中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化的應(yīng)用及管理人員素質(zhì)的提升

范琳

摘 要：近年來我國教育改革的步伐正在逐年加速，而信息化作為一種信息技術(shù)被高度廣泛應(yīng)用，那么信息化的檔案管理便成為了現(xiàn)階段中學(xué)生學(xué)籍檔案工作中不可或缺的關(guān)鍵問題。中學(xué)生在校期間的學(xué)籍檔案憑證有著非常重要的作用，在中學(xué)階段學(xué)生的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)、出國、考試、學(xué)生評價等多方面都發(fā)揮著極為重要的作用，如何管理和利用好信息化的學(xué)籍檔案便成為學(xué)校管理的基礎(chǔ)和首要任務(wù)。怎樣更好的依托《全國中小學(xué)學(xué)籍信息管理系統(tǒng)》管理好學(xué)校的學(xué)籍檔案工作？如何利用學(xué)籍檔案信息化更方便、快捷的服務(wù)于師生、家長？下面我將對學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化、服務(wù)能力等若干問題，簡單的陳述自己的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；中學(xué)生；學(xué)籍檔案；管理人員素質(zhì)

1 全省學(xué)籍檔案信息化的統(tǒng)一管理是必要的、科學(xué)化的創(chuàng)新

近年來我國教育改革的步伐加速，信息化的檔案管理成為現(xiàn)階段中學(xué)生學(xué)籍檔案的重要組成部分，中學(xué)生學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間的憑證，在學(xué)生的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)、出國、考試等多方面發(fā)揮著重要的作用。教育部《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》和《山西省中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法實(shí)施細(xì)則（試行）》實(shí)施以來，特別是全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)建設(shè)成并運(yùn)行后，我校依托《全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)》，嚴(yán)格執(zhí)行省教育廳的相關(guān)規(guī)定，在學(xué)校的常規(guī)學(xué)籍檔案管理中起到督促與推進(jìn)信息化的作用。推行全省統(tǒng)一的中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理，是完成學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，如何落實(shí)好學(xué)籍檔案管理工作的服務(wù)性、科學(xué)性、高效性務(wù)必施行統(tǒng)一的信息化管理，唯有如此才能在效率、便捷、準(zhǔn)確方面完成質(zhì)的提升和改變。

百年名校太原五中經(jīng)歷了110多年的風(fēng)雨征程，是一所有著光榮歷史和文化底蘊(yùn)的學(xué)校，作為山西第一位共產(chǎn)黨員的高君宇和老一輩無產(chǎn)階級革命家彭真等，都是從這里走向革命的起點(diǎn)，參加革命活動，中共山西省第一個黨小組、第一個黨支部都從這里誕生和壯大，為后來山西的革命事業(yè)打下了穩(wěn)固的基礎(chǔ)。這些歷史風(fēng)云人物的檔案和事跡都保存完好的陳列在學(xué)校的展覽館內(nèi)，每年新生入校第一課的思想教育都會在五中的展覽廳進(jìn)行。由此可見，無論什么時代學(xué)生在校期間的檔案是珍貴而有歷史意義的。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的加速發(fā)展，現(xiàn)在太原五中學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理工作成為了學(xué)校工作的一個關(guān)鍵組成部分。然而舊體制中的檔案管理存著很多的問題，比如檔案工作整理需要大量的人力和物力、保存時間周期特別長、翻閱查找所需檔案特別繁瑣的特征。

學(xué)生學(xué)籍檔案作為在學(xué)校學(xué)習(xí)的重要憑證和依據(jù)，包括學(xué)生本人的學(xué)籍卡、各學(xué)期的成績單、思想品德考核表、體檢卡、體育合格證、畢業(yè)生登記表等等，這些重要的個人檔案不是以學(xué)生的個體為單位立卷，而是以班級或者年級為單位裝訂成冊交檔案室保存，因此在查找某一位學(xué)生在校時期的各種信息就相當(dāng)不容易了。如今按照省教育廳中學(xué)生電子學(xué)籍注冊的有關(guān)規(guī)定，只要新生入校后，就會為每一位學(xué)生建立編號共14位的全省統(tǒng)一學(xué)籍號，并將其詳細(xì)的信息錄入統(tǒng)一管理的數(shù)據(jù)庫，錄入完畢核對后將當(dāng)年新生注冊的數(shù)據(jù)報送省教育廳基礎(chǔ)教育處審核并備案。我校的學(xué)籍檔案嚴(yán)格采用省教育廳統(tǒng)一的錄入格式，并建立健全與我校學(xué)籍檔案及學(xué)籍管理相關(guān)的制度和辦法，學(xué)籍的信息檔案應(yīng)永久保存。在不久的將來網(wǎng)絡(luò)信息化工作啟動后，學(xué)校以及教育行政主管部門只要輸入學(xué)生14位學(xué)籍號就能夠快速準(zhǔn)確的查詢和檢索所有學(xué)生的學(xué)籍檔案信息。家長和學(xué)生本人也能通過網(wǎng)絡(luò)在任何一臺計(jì)算機(jī)上查詢到學(xué)生初中階段的各類學(xué)籍方面的相關(guān)信息。

學(xué)籍檔案信息化統(tǒng)一管理是檔案能被更好的利用和體現(xiàn)價值的必然趨勢。學(xué)籍檔案信息化的利用率正在不斷提高，特別是我校這類省級示范高中、省文明單位、著名大學(xué)的優(yōu)秀生生源基地，唯有將紙質(zhì)學(xué)籍檔案信息化，才能突破傳統(tǒng)檔案管理的禁錮，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案統(tǒng)一應(yīng)用價值的最大化?，F(xiàn)階段我省統(tǒng)一管理檔案信息化打破了傳統(tǒng)管理的形式，為進(jìn)一步利用好檔案資源提供了健全的體系和必要的條件，確實(shí)是一次十分必要和科學(xué)的改進(jìn)。

2 實(shí)行電子學(xué)籍檔案的審核功能和健全管理制度

2.1 審核功能

多年前，學(xué)生的學(xué)籍信息都是紙制的，經(jīng)過學(xué)生本人或教師人工手寫制成，難免出現(xiàn)錯誤。實(shí)行電子學(xué)籍檔案的審核功能是學(xué)校信息化管理的平臺，學(xué)生只要登錄到學(xué)校這個平臺上輸入自己的個人信息和密碼，就可以校對本人信息正確與否，既能保證學(xué)生自己的信息不外泄，又能減少教師的審核工作。實(shí)行電子學(xué)籍檔案的審核功能，是鞏固學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息化的關(guān)鍵渠道。

中學(xué)生在學(xué)校期間的信息隨著家庭、戶籍或各種因素的變動而變化，那么學(xué)生的學(xué)籍信息也應(yīng)及時做到相應(yīng)的修改。我在學(xué)校負(fù)責(zé)初中的學(xué)籍檔案管理工作，為了能夠及時掌握學(xué)校學(xué)生信息的變動情況，建議初中各班實(shí)行月報制度，由班主任負(fù)責(zé)每月的月末匯總變動學(xué)生的信息并報送，我把各班報送的信息匯總后，在學(xué)籍系統(tǒng)中及時修改學(xué)生的信息并重新審核，審核后對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新。例如：初中學(xué)習(xí)階段有出國的同學(xué)，一系列手續(xù)辦理完成后，必須在學(xué)籍系統(tǒng)中點(diǎn)擊出國，那么出國的學(xué)生在中考報名、綜合素質(zhì)評定、中考成績等一系列的工作就與之無關(guān)了。月報制度的實(shí)行既做到自己對每一位學(xué)生學(xué)籍檔案信息和內(nèi)容心中有數(shù)，又方便了學(xué)校對每個學(xué)生信息的掌握和查閱的快捷。

2.2 健全管理制度

由于學(xué)生的學(xué)籍內(nèi)容包含著個人隱私的信息，不能外泄，這就要求學(xué)校健全檔案管理的相關(guān)保密制度，并且要嚴(yán)格依法實(shí)施。例如，學(xué)生參加實(shí)踐活動時需要在學(xué)校管理學(xué)籍的部門開具在校證明，由專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格信息的保密制度；還有學(xué)生辦理病休、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、出國等手續(xù)時，家長或?qū)W生應(yīng)按上級部門的文件精神和學(xué)校的具體要求及正常程序來辦理相關(guān)手續(xù)，由專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格信息的保密制度。只有學(xué)校從實(shí)際出發(fā)建立健全信息化管理制度，才能夠保障學(xué)生學(xué)籍信息內(nèi)容的安全性；才能夠確保學(xué)校學(xué)籍管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；才能夠真正從信息化管理中得到實(shí)惠。

3 學(xué)校學(xué)籍管理人員素質(zhì)的提升，開啟校園信息化管理的新模式

我們要牢固樹立全心全意為師生服務(wù)的宗旨，誠心誠意為師生服務(wù)的情懷，努力維護(hù)好師生根本利益是學(xué)校服務(wù)的基本要求。檔案管理人員服務(wù)水平與信息化建設(shè)是密不可分的，信息化建設(shè)與檔案服務(wù)能力提升有著必然的聯(lián)系。通過對學(xué)校學(xué)籍管理信息化的不斷推進(jìn)，不斷改善管理服務(wù)的手段和方式，不斷提高管理服務(wù)的質(zhì)量和水平。

學(xué)校學(xué)籍信息化管理應(yīng)有專門的、高素質(zhì)的管理人員。信息管理人員在經(jīng)過相關(guān)部門的培訓(xùn)之后，能嫻熟的操作學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，確保工作的質(zhì)量；學(xué)籍的錄入、整理和歸檔是一項(xiàng)繁瑣的工作，檔案管理人員必須有使命感、嚴(yán)謹(jǐn)、仔細(xì)對每一位學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，根據(jù)年級和班級進(jìn)行標(biāo)記，以簡便查閱步驟，關(guān)鍵內(nèi)容務(wù)必要備份信息；信息管理人員要對學(xué)生的學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行正常的升級以及精細(xì)的維護(hù)。

檔案管理人員素質(zhì)的高低，決定了服務(wù)能力和水平的高低，因此我們要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，提升專業(yè)方面的素養(yǎng)，善于總結(jié)工作中出現(xiàn)的問題，勤于思考問題出現(xiàn)的什么方面，不斷創(chuàng)新檔案信息化和服務(wù)能力的最大化利用。隨著高科技的日益變化和廣泛應(yīng)用，檔案信息化的技術(shù)平臺正在發(fā)生著質(zhì)的蛻變與飛躍，那么對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、信息技術(shù)以及檔案方面的知識等有了新的更高的技術(shù)要求和能力的體現(xiàn)。有壓力才能有動力，在這樣的高科技趨勢下，新型檔案管理人才，首先應(yīng)該認(rèn)真貫徹國家、省、市檔案主管部門關(guān)于加強(qiáng)新時期檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的指示精神，實(shí)實(shí)在在抓好檔案管理人員的管理、教育和培訓(xùn)，采用“走出去”與“請進(jìn)來”相結(jié)合的方式，加速提升檔案信息化的進(jìn)程；其次，要積極參加關(guān)于檔案方面的各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，比如參加由省檔案局組辦的“蘭臺大講堂”公益活動，聽名師講檔案信息化方面的專業(yè)知識，學(xué)名師從檔案信息化知識中提升的內(nèi)涵，用名師從檔案信息化中提練出的精髓；再有就是開展橫向聯(lián)系，向先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)精華，取長補(bǔ)短，更有效的利用檔案信息化在校園的各個領(lǐng)域中發(fā)揮的作用。作為一名省級示范學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)積極踴躍的開展自學(xué)和繼續(xù)教育的深造，不停的完善自己檔案信息化專業(yè)方面的知識體系，以持之以恒的態(tài)度讓自己在學(xué)籍檔案信息化專業(yè)的路上越走越堅(jiān)實(shí)，思路越來越開闊，使自己具備更強(qiáng)、更全面的知識存儲量和敏銳的信息意識，用良好的信息道德和過硬的信息處理能力來完成學(xué)校學(xué)籍信息化的各項(xiàng)工作，并認(rèn)真做好我市學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)和正常運(yùn)行的工作。

4 結(jié)束語

檔案有著濃縮的歷史，積淀的文化，蘊(yùn)含的內(nèi)涵，在一生的成長中記錄了接受教育、增長見識、陶冶情操的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。怎么能夠更好的利用檔案信息化來服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生，是下一步我們研究的方向。我們將用更人性化、務(wù)實(shí)求真的理念來武裝自己，不斷探索和研究新方法，分析當(dāng)前的新形勢，解決遇到的新問題，加快檔案信息化的進(jìn)程，展望檔案信息化的美好未來！

參考文獻(xiàn)

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