關(guān)于秘書做好保密工作的幾點(diǎn)思考

葛雪

摘 要：秘書是與權(quán)力中心有著極為密切的聯(lián)系，并在工作過程中直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀意見和綜合性服務(wù)的工作人員。正是由于秘書工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的特殊性，使秘書能夠比其他工作人員更早地接觸到更多的機(jī)密內(nèi)容，掌握更多的領(lǐng)導(dǎo)決策信息和單位的機(jī)要事務(wù)。因此，秘書與保密工作聯(lián)系密切，對(duì)日常工作的保密有著不可推卸的義務(wù)與責(zé)任，在保密工作中起著至關(guān)重要的作用。這就需要秘書加強(qiáng)自身的保密意識(shí)，做好保密工作，將保守機(jī)密作為職業(yè)道德規(guī)范嚴(yán)格遵守。

關(guān)鍵詞：秘書 保密工作 保密意識(shí) 保密內(nèi)容 措施

中國的“秘書”一詞最早出現(xiàn)在漢代，指圖書秘文；而在西方，“秘書”一詞最早來源于拉丁文“secretaries”，意為“可靠的職員”。雖然這兩個(gè)解釋不同于現(xiàn)代秘書的含義，但卻體現(xiàn)了秘書這一職業(yè)的兩個(gè)特點(diǎn)，即能夠接觸到秘密信息和在工作過程中的可依靠性。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的助手，需要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容繁雜多樣且綜合性、輔助性強(qiáng)，但在所有的工作中做好保密工作是最為重要和首要的，同時(shí)這也是一個(gè)秘書能否做好本職工作的重要評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。

一、秘書做好保密工作的重要性

做好保密工作，對(duì)維護(hù)國家的安全和利益、推動(dòng)改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)具有極其重要的作用。同時(shí)，保密工作是黨和國家管理工作中的重要組成部分，也是各單位、機(jī)構(gòu)秘書工作的主要內(nèi)容。

秘書工作是一項(xiàng)機(jī)要工作①，秘書的工作內(nèi)容和性質(zhì)決定了其工作的保密性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他部門。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中，會(huì)接手和處理到各種秘密文件、機(jī)密決定，而這些內(nèi)容一旦泄露出去，勢(shì)必會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)、單位甚至社會(huì)和國家的發(fā)展造成巨大的影響和損失。小到一個(gè)企業(yè)，大到一個(gè)政府部門，在其工作的過程中都會(huì)有不能為公眾所提前知曉的內(nèi)部決策或秘密事項(xiàng)，秘書只有對(duì)這些敏感信息做好保密工作，嚴(yán)格遵守單位相關(guān)的安全保密管理?xiàng)l例，堅(jiān)持職業(yè)原則，遵守職業(yè)道德②，才能避免使本單位的工作發(fā)生失誤，給領(lǐng)導(dǎo)造成困擾。因此做好保密工作、嚴(yán)守好單位的機(jī)密信息是對(duì)一名合格秘書的最基本要求。

二、秘書保密工作的主要內(nèi)容

所謂的保密工作，是指為了防止秘密泄露，對(duì)其加以有效的保護(hù)和控制的工作。是從單位的信息安全和整體利益出發(fā)，在一定的時(shí)限內(nèi)將秘密控制在一定的范圍之中，主要包括關(guān)系國家安全利益的國家機(jī)密和在單位公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的工作機(jī)密。保密工作歷來都是黨和國家的一項(xiàng)重要工作之一，關(guān)系著國家的利益與安全，做好保密工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也有著舉足輕重的作用③，就一般性的秘書部門而言，保密工作主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（一）文件的保密

“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”是秘書的三大事務(wù)，其中辦理文書事務(wù)是秘書最為基本和最為主要的事務(wù)。各類會(huì)議文件、工作文件等都需要經(jīng)過秘書的處理，因此文件的保密是秘書保密工作的一個(gè)重要內(nèi)容。首先是文件的擬稿環(huán)節(jié)，在起草的過程中要注意保密，對(duì)于廢舊草稿的丟棄也應(yīng)該做好防泄密保護(hù)，應(yīng)使用碎紙機(jī)進(jìn)行粉碎銷毀，必要時(shí)還可以使用亂碼保護(hù)印章等辦公用具先將機(jī)密信息進(jìn)行掩蓋處理后再銷毀。其次，對(duì)于文件的印刷地點(diǎn)、印刷內(nèi)容、印刷份數(shù)要做好保密工作，以免在印刷環(huán)節(jié)發(fā)生泄密。在分發(fā)傳遞文件、進(jìn)行文件的傳閱環(huán)節(jié)時(shí)，應(yīng)該做到以秘書為主線進(jìn)行，確定好傳閱份數(shù)，并在閱讀完畢后讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字確認(rèn)，以確保文件的安全無損和方便文件的回收。最后，要準(zhǔn)確地判定文件是需要存檔保管還是銷毀，如果需要銷毀要堅(jiān)持兩人以上的原則進(jìn)行保密監(jiān)督，并在文件銷毀清單上予以記錄。

（二）會(huì)議的保密

準(zhǔn)備各項(xiàng)會(huì)議也是秘書的一個(gè)主要工作內(nèi)容，因此做好會(huì)議的保密是保證辦公室保密工作順利進(jìn)行的重要體現(xiàn)。會(huì)議工作的保密主要包括會(huì)前保密、會(huì)中保密和會(huì)后保密三個(gè)方面。在會(huì)前要對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，參會(huì)人員信息，會(huì)議信息以及會(huì)議所使用的器材設(shè)備做好保密，不能隨意向外界透露，必要時(shí)還應(yīng)與參會(huì)人員簽訂保密責(zé)任條款。會(huì)中應(yīng)做好參會(huì)人員的身份檢查，以確保做好會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議文件的保密工作。在會(huì)后的會(huì)場(chǎng)清理環(huán)節(jié)也要做好保密工作，對(duì)于會(huì)場(chǎng)內(nèi)的各類文件和物品要及時(shí)回收，明確劃分不同文件的密級(jí)并分別保管，避免會(huì)后泄密。另外，會(huì)議前和會(huì)議后都要對(duì)會(huì)議所使用設(shè)備進(jìn)行一遍查點(diǎn)與使用情況的檢查，既為下一次會(huì)議做準(zhǔn)備，同時(shí)可以檢查是否有竊聽器等電子設(shè)備的存在，使會(huì)議的保密工作做到萬無一失。

（三）處理辦公事務(wù)的保密

“辦事”是檢驗(yàn)一個(gè)秘書業(yè)務(wù)能力和水平的一個(gè)重要方式。秘書身為領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決定的參與者和執(zhí)行者，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，不僅要符合要求地、及時(shí)迅速地處理完成，還要做好處理事務(wù)過程中的保密工作，要做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心。無論是文件的起草、復(fù)印、傳閱還是會(huì)議的組織安排以及各項(xiàng)決策的上傳下達(dá)，都要在領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)完指示后或經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才可以通知到各個(gè)部門，因此秘書人員要學(xué)會(huì)管住自己的嘴巴，不隨意向別人透露、宣揚(yáng)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，堅(jiān)守秘書的職業(yè)操守，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決定要守口如瓶，在生活中養(yǎng)成嚴(yán)格的保密習(xí)慣，不給不法分子以可乘之機(jī)。

（四）新聞宣傳的保密

隨著大眾傳播媒介的快速發(fā)展，越來越多的單位部門開始重視新聞宣傳的巨大價(jià)值與影響力，與新聞媒體的接觸也更加頻繁。但無論是新聞報(bào)道的宣傳還是報(bào)紙雜志的宣傳，都要準(zhǔn)確地確定宣傳內(nèi)容的保密范圍。要從本單位的全局利益出發(fā)，對(duì)涉密信息保持高度的敏感，不能出現(xiàn)一絲一毫的差錯(cuò)，并且要學(xué)會(huì)利用先進(jìn)的保密技術(shù)，如對(duì)聲音進(jìn)行特殊處理、對(duì)圖像進(jìn)行打馬賽克處理等措施來保護(hù)本單位的機(jī)密信息。在報(bào)道宣傳正式向外界發(fā)布之前，所有的宣傳內(nèi)容必須要經(jīng)過嚴(yán)格的核實(shí)認(rèn)證以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)與審查，以保證單位的機(jī)密信息得到雙重的保護(hù)。

（五）計(jì)算機(jī)的保密

隨著辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展和普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為辦公室日常事務(wù)的主要處理工具。計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量大、傳遞信息快速便捷、處理事務(wù)能力強(qiáng)，給人們的工作帶來了極大的便利，使辦公室的各項(xiàng)工作進(jìn)入了全信息化時(shí)代。但與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全問題也給辦公室的信息保密工作帶來了極大的隱患。例如由于U盤、硬盤、光盤等磁性電子載體具有易傳播性、易更改性和信息毀滅性等特征，加大了信息被竊取、被篡改的可能性，因此秘書要做好計(jì)算機(jī)的保密工作，可以利用防改寫技術(shù)來加強(qiáng)電子文件的安全系數(shù)。并且要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行密碼保護(hù)、定期殺毒防護(hù)、做好內(nèi)部防火墻的建設(shè)以確保計(jì)算機(jī)自身的安全。秘書人員還要養(yǎng)成使用完電腦后清除上網(wǎng)痕跡、對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行加密處理、及時(shí)核查電子文件的修改時(shí)間等習(xí)慣，做好日常計(jì)算機(jī)的保密工作。另外，還需要對(duì)使用辦公室計(jì)算機(jī)的人員實(shí)行嚴(yán)格的登記制度，防止計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的信息被竊取，造成辦公機(jī)密的外泄。

（六）接待和接聽電話的保密

秘書在接待來訪人員和接聽電話時(shí)，必須要堅(jiān)持安全保密的原則。對(duì)待來訪人員，首先應(yīng)詢問是否有預(yù)約，然后對(duì)其身份進(jìn)行核實(shí)并做好登記工作。要避免出現(xiàn)來訪人員隨意在單位內(nèi)走動(dòng)的情況，對(duì)此，可以安排專門店陪同人員陪同訪客交談或參觀，在征求完領(lǐng)導(dǎo)的意見后方可決定是否會(huì)見以及如何會(huì)見。在接聽辦公室電話時(shí)，要弄清楚對(duì)方的身份、意圖，對(duì)于敏感性、機(jī)密性的問題，應(yīng)謹(jǐn)慎回答，必要時(shí)需請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后再予以回復(fù)。同時(shí)也要對(duì)電話內(nèi)容做好詳細(xì)的記錄，以方便告知領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)事項(xiàng)以及日后相關(guān)工作的查考。而從設(shè)備安全的方面考慮，辦公室還要及時(shí)升級(jí)電話裝置，安裝防竊聽設(shè)備，以保證機(jī)要的電話內(nèi)容不被竊聽和泄露，從方方面面做好電話接聽的保密工作。

（七）內(nèi)部辦公環(huán)境的保密

秘書除了在日常事務(wù)中需要做好保密外，還要注意內(nèi)部辦公環(huán)境的保密。領(lǐng)導(dǎo)和秘書的辦公室內(nèi)會(huì)存放大量的辦公文件、行程安排表等重要的信息內(nèi)容，因此，對(duì)內(nèi)部辦公環(huán)境做好安保和保密工作也是秘書的重要工作范疇。在設(shè)備方面，可以在辦公室內(nèi)安置高清攝像頭、報(bào)警設(shè)備，以便于嚴(yán)格監(jiān)管進(jìn)出辦公室的人員。當(dāng)秘書在離開辦公室時(shí)，要再三確認(rèn)電腦、文件柜、門窗是否關(guān)閉，防止外人進(jìn)入辦公室竊取機(jī)密。在閱讀文件和資料時(shí)，要防止將文件雜亂堆放在辦公桌上，以免別人來訪處理事務(wù)時(shí)，帶走文件或窺看到文件內(nèi)容，或自己遇有急事來不及收拾而顧此失彼，要做到“人離文入柜”④。此外，還要保管好單位的印信，印章要由領(lǐng)導(dǎo)或秘書專人負(fù)責(zé)保管，對(duì)于需要加蓋印章的文件或信件，秘書應(yīng)掌握其內(nèi)容防止泄露，用完印章后要將印章鎖起來保管，防止印章的丟失或被竊用。

三、秘書做好保密工作的措施

秘書不僅是領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀人員和輔助人員，同時(shí)也是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外聯(lián)系的一個(gè)門戶與通道。這種雙重性決定了秘書在掌握大量秘密的同時(shí)，也使保守機(jī)密的難度隨之加大，因此秘書必須要不斷強(qiáng)化保密意識(shí)，自覺維護(hù)好本單位的安全和利益。

（一）加強(qiáng)秘書自身的保密意識(shí)

人的意識(shí)決定人的行為，因此秘書要想做好保密工作，就應(yīng)該樹立高度的保密意識(shí)，在保密意識(shí)的基礎(chǔ)上自覺踐行崇高的職業(yè)理想，堅(jiān)持職業(yè)原則，養(yǎng)成保密的職業(yè)習(xí)慣。真正地把保密意識(shí)落實(shí)到實(shí)處，不為金錢、物質(zhì)所動(dòng)，不以單位的機(jī)密為自己謀利益。同時(shí)要明確本單位的保密內(nèi)容，嚴(yán)格把控機(jī)密的傳播范圍，不隨意帶機(jī)密文件進(jìn)出公共場(chǎng)所，做到“不該說的機(jī)密絕對(duì)不說”、“應(yīng)該保住的保住，應(yīng)該公開的公開”，內(nèi)外有別，保護(hù)好核心秘密⑤。在日常生活中要保持思想上的高度警惕，做到在生活談話中也能拉緊保密意識(shí)“這根弦”，不在家人、親友面前談?wù)摍C(jī)密事情，充分認(rèn)識(shí)保密工作的重要性和必要性，不斷提高防范意識(shí)。

（二）建立嚴(yán)格的保密制度

保密法律、法規(guī)和規(guī)章，是我們開展保密工作必不可少的依據(jù)和保障⑥。各單位要根據(jù)《中國保密法》的規(guī)則條例并結(jié)合本單位的實(shí)際情況建立、健全全面的保密工作制度和安全保密管理?xiàng)l例，明確地落實(shí)責(zé)任分工，有計(jì)劃、有組織、有針對(duì)性地實(shí)施和開展，加強(qiáng)執(zhí)行力度，定期組織秘書人員學(xué)習(xí)，使秘書人員的保密工作能夠做到有規(guī)可循。除此之外，秘書還需要定期對(duì)學(xué)習(xí)情況進(jìn)行反饋，總結(jié)工作中出現(xiàn)的有可能出現(xiàn)泄密的情況，及時(shí)討論并修改制度和條例的內(nèi)容，增強(qiáng)秘書人員做好保密工作的緊迫感，真正做到把保密制度活用起來，與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展完善。

（三）開展保密知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異的進(jìn)步與發(fā)展，黑客技術(shù)和竊聽、竊密技術(shù)也在不斷改進(jìn)，造成網(wǎng)絡(luò)終端機(jī)密的大量泄露，為互聯(lián)網(wǎng)信息的保密工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和威脅。這就需要對(duì)秘書人員進(jìn)行保密知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，提高其運(yùn)用信息化和科技化設(shè)備做好保密工作的能力，并在上崗之前進(jìn)行嚴(yán)格而系統(tǒng)的審查與考核，改變其傳統(tǒng)的保密意識(shí)和保密觀念，加強(qiáng)秘書部門的保密專業(yè)素養(yǎng)和實(shí)際應(yīng)用能力，切實(shí)做好網(wǎng)絡(luò)傳輸文件、數(shù)據(jù)保密等計(jì)算機(jī)的保密工作。

（四）建設(shè)并不斷加強(qiáng)保密監(jiān)督機(jī)制

要真正地做好辦公室的保密工作，除了要有規(guī)范秘書人員的保密制度外，還需要有嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制來確保保密工作的順利進(jìn)行，盡可能消除所有的信息安全漏洞和隱患。對(duì)于人員的保密監(jiān)督，要采用定期監(jiān)督與不定時(shí)抽查監(jiān)督相結(jié)合的方式，以免出現(xiàn)應(yīng)付監(jiān)督檢查的情況，導(dǎo)致監(jiān)督效果不明顯。同時(shí)，對(duì)于泄露機(jī)密信息的人員要有明確的處罰規(guī)定，嚴(yán)格按照制度辦事，從嚴(yán)而不從寬，以達(dá)到震懾和警醒的目的。此外，除了要加強(qiáng)建設(shè)對(duì)秘書人員的監(jiān)督體系外，還應(yīng)建設(shè)、完善對(duì)存儲(chǔ)秘密信息的載體、電腦終端的監(jiān)督和檢查制度。竊密的手段和方式的多樣化、復(fù)雜化使信息更容易地被盜取和泄露，因此，對(duì)于信息存儲(chǔ)設(shè)備以及電子文件的保密監(jiān)督和檢查工作就應(yīng)該予以更多的重視，做到日常監(jiān)督與技術(shù)監(jiān)督相結(jié)合，切實(shí)提高做好保密工作的水平和能力。

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，是一個(gè)單位中上傳下達(dá)、必不可少的存在，而保密工作又是關(guān)乎每個(gè)單位發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，因此秘書在保密工作中的作用至關(guān)重要。秘書只有在工作中樹立高度的保密意識(shí)、養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，完善人防、物防、技防措施⑦，做到凡是機(jī)密內(nèi)容都不會(huì)泄露，凡是不該記錄的機(jī)密絕不記錄，凡是不該問的機(jī)密絕對(duì)不問，才能切實(shí)做好保密工作。

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