中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場(chǎng)材料賬目管理狀況及改進(jìn)做法

王香濤

摘要：中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場(chǎng)的材料賬目管理相對(duì)比較粗放，這種粗放的狀況不利于企業(yè)的成本核算和管理制度的推行。本文針對(duì)該問題進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，并提出了具體的解決辦法，力求為此類企業(yè)的此類管理提供些許借鑒。

關(guān)鍵詞：中小型施工企業(yè) 材料賬目 記賬

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，為了應(yīng)對(duì)大型施工企業(yè)的咄咄緊逼，為了企業(yè)的健康發(fā)展，市場(chǎng)對(duì)中小型施工企業(yè)（本文指的是年施工產(chǎn)值在100億人民幣以內(nèi)的施工企業(yè)，不是國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門上定義的中小型施工企業(yè)）的成本管理提出了更高的要求。施工現(xiàn)場(chǎng)材料賬目清晰對(duì)整個(gè)材料成本管理有很好的促進(jìn)作用，兩年前，筆者通過對(duì)多個(gè)施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)地了解，基本掌握了施工現(xiàn)場(chǎng)材料賬目管理的實(shí)際情況，并根據(jù)這些情況提出了有針對(duì)性的建議，從實(shí)施效果來看，取得了較好的效果。在此，就中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場(chǎng)的材料賬目管理現(xiàn)狀及改進(jìn)建議作一下簡(jiǎn)單闡述。

一、調(diào)研時(shí)中小型施工企業(yè)施工現(xiàn)場(chǎng)材料賬目管理狀況

兩年前，筆者在某建筑集團(tuán)公司（年施工產(chǎn)值約60億元）施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行了材料成本管理、材料賬目登記等情況的專題調(diào)研，發(fā)現(xiàn)當(dāng)時(shí)所調(diào)研的施工現(xiàn)場(chǎng)的材料賬目管理主要存在以下方面不足：

1.購(gòu)進(jìn)材料計(jì)劃性較差。按計(jì)劃購(gòu)料在大多數(shù)工地成了空話，造成要么多次進(jìn)料，運(yùn)費(fèi)增加的同時(shí)使材料供應(yīng)商厭倦或輕視；要么材料多進(jìn)，造成退貨或增加成本。同時(shí)無計(jì)劃也反映出材料員與相關(guān)技術(shù)人員的工作配合不到位。2.資產(chǎn)（本文特指不消耗到在建建筑物實(shí)體上的固定資產(chǎn)、低值易耗品、周轉(zhuǎn)材料等，下同）賬目管理嚴(yán)重滯后，所有工程均未建立資產(chǎn)賬，辦公用器具、施工用器材、工具無任何反映；主要材料員或公司材料主管人員的資產(chǎn)賬也不準(zhǔn)確，整個(gè)公司的資產(chǎn)處于大體失控的管理狀態(tài)。3.材料驗(yàn)收基本不符合要求，一些手續(xù)在走形式。嚴(yán)重的方面有：（1）材料驗(yàn)收時(shí)只有一個(gè)人；（2）驗(yàn)收時(shí)根本不實(shí)際驗(yàn)收，例如：只寫收到“車號(hào)×××”某種材料一車；（3）將收料數(shù)據(jù)登記在本子上，月底或某個(gè)時(shí)間段再據(jù)此開據(jù)材料結(jié)算單。4.材料轉(zhuǎn)賬不及時(shí)，或者拖幾個(gè)月甚至視工程成本情況而定是否再轉(zhuǎn)，有的金額達(dá)近百萬；或者根本就不轉(zhuǎn)賬，使工程成本不實(shí)。5.甲方供應(yīng)材料記賬與公司管理部門脫節(jié)，公司管理部門無從掌握甲方的實(shí)際供料情況。6.對(duì)施工成本核算起決定性影響的材料盤點(diǎn)不準(zhǔn)確。7.廢舊物資處理無視公司要求，私自處理。8.周轉(zhuǎn)工具尤其是鋼管、鋼模板賬目的登記混亂，按規(guī)格型號(hào)單獨(dú)登記的造成賬面正負(fù)數(shù)混亂，且計(jì)算租賃費(fèi)時(shí)無法核驗(yàn)。9.記賬格式不正確。10.記賬日期嚴(yán)重拖后。11.材料名稱隨意調(diào)換，無視賬務(wù)的重要性、嚴(yán)肅性，隨意更改。

二、出現(xiàn)此種狀況的原因分析

材料賬目管理出現(xiàn)這種狀況比較嚴(yán)重，讓人觸目驚心，筆者對(duì)此進(jìn)行了認(rèn)真思考，認(rèn)為之所以出現(xiàn)以上問題，主要有以下幾個(gè)原因：1.歷史遺留的習(xí)慣。因?yàn)樵搯挝粴v來重視財(cái)務(wù)核算，但對(duì)材料核算一直不很重視。2.工作重心傾向。大多數(shù)施工現(xiàn)場(chǎng)更重視材料人員能夠及時(shí)進(jìn)料、確保材料供應(yīng)、確保工程進(jìn)度，而不重視材料賬目問題。3.施工項(xiàng)目的流動(dòng)性太強(qiáng)，施工現(xiàn)場(chǎng)相對(duì)也比較混亂，不直接消耗的設(shè)備設(shè)施很容易混淆。4.沒有統(tǒng)一明確的材料記賬規(guī)定和詳細(xì)的操作流程。

三、解決措施

此種材料賬目管理狀況，無法適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的要求，無法滿足企業(yè)管理的需要。經(jīng)過溝通，大家統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，都認(rèn)為：賬目是材料管理的一大項(xiàng)，必須真正賬實(shí)相符，進(jìn)貨、消耗、轉(zhuǎn)出均要全面反映，工程竣工時(shí)材料賬目應(yīng)平賬或賬實(shí)相符。因此，筆者會(huì)同相關(guān)部門和人員，制定了以下辦法：

1.材料采購(gòu)計(jì)劃，要嚴(yán)格執(zhí)行公司的規(guī)定，材料員按照項(xiàng)目經(jīng)理審批后的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)。2.資產(chǎn)的管理。所有工地建立資產(chǎn)賬，要做到動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確，能真實(shí)反映本工地的資產(chǎn)狀況。方法：（1）公司主管部門、項(xiàng)目部管理資產(chǎn)賬的人員，將最近一年年底的資產(chǎn)數(shù)量盤點(diǎn)登記入賬，在此基礎(chǔ)上，到公司材料管理部門索要今年購(gòu)買的低值易耗品的明細(xì)賬，逐項(xiàng)登記；有損壞的要有實(shí)際損壞的物品或廢品處理賬記錄，按公司規(guī)定流程辦理相關(guān)報(bào)損手續(xù)。在限定時(shí)間內(nèi)完成此項(xiàng)工作，公司組織專門小組負(fù)責(zé)督促檢查。（2）各工程按公司材料主管的資產(chǎn)賬，對(duì)本工程的資產(chǎn)建賬，保證各工程資產(chǎn)賬之和與總資產(chǎn)賬相符。（3）新開工工程，收到轉(zhuǎn)入的或新購(gòu)買的各種低值易耗品等資產(chǎn)，均開具二聯(lián)驗(yàn)收單，收到從別的工程轉(zhuǎn)來的資產(chǎn)，第二聯(lián)交轉(zhuǎn)出工程材料員，轉(zhuǎn)出工程材料員據(jù)此減少賬面數(shù)，收到物資一方據(jù)第一聯(lián)登記入賬，公司資產(chǎn)管理部門要隨時(shí)登記轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出情況，切實(shí)掌握物資存放地點(diǎn)；購(gòu)買的資產(chǎn)，第二聯(lián)隨發(fā)票交到公司主管部門，工地?fù)?jù)第一聯(lián)登記入賬。（4）工程結(jié)束，要對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)際盤點(diǎn)，該報(bào)損的報(bào)損，該轉(zhuǎn)出的轉(zhuǎn)出，最終使賬目平賬。3.材料驗(yàn)收單的填寫，要切實(shí)做到2人及以上人員驗(yàn)收；要立即禁用臨時(shí)驗(yàn)收單，若價(jià)格未確定，可以只驗(yàn)收數(shù)量，價(jià)格確定的，全部寫好，真正由材料驗(yàn)收人員簽字。4.各工程之間的材料轉(zhuǎn)賬，當(dāng)月必須辦理完。為方便各工程之間的轉(zhuǎn)賬手續(xù)，凡項(xiàng)目部之間的轉(zhuǎn)賬，由雙方協(xié)商辦理，項(xiàng)目部?jī)?nèi)部各工程之間的轉(zhuǎn)賬，由項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)調(diào)，并且要有收到方開具的驗(yàn)收單（須杜絕收到方打白條）。價(jià)格的確定：原則上，采取三種價(jià)格（1）收到方需要的且轉(zhuǎn)出方未使用的各種材料，按購(gòu)入時(shí)的實(shí)際價(jià)格轉(zhuǎn)收到方，運(yùn)費(fèi)由收到方承擔(dān)，這也包括收到方不急需，但可節(jié)省當(dāng)時(shí)支付資金的轉(zhuǎn)入的新材料。（2）收到方收到的能正常使用但非新材料的，按購(gòu)入價(jià)的70%—80%轉(zhuǎn)賬，運(yùn)費(fèi)由轉(zhuǎn)出方承擔(dān)。（3）需經(jīng)過整理、維修后方能使用的，按購(gòu)入價(jià)的30%—40%轉(zhuǎn)，運(yùn)費(fèi)由轉(zhuǎn)出方承擔(dān)。轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出方都需按轉(zhuǎn)入方的驗(yàn)收單及時(shí)入賬，確有異議的，要在當(dāng)月25號(hào)前到公司主管部門協(xié)調(diào)。凡25號(hào)（含25號(hào)）以前轉(zhuǎn)出者，當(dāng)月未辦理手續(xù)的或25號(hào)以后轉(zhuǎn)出的下月未辦理手續(xù)的，公司主管部門不再辦理；因未轉(zhuǎn)出，使成本虧損的，嚴(yán)格按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。5.甲方供料驗(yàn)收單，要一式三聯(lián)，三聯(lián)要全部復(fù)寫，第三聯(lián)每月交公司主管部門一份，工程竣工，在限定時(shí)間內(nèi)，公司主管部門與工地對(duì)賬。6.材料盤點(diǎn)，尤其是大宗材料的盤點(diǎn)，要及時(shí)進(jìn)行，以實(shí)際結(jié)存數(shù)在賬目上登記，按進(jìn)貨數(shù)量減去結(jié)存數(shù)即為本次實(shí)耗數(shù)量。能當(dāng)時(shí)記賬的材料，領(lǐng)用時(shí)即減少賬目數(shù)，盤點(diǎn)時(shí)按賬面余額和實(shí)際核對(duì)，若相符，領(lǐng)用合計(jì)即為消耗數(shù)。7.廢舊物資處理要設(shè)專門賬簿，有私自處理或坐支現(xiàn)象者，每次均處罰項(xiàng)目經(jīng)理。8.周轉(zhuǎn)工具記賬，其中鋼管、鋼模板記賬規(guī)格統(tǒng)一為“米”或“平方米”，按客戶來分別登記?；厮蜁r(shí)不能出現(xiàn)負(fù)數(shù)，在摘要欄內(nèi)登記規(guī)格型號(hào)。9.記賬格式按規(guī)定進(jìn)行，即：①每月結(jié)束要有月結(jié)，在當(dāng)月的最后一欄下方，劃一條紅色通線，在線下，注明“本月合計(jì)”，結(jié)出當(dāng)月進(jìn)貨數(shù)量金額、消耗貨物數(shù)量金額、剩余數(shù)量金額。②賬頁(yè)的最后下邊一行，在“摘要”欄中注明“轉(zhuǎn)次頁(yè)”，要合計(jì)出當(dāng)頁(yè)的進(jìn)貨、消耗及剩余數(shù)量金額，但不包括已在本月合計(jì)過的“本月合計(jì)”的數(shù)量、金額；下一頁(yè)的第一行在摘要欄注明“承前頁(yè)”，將上頁(yè)中“轉(zhuǎn)次頁(yè)”的內(nèi)容填寫在次行中。③材料消耗，可能不是月末，這時(shí)要登記在消耗的時(shí)間，例如：在時(shí)間顯示上不能出現(xiàn)已登記到8月份而將6月份的消耗再以6月份的時(shí)間登記到8月份中。材料消耗要和公司主管部門對(duì)賬。10.記賬要及時(shí)，當(dāng)月的賬目當(dāng)月登記。

四、實(shí)施效果

經(jīng)過一年時(shí)間的大力推動(dòng)和嚴(yán)格檢查，該單位施工現(xiàn)場(chǎng)材料賬目登記狀況和準(zhǔn)確性有了極大提高，為工程成本的準(zhǔn)確核算提供了翔實(shí)的數(shù)據(jù)，為該單位推進(jìn)施工項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化工作提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，并且在施工現(xiàn)場(chǎng)材料準(zhǔn)確核算的基礎(chǔ)上，該單位目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了經(jīng)營(yíng)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)工作信息一體化，即NC信息化。