的實(shí)際需求進(jìn)行全面的了解，積極聽(tīng)取科室的建議，在此基礎(chǔ)上制定具有針對(duì)性的管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行有效、合理、規(guī)范化的管理。

（三）引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，要想更好地滿(mǎn)足檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際要求，就要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，采用現(xiàn)代化的管理手段，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理技術(shù)。在信息技術(shù)的背景下，采用計(jì)算機(jī)管理檔案已經(jīng)逐漸成為醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，將檔案信息用電子文件的形式在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅可以在一定程度上增加檔案的內(nèi)容，擴(kuò)大檔案的范圍，也降低了管理人員的工作量，極大節(jié)約了人力、物力和財(cái)力，進(jìn)一步提高了管理人員的工作效率和管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院在日常工作中最重要的一部分工作就是進(jìn)行檔案管理，在新形勢(shì)下，檔案管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃有十分重要的意義。因此，醫(yī)院一定要重視檔案管理工作，加快檔案管理的制度規(guī)范化建設(shè)，不斷提高自身的管理水平，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)，激發(fā)員工的潛能，提高員工的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和綜合素養(yǎng)，同時(shí)建立健全的管理制度，充分發(fā)揮檔案管理的資源作用，提高檔案管理的利用率，促進(jìn)醫(yī)院可以在一定程度上朝著規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化的目標(biāo)前進(jìn)，為醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。