辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

黃曉麗

【摘 要】近年來，隨著現(xiàn)代高新技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)院建設(shè)水平的不斷提高，醫(yī)院的辦公環(huán)境逐漸朝著便捷化、高效化、舒適化的方向發(fā)展。自動化的設(shè)備應(yīng)用于醫(yī)院的日常工作中，尤其為醫(yī)院檔案的管理提供了便利。

【Abstract】In recent years， with the development of modern high-tech and the continuous improvement of hospital construction level， the office environment of the hospital is gradually moving towards the direction of convenience， efficiency and comfort. The automatic equipment is used in the daily work of the hospital， which can provide convenience for the management of hospital archives.

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；探討

【Keywords】 office automation； hospital archives management； discussion

【中圖分類號】R197；G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）11-0097-02

1 引言

醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院工作的方方面面，其內(nèi)容不僅涵蓋了患者的個人信息，也對經(jīng)典的醫(yī)學(xué)案例進(jìn)行了記載，醫(yī)院檔案是醫(yī)院信息資源中不可或缺的一部分，對醫(yī)院的長足發(fā)展起到了重要的推動作用，因而，醫(yī)院必須高度重視對檔案資源的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理真正的價值。近年來，隨著現(xiàn)代高新技術(shù)的介入和醫(yī)院辦公體系的不斷完善，醫(yī)院的辦公環(huán)境有了明顯的改善，醫(yī)院檔案越來越多的依靠信息化、自動化技術(shù)進(jìn)行管理，檔案管理的科技化程度日益加深。雖然自動化的辦公環(huán)境為醫(yī)院的檔案管理提供了諸多便利，但在辦公自動化體制還不夠成熟的現(xiàn)狀下，醫(yī)院檔案管理仍存在著許多問題。鑒于上述情況的出現(xiàn)，在逐步推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的過程中，要不斷提高醫(yī)院檔案管理的自動化水平，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)能力，使醫(yī)院的檔案管理工作更好地服務(wù)于醫(yī)院未來的發(fā)展。

2 辦公自動化的內(nèi)涵及對檔案管理工作的影響

簡單來說，辦公自動化就是將互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代高新技術(shù)融入到醫(yī)院檔案管理的工作中，推動檔案管理工作朝著高效性、科學(xué)性的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字傳輸和自動化管理，并提高檔案資源的流動效率，保障檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)辦公的自動化，極大地提高了工作人員的辦公效率，節(jié)省了大量的人力物力，有效地降低了檔案管理工作的難度，最大程度提高了醫(yī)院的綜合效益[1]。

由于辦公自動化環(huán)境具備高效率、高準(zhǔn)確率的優(yōu)點(diǎn)，在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用，極大地促進(jìn)了檔案管理工作水準(zhǔn)的提升。首先，辦公自動化實(shí)現(xiàn)了檔案信息的準(zhǔn)確分類，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對檔案層次進(jìn)行劃分，有利于醫(yī)院各科室對檔案資料進(jìn)行查閱和整理；其次，與以往傳統(tǒng)的檔案管理不同，辦公自動化環(huán)境下的檔案管理更具科學(xué)性，因?yàn)樗行У販p少了人為參與的環(huán)節(jié)，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入和調(diào)取，并利用現(xiàn)代化的信息校對技術(shù)對輸入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)，加快了檔案信息的流動速度，延長了檔案管理的保存時間，提高了檔案信息的可靠度，使檔案數(shù)據(jù)能夠通過網(wǎng)絡(luò)得到及時更新；除此之外，辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作不再由各科室分別進(jìn)行，而是通過建立互聯(lián)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫將各科室的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，密切了不同科室之間的聯(lián)系，減少了對醫(yī)院檔案信息的重復(fù)管理，增強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)的利用效率，便于各科室加強(qiáng)互動和交流；另外，辦公自動化讓醫(yī)院的檔案管理工作變得輕松，也提高了檔案管理工作的專業(yè)水準(zhǔn)，檔案信息的記載方式也不再局限于文本層面，將檔案信息數(shù)字化更加便于儲存，使檔案的儲存量大大增加，同時有效地減少了紙張的使用，保護(hù)了環(huán)境[2]。

3 辦公自動化背景下醫(yī)院檔案管理工作存在的不足

3.1 檔案信息數(shù)字化引發(fā)的保密危機(jī)

現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和推廣使得醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化程度不斷提高，但與此同時也出現(xiàn)了檔案信息資源泄露的情況，檔案信息內(nèi)容既包括了眾多患者的就醫(yī)隱私，還包含著醫(yī)學(xué)科研的成果記錄，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)入侵造成信息的泄露，將會對醫(yī)院的信譽(yù)造成嚴(yán)重的損害，也會給醫(yī)院的專利保護(hù)帶來十分不利的影響。在醫(yī)院檔案管理的過程中，由于缺少對檔案管理信息進(jìn)行加密的意識，檔案信息存在著被替換被盜取的隱患，這也暴露出網(wǎng)絡(luò)儲存信息的不穩(wěn)定性。電子文件體積小，存儲量大，保存時間長，甚至可以永久保存，但缺乏系統(tǒng)而且穩(wěn)固的儲存方式，所以更容易被網(wǎng)絡(luò)入侵等非法手段盜取檔案數(shù)據(jù)，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了潛在的安全隱患。由于醫(yī)院檔案涉及面廣，涵蓋了醫(yī)院工作的方方面面，信息泄露就會引發(fā)連鎖反應(yīng)，帶來后果嚴(yán)重的醫(yī)療糾紛[3]。

3.2 檔案管理辦公自動化規(guī)范體系不夠完善

醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動化為工作人員減少了很多的工作量，但因?yàn)闄n案管理辦公自動化規(guī)范體系不夠完善，致使檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的質(zhì)量參差不齊。很多醫(yī)護(hù)人員在用電腦打印病人紙質(zhì)病歷時出現(xiàn)重復(fù)打印或者由于自身操作不當(dāng)造成的紙質(zhì)病歷清晰度不達(dá)標(biāo)等問題，造成了醫(yī)院資源的浪費(fèi)，同時不合格的紙質(zhì)病歷被隨意丟棄后又會造成患者個人隱私的泄露。此外，檔案管理人員在使用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案信息錄取時，沒有信息保密的意識，沒有對病歷底稿進(jìn)行及時的銷毀或處理，也加大了患者隱私泄露的幾率。換言之，在檔案管理工作實(shí)現(xiàn)辦公自動化之后，沒有及時地對醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行更新，檔案管理工作缺乏規(guī)范性，沒有建立一致的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，不利于醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.3 醫(yī)院檔案管理工作者工作能力急需加強(qiáng)

在醫(yī)院大幅度采用電子化辦公的同時，醫(yī)院從原有的紙質(zhì)存儲檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮觾Υ鏅n案方式，儲存的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了很大的改變，傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代自動化管理形式有著很大的差距。但很多檔案管理工作者對檔案信息的管理還停留在原先的水平，對于電子管理的知識儲備少，信息管理技術(shù)水平不高，對數(shù)據(jù)傳輸?shù)南嚓P(guān)知識知之甚少，無法很好地勝任辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作。

4 解決醫(yī)院檔案辦公自動化不足的方法

醫(yī)院檔案管理辦公自動化的發(fā)展時間較短，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，出現(xiàn)不足在所難免，針對辦公自動化環(huán)境下出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的解決措施，推動檔案管理水平的提升。

醫(yī)院檔案管理部門要想順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，就要將管理工作與現(xiàn)代高新技術(shù)進(jìn)行結(jié)合。醫(yī)院要給予檔案管理工作高度的重視，加大科研和資金投入，引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人才，加強(qiáng)對工作人員的技能培訓(xùn)，不斷完善辦公自動化體系，建立規(guī)范統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，制定嚴(yán)格的獎懲措施，培養(yǎng)檔案管理工作人員的保密意識，升級檔案管理部門的硬件配置，深入研究辦公自動化設(shè)施，對檔案管理工作人員進(jìn)行知識培訓(xùn)，擴(kuò)大工作人員的知識儲備。

要想讓醫(yī)院檔案管理工作更好地適應(yīng)辦公自動化趨勢，為醫(yī)院檔案管理工作贏得更多發(fā)展機(jī)遇，不僅需要醫(yī)院方面做出努力，還需要檔案管理工作人員提高自身覺悟和工作能力。檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，服從醫(yī)院的安排，主動通過各種形式了解和學(xué)習(xí)現(xiàn)代高新技術(shù)，努力適應(yīng)辦公自動化環(huán)境，積極與各科室進(jìn)行交流和溝通，樹立高度的責(zé)任感和信息保密意識，對傳輸完畢的檔案信息要妥善保管或及時進(jìn)行銷毀處理，及時排除信息資料泄露的隱患，檔案管理人員要在實(shí)踐中摸索辦公自動化模式的規(guī)律，積累工作經(jīng)驗(yàn)，更好地完成檔案管理工作。

5 結(jié)語

醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案管理人員的技能培訓(xùn)，升級辦公設(shè)備，為檔案管理提供良好的工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的飛躍，使醫(yī)院擁有更加廣闊的發(fā)展前景。

【參考文獻(xiàn)】

【1】卜照鋒， 劉亞男. 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J]. 中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)， 201，6， 13（19）：21-23.

【2】王坤. 基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J]. 中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)， 2016， 13（24）：148-149.

【3】楊建民. 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（23）：84-85.