事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題分析

張茂芬

摘 要：人事檔案中記錄著一個人成長的主要經歷、政治面貌、思想品德等個人的具體情況，在個人的學習和工作中起著參考、依據的作用，在個人升學、升職、職稱評定、辦理養(yǎng)老保險等過程都要用到人事檔案。人事檔案管理也是對人事檔案中的各類資料進行有序地收集、整理以及保管等各項工作，為每個人提供一份完整真實具有參考價值的個人檔案資料。事業(yè)單位人事檔案管理工作進行的好壞與否，不僅對個人自身的發(fā)展具有重要的影響，還對事業(yè)單位各項工作的正常運行以及長遠發(fā)展具有重要的影響。我國事業(yè)單位目前檔案管理的總體情況并不樂觀，在其發(fā)展過程中出現了各種各樣的問題，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；問題；對策

隨著中國近年來社會主義各項事業(yè)的深入改革與快速發(fā)展，陳舊的人事管理制度與干部選拔制度不但已經不能滿足發(fā)展的需求，相反地，成為了制約事業(yè)單位發(fā)展的重要因素之一。人事檔案是在人事管理活動中形成的，是個人經歷、生活學歷、人際關系、德能才干，業(yè)務能力、工作情況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，也是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作中出現的問題

1.1 對于人事檔案管理工作重視度不高

人事檔案管理工作是事業(yè)單位中一項基礎性的工作。因此，個別人認為，檔案管理不容易取得明顯的成績，更加不容易引人注意。長期以來，在這種觀念下，一些單位領導常常就這樣忽視人事檔案管理工作，個別事業(yè)單位的領導干部更加認為人事檔案工作就是抄抄寫寫和分類保管的事務性工作。未把人事檔案管理工作納入到議事日程，認為只要不丟失，不泄密，可以應付突擊檢查就行，完全可以不安排專職人員參與管理，于是，人事檔案管理工作長期處于這樣一種被動應付的狀態(tài)下，難以發(fā)揮其原本的作用，為事業(yè)單位各項工作的開展乃至進一步的改革和發(fā)展提供高質量的服務。

1.2 人事檔案管理制度落后，檔案管理人員專業(yè)水平偏低

人事檔案管理是一項繁雜瑣碎但連續(xù)性極強的工作，若不能保證及時和足夠的人力投入，就會導致人事檔案管理的質量大打折扣。事業(yè)單位的人員編制極其有限，分配到管理部門的編制一般較少，這就造成了很多事業(yè)單位的檔案管理工作由人事部門的人員兼任的情況。這種情況看似有利于人事檔案的收集，因為許多人事檔案的形成和傳送都要經過人事部門，如職工的履歷表、職稱評審材料、干部任免考核材料等。但正是由于這些人員都是非專業(yè)性的，對檔案收集和管理意識淡薄，致使許多應該歸入檔案的材料都沒有及時歸檔，造成許多檔案材料的缺失。同時，隨著聘用制度的推行，人員的流動性增強，檔案管理人員調換頻繁，也不利于檔案管理水平的提高。

1.3 檔案信息化程度低，流動人員檔案處理不及時

在信息化社會發(fā)展進程中，人事單位的檔案管理工作手段單一，對信息化的高科技設備和技術利用率低，很多重要檔案只用紙質記錄，傳輸困難，不方便使用者進行外借和查閱。另外，許多事業(yè)單位都存在“棄檔”人員，也就是“人檔分離”，進而造成許多檔案變?yōu)椤八罊n”，雖然有關部門已經出臺了一系列解決流動人員“死檔”的政策辦法，但仍未能完全解決這類問題，由此產生的隱患依然存在。因此，必須深化改革，將信息化建設發(fā)展到人事檔案管理工作中去，為人事檔案管理提供現代化手段。

1.4 事業(yè)單位人事檔案資料收集整理不規(guī)范

事業(yè)單位人事檔案使用的材料沒有進行統一的規(guī)定，致使人事檔案材料大小參差不齊，而且形狀不規(guī)則、紙張破損、紙張折皺不平、材料卷角的沒有進行相關技術的加工處理，導致人事檔案案卷大小不一，嚴重影響美觀。人事檔案的收集整理工作主要采用手工，嚴重影響到了工作效率。事業(yè)單位人事檔案主要是為了提供人事信息方面的服務，但是在事業(yè)單位內部存在過于注重保密，而忽視人事信息利用的現象，使得人事檔案的使用價值慢慢削弱，不能發(fā)揮自身的存在

價值。

2 關于事業(yè)單位人事檔案管理工作中問題的解決辦法

2.1 從領導抓起，提高對人事檔案管理工作重視程度

領導思想影響基層人員思想，從單位領導抓起，提高各事業(yè)單位領導對于人事檔案管理工作的重視程度，嚴格要求檔案管理日程，把人事檔案管理放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程中去。各單位積極建立人事檔案管理領導小組，頻繁地定期地對人事檔案管理工作進行檢查，指導以及督促，做到及時發(fā)現問題，及時解決問題。除此以外，積極建立人事檔案管理達標升級考核機制，對事業(yè)單位的人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步地推進人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化和科學化。建設收集人事檔案材料是人事檔案管理工作的基礎。隨著我國政治經濟體制改革的不斷深化與發(fā)展，人事制度的改革，考察以及考核等需要入檔的材料也在不斷增多，這就給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。完善人事檔案管理機制，加強人事檔案管理信息化建設，加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設等，不失為提高事業(yè)單位對于人事檔案管理工作的重視程度的幾種良方。

2.2 培養(yǎng)高素質人才隊伍，不斷提高檔案管理人員素質

人事檔案理工作是一項政策性和業(yè)務性較強的工作，隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷前進和各項工作的不斷深入，人事檔案管理需要各種高素質、高學歷的復合型人才。人事檔案部分必須建設一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍；培養(yǎng)一批具有較強實際操作能力的檔案技術能手。事業(yè)單位還需對檔案管理人員進行定期定質定量的專業(yè)培訓，提高其專業(yè)技能和個人素質。此外，檔案管理人員也須在檔案的管理工作中及時的總結經驗，改進管理的技術和方法。

2.3 加深檔案管理體制改革，加強檔案管理的信息化建設

人事檔案管理機構整合檔案及其資源信息，使檔案及其信息資源真正得以保管和開發(fā)，以實現統一管理。各級部門應從傳統的管理中跳脫出來，大力推動人事檔案管理工作的順利進行，這也適應了市場經濟條件下政府職能轉變的需要。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案管理與服務的迫切需要，是我國整個社會主義現代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。

2.4 完善事業(yè)單位人事檔案管理的體制

事業(yè)單位應將人事檔案的管理權統一由專門的部門進行管理、指揮，實行“人檔分離”的工作思路，集中對人事檔案進行收集、整理、歸檔。事業(yè)單位可以成立人事檔案管理中心，對于事業(yè)單位人員的變動集中進行整改。人事檔案管理中心的主要職能就是提供人事信息的服務，不帶有任何的盈利性質。人事檔案管理中心需要將人事檔案信息的價值與功能發(fā)揮到最大，以獨立的職能部門向事業(yè)單位提供專業(yè)化的服務，增強自身的社會公信力。

3 結語

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理工作是一項綜合性強、專業(yè)技術要求非常高的基礎性管理工作，想做好檔案管理工作，要從各個方面加以改進，進而推動我國的人事檔案管理工作的順利開展。本文針對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的各類問題，提出了有針對性的整改措施，對于從事檔案管理的工作人員具有一定的啟示，進而做好自身的檔案管理工作，促進我國檔案管理工作的健康發(fā)展。

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