會(huì)計(jì)電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理

劉鴻飛

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化也在逐步完善，實(shí)現(xiàn)了從手工記賬到計(jì)算機(jī)記賬的轉(zhuǎn)變，標(biāo)志著企業(yè)會(huì)計(jì)管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算；會(huì)計(jì)檔案管理；措施

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案極為重要的組成部分，并且其對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理具有極為重要的意義。在進(jìn)入信息時(shí)代以后，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理也逐漸向電算化的方向發(fā)展，在電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率及質(zhì)量都得到了明顯的提升。因此，想要促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就必須要充分重視會(huì)計(jì)電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理。

1 會(huì)計(jì)電算化背景下會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 管理工作需特定環(huán)境

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案的查看與管理十分簡(jiǎn)單，相關(guān)人員只需根據(jù)年份查找到相關(guān)資料便可查閱。在會(huì)計(jì)電算化背景下操作的會(huì)計(jì)檔案管理，它的操作需要特定環(huán)境的支持，管理人員需要有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)才能熟練操作。

1.2 便于分析與共享

電算化背景下，會(huì)計(jì)檔案管理趨于信息化，管理人員可通過(guò)PC端界面運(yùn)用相關(guān)分析軟件快捷地翻看信息、對(duì)信息進(jìn)行整合統(tǒng)計(jì)與分析，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作的開(kāi)展提供了便利。同時(shí)也可以根據(jù)使用者的不同需求制作出符合使用者要求的圖表數(shù)據(jù)與相關(guān)分析，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。由此說(shuō)明新型會(huì)計(jì)不僅涉及核算業(yè)務(wù)，還涉及管理領(lǐng)域，完成會(huì)計(jì)行業(yè)的轉(zhuǎn)型。

1.3 存儲(chǔ)范圍更大

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，無(wú)論是記賬、出報(bào)表、賬簿，還是會(huì)計(jì)相關(guān)附屬資料都是靠手工完成的，其效率比較低，而且容易出錯(cuò)，不利于事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。而落實(shí)會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)人員工作量大大降低，只需要錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，就可以制作并打印出財(cái)務(wù)報(bào)表。同時(shí)也可以打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，就目前實(shí)踐效果而言，會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案管理的范圍包括遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的范疇，為我國(guó)會(huì)計(jì)事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.4 提高安全要求

新型管理模式下，存儲(chǔ)在媒介中的會(huì)計(jì)信息的安全性受到了行業(yè)人員的普遍關(guān)注，因?yàn)樾畔⒌男薷呐c缺失在信息里完全得不到體現(xiàn)，這就導(dǎo)致信息的可信度受到質(zhì)疑。因此維護(hù)會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存安全是會(huì)計(jì)檔案管理的重中之重。主要包括會(huì)計(jì)信息與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)電算化操作軟件的安全維護(hù)。

2 會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 電算化會(huì)計(jì)檔案管理體系不夠完善

自從事業(yè)單位落實(shí)會(huì)計(jì)電算化以后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容急速增加，同時(shí)更改會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容也變得更加方便，但很多事業(yè)單位并沒(méi)有真實(shí)有效的認(rèn)識(shí)到此類(lèi)問(wèn)題的嚴(yán)重性，也沒(méi)有第一時(shí)間修訂適合本事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，也沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管環(huán)境采取相應(yīng)的保障措施，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案被破壞的記錄逐年增加。

2.2 缺乏高素質(zhì)的綜合性應(yīng)用人才

隨著會(huì) 計(jì)電算化的不斷普及，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，也要求相關(guān)人員掌握良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但因?yàn)槲覈?guó)還缺乏對(duì)于電算化人才的有效教育，另外受到企業(yè)成本的限制等，導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)非常缺乏具有綜合素質(zhì)的應(yīng)用人才，降低了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的效率。

2.3 缺乏管理理念

時(shí)代在發(fā)展，但理念的轉(zhuǎn)變跟不上時(shí)代的腳步，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)可以改變?cè)械臋n案管理模式，但相關(guān)管理人員的理念并沒(méi)有隨之發(fā)生改變，在工作中，新型會(huì)計(jì)相關(guān)信息的儲(chǔ)存方式及管理模式?jīng)]有得到應(yīng)用。許多企業(yè)仍保持原有的傳統(tǒng)，保留紙質(zhì)檔案，電子檔案的管理不受重視，新型管理理念沒(méi)有得到貫徹，阻礙了會(huì)計(jì)行業(yè)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)程度與完整程度也受到了極大的影響。

3 會(huì)計(jì)電算背景下會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 對(duì)檔案管理制度進(jìn)行健全與完善

想要使得會(huì)計(jì)檔案管理能夠滿(mǎn)足企業(yè)的實(shí)際需求，有關(guān)的檔案管理工作部門(mén)必須要對(duì)統(tǒng)一的檔案管理制度進(jìn)行建立和完善。想要保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的制度化，在內(nèi)容上就要對(duì)一些明文性的文件進(jìn)行應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理內(nèi)容的審核和確定，并嚴(yán)格規(guī)范和約束相關(guān)檔案管理人員的行為。在會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的背景下，也使得檔案信息的收集制度非常明確。此外，其通過(guò)對(duì)檔案的定期拷貝及存儲(chǔ)，使得會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)具有良好的完整性，并且在利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的同時(shí)，避免其會(huì)計(jì)檔案信息的缺失。而按照國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行分析則能夠發(fā)現(xiàn)，檔案管理部門(mén)要和企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行有效的結(jié)合，對(duì)更加符合企業(yè)發(fā)展的會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行建立，通過(guò)對(duì)于手續(xù)及信息查閱制度的完善，使得檔案信息有著較強(qiáng)的完整性。

3.2 加大對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)力度

在會(huì)計(jì)電算化的背景下，其相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理還是需要人工進(jìn)行的，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所具有的穩(wěn)定性及安全性能夠得到體現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案信息所具有的安全性及真實(shí)性是否能夠得到提升，都和檔案管理人員所具有綜合素質(zhì)有著直接的關(guān)系。因此，必須要加大對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在開(kāi)展實(shí)際的管理之前，要通過(guò)有效的培訓(xùn)，使其具有更加系統(tǒng)化及全面性專(zhuān)業(yè)技術(shù)。此外，還要通過(guò)一定的職業(yè)道德的培訓(xùn)，使得檔案管理人員的綜合素養(yǎng)得到充分的提升。這樣才能夠促使會(huì)計(jì)檔案管理工作可以在比較有序及健康電算化環(huán)境中進(jìn)行，使得檔案管理的工作效率得到充分提升。

3.3 樹(shù)立正確的會(huì)計(jì)電算化檔案管理理念

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，明確電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)等具體環(huán)節(jié)的管理要求，確保電子會(huì)計(jì)憑證，不但可以實(shí)現(xiàn)在線傳遞，可以在部門(mén)和部門(mén)之間相互傳遞，并積極更新會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的最大化利用。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案在具體管理過(guò)程中，目標(biāo)存在不完整性，其主要原因是會(huì)計(jì)檔案管理從業(yè)人員缺乏正確的管理理念，這樣的基礎(chǔ)上，會(huì)計(jì)從業(yè)人員只有真正認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，才能確保事業(yè)單位財(cái)務(wù)賬目的清晰度和數(shù)據(jù)完整性，以避免道德方面風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題的發(fā)生。事業(yè)單位管理層要根據(jù)具體的發(fā)展特點(diǎn)和國(guó)家提出的相關(guān)政策以及制度來(lái)完善會(huì)計(jì)檔案保管制度，確保會(huì)計(jì)電算化檔案管理相關(guān)工作能順利進(jìn)行，為提高事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.4 加強(qiáng)檔案的收集及管理工作

財(cái)務(wù)部門(mén)在開(kāi)展工作的過(guò)程中要將相應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，同時(shí)進(jìn)行相關(guān)的備份工作，從而避免計(jì)算機(jī)故障的出現(xiàn)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)缺失。此外，還要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理，在檔案中標(biāo)注清楚形成時(shí)間和操作人員等具體的信息，將備份成功的檔案在不同的位置進(jìn)行儲(chǔ)存。但在對(duì)檔案的存放位置進(jìn)行選擇時(shí)，由于其介質(zhì)的本身屬性較為特殊，因此不能和磁場(chǎng)的位置過(guò)于接近。在后期還要加強(qiáng)養(yǎng)護(hù)工作，要進(jìn)行防塵及防潮的有關(guān)工作。再者，還要對(duì)電算化的會(huì)計(jì)檔案的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行重視，確保其版本是一致的，從而防止由于軟件版本的不兼容影響會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的完整性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電算化，越來(lái)越多的信息化技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用。本文則主要對(duì)會(huì)計(jì)電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，并提出了一些具有針對(duì)性的措施與建議。通過(guò)本文也希望能夠給今后企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作提供理論基礎(chǔ)，在促使其檔案管理質(zhì)量提升的同時(shí)，使得企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

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