礦山企業(yè)人事檔案的電子化管理

茶繪蘭

摘 要：在我國科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展背景下，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展，在我國社會各個領(lǐng)域中也得到廣泛的應(yīng)用，一定程度上也為人們?nèi)粘Ｉ詈蜕a(chǎn)帶來極大的便利，也促進了我國國民經(jīng)濟的不斷增長。礦山作為我國基礎(chǔ)性產(chǎn)業(yè)，對其人事檔案開展電子化管理，不僅直接關(guān)系到礦企每一位工作人員的切身利益，還是礦山企業(yè)有效開展人力資源開發(fā)和管理的有力依據(jù)。因此，礦山企業(yè)在發(fā)展的過程中需要充分的認(rèn)識到人事檔案電子化管理的重要性。

關(guān)鍵詞：礦山企業(yè)；人事檔案；電子化管理；探討

人事檔案作為礦山企業(yè)從業(yè)人員學(xué)歷、經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、薪資獎懲等基本工作情況的原始記錄，從中也可以直觀的反映出礦山工作人員的實際能力和水平。同時，人事檔案也是礦山企業(yè)開展人力資源管理的重要前提，對實現(xiàn)礦山企業(yè)人力資源合理配置和促進礦山企業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。在新時期背景下，隨著科學(xué)技術(shù)在社會各領(lǐng)域中的應(yīng)用，對人事檔案管理也提出了更高的要求，加強礦山企業(yè)人事檔案電子化管理也將是新時期發(fā)展的必然趨勢[1]?；诖耍瑢ΦV山企業(yè)人事檔案的電子化管理展開分析和探討。

1 人事檔案電子化管理優(yōu)勢分析

1.1 保存便利，不容易發(fā)生損壞

盡管紙質(zhì)的案卷在現(xiàn)代礦山企業(yè)人事檔案管理中依然占據(jù)著十分重要的作用，但是通過現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，也可以使得傳統(tǒng)的單一性紙質(zhì)儲存方式朝著案卷與電子案卷同步儲存方向發(fā)展，并且對這些案卷進行分離保管，一旦紙質(zhì)的案卷出現(xiàn)損毀、丟失等情況，就可以借助電子檔案作為案卷的補充憑證，極大的提高了人事檔案管理安全性和可靠性。

1.2 隨時采集和歸檔，各項信息和全面有效

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，在儲存空間上得到很大的提高，對各項人事信息的填寫和補充也不再受到紙張的束縛，各項信息也更加的全面和具體。與此同時，針對礦山企業(yè)從業(yè)人員的實際情況，也可以對人事檔案信息內(nèi)容進行補充和修改，在一定程度上也實現(xiàn)了人事檔案管理的與時俱進，也為礦山企業(yè)開展人事調(diào)動、人員評估工作發(fā)揮數(shù)據(jù)參考作用[1-2]。

1.3 管理方便，易于查詢

采用傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，或多或少都會受到人為操作因素的影響，進而導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯誤。再加上紙質(zhì)案卷的儲存空間較為有限，使得無法有效對細(xì)致信息進行查詢，若是時間長久，甚至還會出現(xiàn)損毀、丟失的情況。然而，通過礦山企業(yè)人事檔案電子化建設(shè)，就可以直接通過計算機登陸檔案管理系統(tǒng)，在目錄中進行檢索就可以直接找到相關(guān)信息，不僅提高了工作效率，還保障了檔案資料的全面性和可靠性。

2 人事檔案管理電子化帶來的挑戰(zhàn)

2.1 保密性遭受到網(wǎng)絡(luò)媒介的影響

在現(xiàn)代科學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展背景下，將這些新興技術(shù)應(yīng)用到礦山企業(yè)人事檔案管理當(dāng)中，雖然為企業(yè)有效開展人力資源管理和開發(fā)工作帶來了極大的便利，但是也對人事檔案管理的安全性和保密性帶來極大的威脅。導(dǎo)致這一情況發(fā)生的主要原因還是在于相關(guān)人員的安全意識不夠，再加上自身專業(yè)水平和能力的限制，在日常開展工作中容易遭受到黑客的攻擊，也需要礦山企業(yè)加大對人事檔案管理方式和技術(shù)的創(chuàng)新和優(yōu)化[2]。

2.2 人事檔案管理部門缺乏協(xié)作意識

人事檔案管理作為礦山企業(yè)檔案管理中的重要組成部分，在實際工作中，受到部門與部門之間激烈競爭的影響，導(dǎo)致各部門之間的協(xié)作意識不強，這在一定程度上也直接影響到最終檔案管理工作的效率和效果，這也成為現(xiàn)階段，礦山企業(yè)提高檔案管理電子化管理水平急需要面對和解決的問題之一。

2.3 人事檔案管理方式有待完善

隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中進行應(yīng)用，使得電子檔案也越來越多，也激發(fā)了人們對人事檔案管理方式進行更加深入的思考，尤其是對人事電子檔案數(shù)據(jù)的處理和保存方式如何在流通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實現(xiàn)安全創(chuàng)新，為達(dá)到這一效果，也就需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建一個更加科學(xué)和有效的管理方式，以發(fā)揮增強檔案管理安全性和提高檔案工作快捷性的積極作用。同時，也能夠有效避免在實際工作中受到人為因素的影響，最終導(dǎo)致出現(xiàn)文件丟失的情況，而通過構(gòu)建電子化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式，就可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)跨區(qū)域的文件資料傳輸、存檔和保管，既保障了文件資料的安全性，也確保了人事檔案管理工作的順利開展[2-3]。

3 礦山企業(yè)人事檔案電子化管理實現(xiàn)途徑分析

3.1 建立健全企業(yè)人事檔案電子化管理制度

實現(xiàn)礦山企業(yè)人事檔案電子化管理，首先就需要對檔案管理方式加以創(chuàng)新，在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，由于沒有相對統(tǒng)一和較為完善的管理制度在其中發(fā)揮作用，也直接影響到最終人事檔案管理的效果。通過對現(xiàn)代化的人事檔案管理方式進行應(yīng)用，也需要構(gòu)建與之相對應(yīng)的電子化檔案管理制度，在提高人事檔案管理水平的基礎(chǔ)上，還需要針對檔案管理類型特點，采取具有針對性的管理措施。此外，進一步強化新型人事檔案管理制度在實際管理工作中的執(zhí)行力，以提高制度的約束性。

3.2 提高企業(yè)人事檔案管理人員意識和水平

目前，在礦山企業(yè)開展人事檔案管理工作中，依然有一些工作人員沒有對該項工作引起重視，致使實際開展工作時運用敷衍的態(tài)度，對最終工作效率和質(zhì)量也造成一定影響。針對這一情況，也就需要進一步提高企業(yè)人事檔案管理人員意識，讓他們充分的認(rèn)識到人事檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，同時幫助他們了解和明確自身職責(zé)，在實際工作中認(rèn)真做好檔案信息及時登記、填寫準(zhǔn)確、復(fù)核等工作，在進行保管的時候也要根據(jù)人事檔案類型進行分類歸檔及保管[3]。此外，礦山企業(yè)也要加大對人事檔案管理工作人員開展教育、培訓(xùn)工作，在提升他們工作技能的基礎(chǔ)上，也能夠運用更加認(rèn)真的態(tài)度確保檔案管理工作順利、有序開展。

3.3 保障人事檔案信息的安全性

檔案信息安全性作為開展人事檔案管理工作的核心內(nèi)容，為有效保障人事檔案信息完整性和安全性，就可以通過以下手段實現(xiàn)：（1）定期對人事檔案管理人員進行培訓(xùn)，在加深他們對自身工作職責(zé)認(rèn)識的基礎(chǔ)上，也提升檔案管理工作責(zé)任感；（2）借助數(shù)據(jù)備份方式，保障人事檔案文件、信息的安全性，即便是發(fā)生損壞、丟失的情況，也能夠在第一時間找回。同時，也可以通過對系統(tǒng)設(shè)置防火墻、身份驗證、訪問權(quán)限等方式運用，也能夠進一步的提高檔案信息安全性。

3.4 新技術(shù)的運用推動人事檔案管理創(chuàng)新

礦山企業(yè)在人事檔案電子化管理建設(shè)過程中，為實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化發(fā)展，也就需要堅持與時俱進，結(jié)合自身檔案管理實際情況，不斷進行創(chuàng)新和完善，確保檔案管理安全、完整和便捷。具體體現(xiàn)在以下幾方面：（1）機械設(shè)備上的創(chuàng)新，礦山企業(yè)在結(jié)合自身人事檔案管理特點的基礎(chǔ)上，設(shè)計出與自身相契合的檔案管理軟件，并在實際工作中發(fā)揮出其優(yōu)勢作用，也進一步提高礦山企業(yè)人事檔案管理電子化水平；（2）培養(yǎng)更多的專業(yè)化計算機人才，使其加大對人事檔案管理技術(shù)鉆研，在推動礦山企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的前提下，也降低檔案管理出現(xiàn)毀損的情況，進而提升檔案管理與現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)之間的融洽性[3-4]。

4 結(jié)語

在本文中，對礦山企業(yè)人事檔案的電子化管理進行分析和探討，主要是從人事檔案電子化管理優(yōu)勢分析展開，同時也是人事檔案管理電子化帶來的挑戰(zhàn)進行分析，這些挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在檔案信息安全性、部門協(xié)作和管理方式上，最后也結(jié)合礦山企業(yè)人事檔案管理實際，提出人事檔案電子化管理有效實現(xiàn)途徑，通過建立健全企業(yè)人事檔案電子化管理制度、提高企業(yè)人事檔案管理人員意識和水平、加大人事檔案管理技術(shù)創(chuàng)新力度等，可以進一步提高礦山企業(yè)檔案管理質(zhì)量和水平，也能夠推動我國礦山企業(yè)獲得進一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]宋榮軍.人事檔案電子化管理淺析[J].科學(xué)與財富，2017，（6）：278-278.

[2]李曉蕓.人事檔案的電子化管理問題研究[J].城建檔案，2017，（2）：63-64.

[3]王琳.淺談如何做好礦山企業(yè)人事檔案的管理工作[J].卷宗，2013，（10）：42-42.