事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

張浩　伏凌燕　張桂玲

摘 要：檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。本文著重探討事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題與對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 對策

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當(dāng)一部分人員對人事檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此。一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3.人事檔案材料制作不規(guī)范

干部檔案材料，須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》《晉升職稱審批表》《先進(jìn)工作者呈報表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費(fèi)，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

4.人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

5.人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發(fā)揮出來

對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

二、新時期人事檔案管理工作的對策與思考

1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

干部檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進(jìn)計算機(jī)管理設(shè)備。

3.注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4.改進(jìn)和完善檔案功能

使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，如涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等內(nèi)容；側(cè)重對工作業(yè)績的評價；增加一些其他諸如勞動技能、學(xué)習(xí)獎懲、專業(yè)特長等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求；三是補(bǔ)充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。

5.加強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通

應(yīng)積極關(guān)注并加強(qiáng)與社會其他部門之間的聯(lián)系與交流，特別應(yīng)重視與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通，認(rèn)真研究流動人員人事檔案在新形勢下的管理方法，制定流動人員在從事各項(xiàng)工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時收集他們在工作中形成的德能勤績等歸檔材料，使新形成的各類流動人員的人事檔案符合管理要求，以便提供利用。

結(jié)語

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時機(jī)，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。