大型企業(yè)辦公室的管理創(chuàng)新與實踐探討

張國君

[摘 要]隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也帶動了大型企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，國企的規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，在很大程度上增加了國企辦公室管理工作的難度，也給國企辦公室人員的工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。同時，由于大型國企的辦公室管理工作較為復(fù)雜，若工作人員缺乏較強(qiáng)的工作能力與創(chuàng)新意識，不利于國企辦公室管理工作的有效開展。本文主要對大型國企辦公室管理工作的創(chuàng)新與實踐進(jìn)行了研究分析。

[關(guān)鍵詞]大型企業(yè)；辦公室；管理創(chuàng)新；實踐

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.038

[中圖分類號]F272.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-00-02

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，大型企業(yè)也得到了快速發(fā)展。在新形勢下，辦公室工作的重要作用逐漸突顯出來，作為綜合性的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，同時也是保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵部門。想要使企業(yè)能夠得到持續(xù)性發(fā)展，必須重視辦公室管理的創(chuàng)新及實踐工作。

1 大型企業(yè)辦公室管理工作的主要特點

辦公室作為一個管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，具有較強(qiáng)的綜合性特征，不僅是企業(yè)能夠穩(wěn)定運(yùn)行的中樞部門，還是建立信息反饋的橋梁。大型企業(yè)辦公室管理工作的主要特點如下。

1.1 統(tǒng)領(lǐng)全局性

辦公室在企業(yè)日常的運(yùn)行過程中，具有中樞神經(jīng)的地位，發(fā)揮著統(tǒng)領(lǐng)全局的作用，所以也使辦公室的管理工作具有較強(qiáng)的綜合性以及全局性特點。辦公室管理工作往往包含了企業(yè)發(fā)展的各方面，能夠保障企業(yè)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.2 協(xié)調(diào)性

辦公室眾多職能中的一項重要內(nèi)容就是開展信息溝通工作，對各部門的工作人員關(guān)系進(jìn)行有效協(xié)調(diào)。同時，辦公室作為企業(yè)內(nèi)外進(jìn)行有效溝通交流的信息收集渠道。若辦公室所具有的作用能夠充分發(fā)揮出來，就可以避免出現(xiàn)多種矛盾問題，不僅能夠為企業(yè)員工營造良好的工作環(huán)境，也有利于培養(yǎng)員工的團(tuán)隊合作意識。

1.3 輔助服務(wù)性

辦公室的服務(wù)職能與以往相比已經(jīng)從原來的領(lǐng)導(dǎo)中心向為領(lǐng)導(dǎo)、部門及職工服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變。因此，當(dāng)前的辦公室不僅需要為經(jīng)理層提供相關(guān)服務(wù)，還要能夠?qū)Ω鞑块T之間的關(guān)系進(jìn)行有效處理，保證企業(yè)能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)，不僅對服務(wù)職能提出了更高的要求，也在一定程度上增加了辦公室管理工作的內(nèi)容。

2 大型企業(yè)辦公室的主要管理職責(zé)及范圍

2.1 輔助領(lǐng)導(dǎo)決策

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往需要對有關(guān)企業(yè)的重大問題進(jìn)行正確、科學(xué)的決策，從而對辦公室人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。同時，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策是大型企業(yè)辦公室最主要的工作任務(wù)，對辦公室人員的群體智慧輔助提出了較高的要求。

2.2 協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系

隨著現(xiàn)代信息社會的快速發(fā)展，企業(yè)對于信息技術(shù)水平提出了更高的要求，因此必須保證通信渠道的暢通性，而其則與辦公室有效的信息管理制度密切相關(guān)。在開展具體工作的過程中，必須要清楚了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，通過有效貫徹落實想過工作原則，對企業(yè)內(nèi)外關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。

2.3 完善規(guī)章制度

不斷完善各項管理制度，也是大型企業(yè)保證管理科學(xué)性的首要要求，同時也是企業(yè)實現(xiàn)更好發(fā)展的基礎(chǔ)保證。因此，辦公室工作的主要內(nèi)容也包括對于以企業(yè)發(fā)展為重點的管理規(guī)章制度進(jìn)行組織建設(shè)。

2.4 業(yè)務(wù)檔案的管理工作

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)的規(guī)模不斷壯大也給大型企業(yè)的辦公室工作提出了更高的要求。因此，在企業(yè)辦公室的管理工作中，必須根據(jù)自身的特點對文書、人事、科技等大量的檔案管理工作進(jìn)行有效管理，從而更好地發(fā)揮企業(yè)檔案工作所具有的價值，不斷提高企業(yè)檔案管理服務(wù)工作的效率。

2.5 日常事務(wù)的管理工作

要想提升大型企業(yè)辦公室管理工作的效率與質(zhì)量，就要保證日常事務(wù)管理具有較強(qiáng)的條理性。而辦公室負(fù)責(zé)的日常管理工作，主要有值班工作、接待工作、印信管理工作、事記編寫以及監(jiān)督管理工作等。

3 新時期大型企業(yè)辦公室管理工作面臨的挑戰(zhàn)

3.1 工作復(fù)雜

大型企業(yè)不僅需要處理企業(yè)內(nèi)部管理的相關(guān)工作，在全球化進(jìn)程不斷加快的背景下，大型企業(yè)還需要處理大量的對外事務(wù)。而辦公室作為大型企業(yè)進(jìn)行信息中轉(zhuǎn)及調(diào)度信息的關(guān)鍵部門，其往往需要承擔(dān)綜合協(xié)調(diào)性的工作，比較復(fù)雜。

3.2 辦公自動化水平較低

一些大型企業(yè)辦公室在開展管理工作的過程中，其所應(yīng)用的還是較為傳統(tǒng)的人力模式，主要由于辦公自動化水平較低，導(dǎo)致自動化管理工作無法順利開展。此外，還有一些辦公室管理人員的綜合素質(zhì)及管理能力已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求，從而不利于開展相應(yīng)的管理工作。

3.3 缺乏較強(qiáng)的服務(wù)意識

當(dāng)前，大型企業(yè)辦公室中仍舊存在一些服務(wù)意識與責(zé)任意識較弱的工作人員。辦公室管理工作人員工作態(tài)度的衡量標(biāo)準(zhǔn)就是其服務(wù)和責(zé)任意識，如果辦公室管理人員沒有較強(qiáng)的服務(wù)意識，若有問題的發(fā)生，就必定會出現(xiàn)相互推諉的情況，從而會影響辦公室管理工作的正常開展。

3.4 沒有良好的創(chuàng)新能力

在新的發(fā)展形勢下，信息技術(shù)水平快速提升，計算機(jī)以及自動化技術(shù)在社會的各個領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，尤其在大型企業(yè)的辦公室管理工作中也得到了廣泛應(yīng)用，也改變了辦公室的管理工作。但當(dāng)前大型企業(yè)辦公室中的相關(guān)人員缺乏良好的創(chuàng)新能力，影響了管理工作的有效進(jìn)行。

4 大型企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新與實踐

4.1 增強(qiáng)大型企業(yè)辦公室人員的責(zé)任服務(wù)意識

辦公室管理人員要明確大型企業(yè)的總體發(fā)展形勢，通過積極轉(zhuǎn)變觀念，明確辦公室管理工作的具體責(zé)任與任務(wù)，不斷增強(qiáng)自身的服務(wù)意識，充分發(fā)揮其所具有的參謀助手作用，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)建立更加規(guī)范有序的工作流程及秩序，確保能夠更加科學(xué)地進(jìn)行決策。此外，企業(yè)還要對辦公室管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督。督查同樣是辦公室管理工作的主要內(nèi)容與職責(zé)，其能夠使企業(yè)的計劃以及工作任務(wù)得到有效落實。辦公室在開展各項工作時要圍繞企業(yè)的工作重心，通過構(gòu)建高效的督查機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)不斷進(jìn)步。而各項工作的有效開展，都離不開辦公室員工自身的綜合素質(zhì)。因此，要想保證各項工作的有效性，就必須重視辦公室員工的職業(yè)能力及綜合素質(zhì)，特別要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識與責(zé)任意識。

4.2 有效處理突發(fā)事件，提升應(yīng)急處理能力

隨著現(xiàn)代化企業(yè)人性化管理理念的普及與應(yīng)用，也要求企業(yè)在開展辦公室管理工作的過程中，要有效落實以人為本的理念，并對思想進(jìn)行統(tǒng)一，達(dá)到凝聚人心的目的。此外，辦公室人員還要具備超前的思維意識，通過制訂有效的應(yīng)急預(yù)案，確保突發(fā)性事件能夠得到有效處理。企業(yè)辦公室還需要組建重大突發(fā)事件的應(yīng)急小組，通過制定科學(xué)合理的應(yīng)急制度與處理措施，為處理突發(fā)事件提供足夠的保障。同時，在處理突發(fā)事件時，企業(yè)還要對資源及人員進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，從而確保突發(fā)事件能夠得到及時解決。

4.3 落實檔案管理工作

就當(dāng)前我國現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的趨勢與模式來說，企業(yè)要想使企業(yè)辦公室的檔案管理工作得到有效落實，就需要對現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合和應(yīng)用，才能創(chuàng)新檔案管理的方法及模式，并認(rèn)識到檔案開發(fā)宣傳工作的重要性。此外，企業(yè)還需要加大員工的培訓(xùn)力度，使其能夠更加熟練地掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，不斷提升辦公室工作的效率以及管理水平。

4.4 提升辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室管理工作是輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開展企業(yè)管理的重要部門，因此對于綜合管理能力具有極高的要求。因此，企業(yè)通過對于多種有利條件的積極拓展，持續(xù)開展崗位培訓(xùn)以及繼續(xù)教育工作，使得辦公室人員的主動性與積極性得到充分的調(diào)動，提升其自身的綜合管理素質(zhì)。此外，還需要針對當(dāng)代企業(yè)發(fā)展新形式的創(chuàng)新與發(fā)展，充分的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，促使大型企業(yè)的管理工作效率得到提升。

5 結(jié) 語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對大型企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)提出了更高的要求。同時，由于新型企業(yè)管理制度的出現(xiàn)，使大型企業(yè)的辦公室管理工作面臨著非常嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在此背景下，若想不斷提升核心競爭力，大型企業(yè)就要重視辦公室管理工作，通過轉(zhuǎn)變思想觀念不斷提高辦公室管理工作的效率，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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