淺談會計檔案管理方法與現(xiàn)實意義

王平

摘要：根據(jù)《會計法》的規(guī)定，各單位對會計憑證、會計帳薄、會計報告和其它會計核算資料應(yīng)當建立檔案，妥善保管。會計檔案是記錄過去的各單位經(jīng)濟活動，它以所有的原始數(shù)據(jù)為各單位提供可靠的信息，為各單位制定詳細財務(wù)規(guī)劃、計劃、調(diào)查取證以及進行財務(wù)決策提供重要依據(jù)。因此，它必須引起各級部門及單位的高度重視，為搞好會計檔案管理工作，建立健全了各項規(guī)章制度，要明確專人管理，對會計檔案工作實行規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：會計檔案管理；特點；重要性

一、會計檔案的概念及特點

（一）整體性。每一個會計年度產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表之間是相互緊密聯(lián)系的整體，保持會計檔案管理的整體性和連續(xù)性，是整理好會計檔案的基礎(chǔ)。

（二）穩(wěn)定性。會計檔案雖然形式范圍廣、內(nèi)容和種類繁多，但它的基本成分：會計憑證、會計賬簿、會計報表是具有穩(wěn)定不變性的。

（三）規(guī)律性。每一個會計年度產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反應(yīng)一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動時，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束，都是連續(xù)不斷的記錄，具有相互牽制、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣的規(guī)律性。

（四）專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

二、會計檔案管理分類

會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料。

（一）會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

（二）會計賬簿：總賬、明細賬、現(xiàn)金及銀行日記賬、固定資產(chǎn)卡片、及其他會計賬簿。

（三）財務(wù)報表：財務(wù)報告、會計報表、及其他財務(wù)報告。

（四）其他類：如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

三、歸檔前應(yīng)做好以下幾項工作

（一）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

（二）活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經(jīng)辦人簽章。

（三）賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規(guī)定要求進行保管。

四、加強會計檔案管理還應(yīng)做好以下幾條

（一）準確立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證專用裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章，封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月先后順序放入會計專用檔案盒中，認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度結(jié)束封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。

（二）及時歸檔。會計檔案是一種社會資源，為了加強會計檔案的管理，保證會計檔案的安全和完整，必須按規(guī)定交本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員集中統(tǒng)一管理，任何個人都不得拒絕移交歸檔。《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可以由會計機構(gòu)暫時保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理，未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，應(yīng)當保持原卷冊的封裝。確需個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

（三）嚴格保管制度，確保安全。保管好會計檔案是充分發(fā)揮會計檔案作用的基礎(chǔ)，各級會計部門和檔案部門都應(yīng)重視對會計檔案的保管。按規(guī)定要求選配政治素質(zhì)高、專業(yè)技能強的管理人員和保管人員；配置適當規(guī)模的檔案庫、檔案架和其他必要的檔案設(shè)施；配備防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設(shè)施和實施安全措施，實行電算化會計檔案管理還要做防磁、防鼠咬等工作，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化和標準化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。

（四）嚴格查閱制度?！稌嫏n案管理辦法》明確規(guī)定：各單位的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱和復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。會計檔案是歷史紀錄的原始材料，在數(shù)量上一般都是單份，且很多內(nèi)容有一定的機密性，這決定了檔案提供利用時，應(yīng)采取在檔案室內(nèi)查閱的方式。

（五）嚴格檔案銷毀制度。銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。會計檔案的銷毀應(yīng)按照下列程序銷毀：

1.由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員參加監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

參考文獻：

[1]艾文國.會計電算化[M].北京：高等教育出版社，2003.

[2]《中華人民共和國會計法》.2009.

[3]《會計檔案管理辦法》.2011.