檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

黨其連

摘 要：毋庸置疑，當(dāng)今時(shí)代可以稱之為計(jì)算機(jī)的時(shí)代，其作為一種極為高效的現(xiàn)代先進(jìn)工具，為世界人民的工作和生活帶來(lái)了太多的便利，但將其應(yīng)用于檔案管理工作則必須要做好信息數(shù)據(jù)的收集、整理及輸入的基礎(chǔ)性工作，以充分滿足計(jì)算機(jī)工作的基本要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理 基礎(chǔ)工作 現(xiàn)代檔案管理 作用

一、檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

從我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，絕大多數(shù)綜合性檔案館具有內(nèi)容龐雜、案卷繁多、時(shí)間跨度長(zhǎng)，而每個(gè)歷史時(shí)期對(duì)檔案的整理要求和規(guī)范又都不盡相同，因此導(dǎo)致了檔案基礎(chǔ)工作普遍較差的現(xiàn)狀，問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，一是檔號(hào)不規(guī)范、目錄號(hào)缺失，或者一卷多冊(cè)；二是標(biāo)題不夠嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范、標(biāo)題與主題無(wú)關(guān)或者根本沒有案卷標(biāo)題的現(xiàn)象相當(dāng)普遍；三是許多案卷缺少目錄，造成有的內(nèi)容根本無(wú)法檢索而永遠(yuǎn)難以利用的局面；四是許多案卷頁(yè)碼缺失，其后果就是若頁(yè)碼掉落難以發(fā)現(xiàn)；五是組卷隨意，有的根據(jù)時(shí)間組卷、有的按職能部門管轄權(quán)限組卷，還有按文種組卷的，可謂千奇百怪；六是案卷厚薄不一，甚至相差懸殊。

二、規(guī)范工作程序和工作方法，有效提升基礎(chǔ)工作水平

毫無(wú)疑問，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作方法及工作流程是提高管理水平的重要保障，只有將檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄及保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，則表明檔案管理的基礎(chǔ)工作達(dá)到了要求。

1、全面普查案卷，去糟取精

案卷普查是檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的第一步，主要是由于多數(shù)綜合性檔案館多年來(lái)從沒有進(jìn)行過(guò)全面的清查，再加上存在移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確等外界因素的影響，使得重份或無(wú)查考價(jià)值的檔案數(shù)量驚人，因此，清除這些垃圾文件至關(guān)重要，為未來(lái)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理清除障礙。

2、重新組合案卷，確保案卷的規(guī)范化

組卷過(guò)厚或內(nèi)容魚龍混雜的案卷有必要進(jìn)行重新組卷，原則是將有著某些聯(lián)系的案卷組合一起；在此項(xiàng)工作過(guò)程中，也要對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)目錄、無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行規(guī)范化的整理；筆者認(rèn)為，重新組卷不僅能夠節(jié)省寶貴的館藏資源，也能夠提高將來(lái)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理后的效率。

3、結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，規(guī)范著錄工作

可以說(shuō)，科學(xué)客觀的著錄工作是檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化的重要前提，因?yàn)榇隧?xiàng)工作會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性產(chǎn)生直接影響，所以必須加以重視。而且，我國(guó)早在上世紀(jì)八十年代中期已經(jīng)頒布了《檔案著錄規(guī)則》，要求以此作為著錄工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。但鑒于此規(guī)則頒布時(shí)間過(guò)于久遠(yuǎn)，其中有些內(nèi)容已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于這個(gè)時(shí)代，因此筆者建議，各大檔案館有必要以此規(guī)則為根本原則，并結(jié)合自身情況，按照計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則，使其更具針對(duì)性，從而提高本館的檔案管理基礎(chǔ)工作水平，對(duì)未來(lái)實(shí)行檔案管理的計(jì)算機(jī)化也會(huì)直到很大的促進(jìn)作用。

4、統(tǒng)一分類，確保檢索查全率

為了確保檢索的完整性，有必要在分類工作過(guò)程中，先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行大范圍的分類，再結(jié)合本館實(shí)際來(lái)制定出一些具體細(xì)則來(lái)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和區(qū)分。此外，分類時(shí)，必須對(duì)校審工作給以高度的重視，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和校正分類人員的錯(cuò)誤分類；同時(shí)，要加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，力爭(zhēng)做到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、前后標(biāo)引一致以及同一類文件標(biāo)引一致，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名，確保檢索查準(zhǔn)率

科學(xué)的檔案分類號(hào)為檢索的查全率提供了保證，而查準(zhǔn)率則要由題名的準(zhǔn)確與否來(lái)決定。而眾所周知，僅僅要求查全率是不夠的，必須保證檢索的查準(zhǔn)率，因此在著錄時(shí)題名必須做到統(tǒng)一規(guī)范，筆者認(rèn)為題名規(guī)范的重要一點(diǎn)是要規(guī)范機(jī)構(gòu)的簡(jiǎn)稱，以避免在檢索時(shí)含混不清或計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生；另外，題名中的各要素也要做到統(tǒng)一規(guī)范化，即在著錄時(shí)嚴(yán)格按照責(zé)任者、事由、文種，及姓名、地點(diǎn)和時(shí)間的順序進(jìn)行填寫，確保完整。

三、 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，推進(jìn)檔案管理計(jì)算機(jī)化進(jìn)程

在檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作中，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)龐大的工程，特別是對(duì)于建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)說(shuō)，因?yàn)槠漯^藏案卷數(shù)量眾多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，而巨量的著錄工作又相當(dāng)復(fù)雜，若沒有一套規(guī)范而科學(xué)的工作程序與方法，會(huì)直接影響到檔案管理現(xiàn)代化工作的進(jìn)程。筆者認(rèn)為，在著錄過(guò)程中，只需要切實(shí)把握以下幾點(diǎn)，即可使著錄工作達(dá)到預(yù)期效果。

1、區(qū)分輕重緩急

因?yàn)閷?duì)檔案進(jìn)行管理的目的在于使其能為社會(huì)大眾所用，而進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化也無(wú)非是為了有效提高檔案的利用率。因此，在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，有必要對(duì)卷宗的重要程度、價(jià)值、利用率高低及是否開放情況加以區(qū)分，將開放的和利用率高的檔案優(yōu)先整理加工出來(lái)，以推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2、 分級(jí)次著錄

對(duì)案卷進(jìn)行分級(jí)著錄，比如對(duì)那些查考價(jià)值較低的檔案進(jìn)行一般級(jí)著錄；對(duì)那些幾個(gè)文件涉及同一內(nèi)容進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而對(duì)那些極為重要的檔案進(jìn)行文件級(jí)著錄。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理的現(xiàn)代化新時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的必然要求，以最大程度提高工作效率。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，首先要做好自己的本職工作，不斷的學(xué)習(xí)和吸收新的檔案管理知識(shí)，從而滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求。

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