信息化時代下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新

苗鍵

摘 要：圖書館檔案管理工作是保證圖書館各項工作正常開展的基礎(chǔ)，在目前的圖書館檔案管理工作當(dāng)中，還存在著一些有待解決的嚴(yán)重問題，制約了圖書館的發(fā)展。要保證圖書館的各項工作平穩(wěn)進(jìn)行，使其為人民提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就要從信息化的時代背景出發(fā)，對相應(yīng)的圖書館檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，保證其合理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化 時代背景 圖書館 檔案管理 優(yōu)化創(chuàng)新

中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

圖書館檔案管理工作包含多方面的內(nèi)容，其包括了對相應(yīng)的研討材料、規(guī)范規(guī)定、會議記錄和相應(yīng)的日常工作內(nèi)容的記錄，以此，圖書館的本身的檔案管理的工作任務(wù)較重，且涉及的工作方位廣，數(shù)據(jù)龐大。為了保證圖書館能夠長久的發(fā)展，必須對其檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，不被時代所淘汰。

一、圖書館檔案管理工作開展的必要性和重要性方面

在圖書館的各項工作當(dāng)中，要保證相關(guān)數(shù)據(jù)為后續(xù)的工作提供便利，就必須對相應(yīng)工作中的數(shù)據(jù)和工作具體信息進(jìn)行檔案建設(shè)和管理，保證數(shù)據(jù)的真實性和有效性。圖書館的實際檔案管理工作直接關(guān)系到圖書館相關(guān)工作的合理開展，要保證圖書館在信息時代的潮流中不斷的發(fā)展，就必須對其檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，保證檔案管理工作為實際的圖書館提供更加有力的幫助，重視信息時代對圖書館檔案管理的實際影響，進(jìn)而認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。

二、目前圖書館的檔案管理工作面臨的主要問題方面

1.電子檔案的管理工作不到位方面

對于圖書館電子檔案的管理方面，由于信息化時代背景的影響，在實際的工作當(dāng)中圖書館的電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理工作沒有明確的規(guī)定各自的管理規(guī)范，導(dǎo)致實際的電子檔案的管理當(dāng)中，對于電子檔案的管理還是用紙質(zhì)檔案的管理方式進(jìn)行管理，實際的工作效率較低[1]。另外，管理人員對于實際的電子檔案管理工作不重視或者沒有了解電子檔案存在的真正意義，使得其真正的工作當(dāng)中偏向于對檔案的數(shù)字化統(tǒng)計管理，忽視了檔案的實際價值，更多的沒有重視對電子檔案的實際內(nèi)容的管理，導(dǎo)致電子檔案雖然記錄在冊，實際的經(jīng)濟(jì)價值并不大。

2.對于圖書館的檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)并不完善

在我國的圖書館檔案管理工作當(dāng)中，相應(yīng)的管理人員重視對圖書館檔案管理工作的信息系統(tǒng)建設(shè)，但是由于圖書館檔案管理工作本身涉及的數(shù)據(jù)和具體的工作內(nèi)容較廣泛，導(dǎo)致實際的信息系統(tǒng)并不全面，無法為實際的圖書館相關(guān)工作提供有力的參考和輔助幫助。在圖書館工作當(dāng)中，實際的電子檔案信息系統(tǒng)無法為工作提供必要的幫助，使得管理人員失去電子檔案的建設(shè)信心，轉(zhuǎn)而投入紙質(zhì)檔案的建設(shè)，在電子檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)工作當(dāng)中形成了惡性循環(huán)，不利于圖書館檔案管理工作當(dāng)中的電子檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，給圖書館的不斷發(fā)展造成了一定的阻力[2]。

三、針對實際的圖書館檔案管理工作問題制定相應(yīng)的解決措施方面

1.加強(qiáng)管理人員的重視程度方面

要開展相應(yīng)的圖書館檔案管理的優(yōu)化改善工作，就要加強(qiáng)管理人員對于檔案工作的重視程度。管理人員對于實際的檔案管理工作重視程度將直接影響到相應(yīng)的檔案工作具體開展。將檔案管理工作優(yōu)化的重要性和必要性充分的介紹給相應(yīng)的管理人員，加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，明確相應(yīng)的管理規(guī)范，保證管理決策方面的科學(xué)性，正確看待圖書館的檔案管理工作。

2.完善相關(guān)檔案的先進(jìn)設(shè)備設(shè)置方面

要實現(xiàn)對于圖書館的檔案管理信息化建設(shè)，就必須引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備作為檔案管理的的硬件基礎(chǔ)。既要保證檔案管理的各項工作的優(yōu)化改革，也要對相應(yīng)的硬件設(shè)置進(jìn)行不斷的推陳出新，結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，與圖書館的檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新[3]。例如，對于電子檔案的存儲方面，更換更大存儲量的硬盤，為以后的檔案管理工作打好基礎(chǔ)；將相關(guān)計算機(jī)的處理器和讀取速度進(jìn)行及時的更新，更換市場前端的先進(jìn)設(shè)備，保證電子檔案的讀取和儲存速度能夠滿足各方面的實際需求；對于紙質(zhì)檔案方面，檔案袋和檔案室的設(shè)置要保證質(zhì)量，在紙質(zhì)檔案的管理和維護(hù)上投入必要的資金，保證相應(yīng)的紙質(zhì)檔案硬件設(shè)施的完整性和可靠性。

3.紙質(zhì)檔案與電子檔案共同使用的檔案管理方式

在圖書館的管理當(dāng)中，紙質(zhì)檔案和電子檔案共同使用的檔案管理方法能夠促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。電子檔案有利于檔案的快速查看和快速保存，而紙質(zhì)檔案能夠保證檔案的機(jī)密性和與有效性，具有一定的權(quán)威性。在實際的檔案管理工作當(dāng)中，要根據(jù)實際的圖書館工作情況不同，對相應(yīng)的電子檔案采用計算機(jī)統(tǒng)一管理維護(hù)的方式，對電子檔案建立健全的數(shù)字系統(tǒng)，保證需要用到某個檔案時能夠快速的找到相關(guān)資料，可以在檔案的搜索中設(shè)置關(guān)鍵詞搜索模式，對于一些經(jīng)常需要使用或者需要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的檔案歸入電子檔案的建設(shè)管理當(dāng)中，方便工作人員及時根據(jù)相關(guān)檔案對工作進(jìn)行規(guī)劃[4]。對于紙質(zhì)檔桿的管理，主要是一些較為重要或者機(jī)密的檔案不便于電子檔案的管理而采取紙質(zhì)檔案的管理，例如具有實質(zhì)簽名或者公章的檔案，其真正的電子檔案的意義并沒有紙質(zhì)檔案的意義重大，這類檔案的管理則需要加強(qiáng)對管理人員專業(yè)能力培訓(xùn)，組織定期的培訓(xùn)課程，讓管理人員認(rèn)識到自己工作的重要性，認(rèn)識到檔案對于圖書館工作開展的重要性，從而加強(qiáng)對檔案的管理，保證檔案的機(jī)密性和完整性，保證圖書館各項工作的平穩(wěn)開展。

綜上所述，對于信息化時代下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新要結(jié)合當(dāng)下圖書館的檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從問題出現(xiàn)的根本出發(fā)進(jìn)而結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和時代發(fā)展的潮流制定出科學(xué)有效的解決方案，保證信息化時代下圖書館檔案管理工作能夠為圖書館的不斷發(fā)展展現(xiàn)出自身更大的價值，保證檔案管理工作的安全可靠性，保證圖書館相關(guān)工作的正確開展。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉秀娟. 信息化時代下小學(xué)圖書館檔案管理工作問題與相關(guān)措施[C]// 全國教育科學(xué)學(xué)術(shù)科研成果匯編. 2017

[3]董利紅. 芻議信息化時代高校圖書館檔案管理工作創(chuàng)新[J]. 神州， 2012（2）：182-182

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