房產(chǎn)檔案信息化管理存在問題及對(duì)策分析

邢英麗

摘 要：本文旨在闡明房產(chǎn)檔案信息化管理的概念、優(yōu)勢(shì)特征，歸納現(xiàn)階段我國(guó)房產(chǎn)檔案信息化管理遺留的一系列問題基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際探討日后富有針對(duì)性的解決對(duì)策，希望借此大幅度提升房產(chǎn)檔案整體的管理效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；信息化管理；遺留問題；解決對(duì)策

如今各個(gè)企業(yè)都已經(jīng)投入到信息化建設(shè)活動(dòng)之中，并將此作為其基礎(chǔ)性的管理工作內(nèi)容，而房產(chǎn)檔案管理理當(dāng)迎合這類趨勢(shì)，加大對(duì)房產(chǎn)相關(guān)的文件、圖紙等原始信息的關(guān)注度，基于信息化技術(shù)加快它們的記錄和轉(zhuǎn)化進(jìn)程，最終更為精準(zhǔn)和高效率地傳遞給有需求的人員。至于當(dāng)前我國(guó)房產(chǎn)檔案信息化管理究竟存在什么樣的問題，日后又如何予以合理性應(yīng)對(duì)，相關(guān)細(xì)節(jié)性內(nèi)容會(huì)在后續(xù)予以延展。

1 房產(chǎn)檔案信息化管理的概念

房產(chǎn)檔案管理信息化，實(shí)質(zhì)上就是要求檔案管理工作人員全程配合計(jì)算機(jī)、掃描儀、多媒體存儲(chǔ)等技術(shù)方式，進(jìn)行手頭檔案信息高效率控制，進(jìn)而為廣大客戶提供便利性指導(dǎo)服務(wù)的模式。在此期間，房產(chǎn)檔案管理會(huì)全面擺脫以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，在確保衍生出一類實(shí)用性的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之后，憑借電子信息格式更加快捷便利性地存儲(chǔ)不同類型的房產(chǎn)檔案資源，配合網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行合理范圍內(nèi)的共享。長(zhǎng)此以往，真正做到利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及時(shí)共享和高水平地管理房產(chǎn)檔案信息，令房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)真正成為向社會(huì)提供服務(wù)的中心。

2 房產(chǎn)檔案信息化管理模式的諸多優(yōu)勢(shì)特征

自從我國(guó)大量使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)之后，涉及以往房產(chǎn)檔案管理理念開始發(fā)生強(qiáng)烈的動(dòng)搖現(xiàn)象，一時(shí)間為我國(guó)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造一定的適應(yīng)條件。而隨著這方面管理技術(shù)的日漸完善，其亦呈現(xiàn)出許多傳統(tǒng)檔案管理模式不具備的優(yōu)勢(shì)特征。

首先，方便進(jìn)行房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的存儲(chǔ)應(yīng)用。房產(chǎn)檔案信息化管理，主張將一系列和房產(chǎn)相關(guān)的檔案信息統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為方便計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別和處理的電子信息格式，之后被作為原始憑證一一錄入存儲(chǔ)到檔案館特有的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，進(jìn)一步減少紙質(zhì)檔案實(shí)體的利用現(xiàn)象之余，方便相關(guān)工作人員更加便利快捷地存儲(chǔ)和保護(hù)手頭的檔案實(shí)體。

其次，選擇進(jìn)行房產(chǎn)檔案信息化管理，需要預(yù)先創(chuàng)建實(shí)用性的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。而在此期間，管理主體便能夠隨時(shí)檢索確認(rèn)數(shù)據(jù)中的任何一個(gè)產(chǎn)權(quán)要素，保證為房產(chǎn)檔案精細(xì)化查詢、高效率開發(fā)實(shí)用提供保障的同時(shí)，亦可以落實(shí)傳統(tǒng)手工調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查詢方向的快速過渡轉(zhuǎn)變目標(biāo)。

最后， 進(jìn)行房產(chǎn)檔案信息化管理，還必須額外創(chuàng)建健全的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，在保證利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行房產(chǎn)信息實(shí)時(shí)性傳輸之外，方便縣市區(qū)房產(chǎn)管理單位快速進(jìn)行重要的房產(chǎn)檔案信息共享，使得整個(gè)房產(chǎn)檔案管理效率就此得以大幅度提升。

3 現(xiàn)階段我國(guó)房產(chǎn)檔案信息化管理中遺留的缺陷問題

3.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于房產(chǎn)檔案信息化管理事務(wù)重視程度不高

相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)一直以來(lái)過分專注于文書、基建等檔案的信息化改建工作，對(duì)于房產(chǎn)檔案的信息化控制事務(wù)照顧不周，主要表現(xiàn)為在這方面沒有設(shè)置近期和長(zhǎng)遠(yuǎn)化的發(fā)展目標(biāo)、當(dāng)下提供的硬件技術(shù)設(shè)施著實(shí)陳舊落后、管理工作實(shí)效過低等等。還有就是因?yàn)橹T多現(xiàn)實(shí)原因作用，使得某些房產(chǎn)檔案長(zhǎng)期散落在不同個(gè)體手中，無(wú)法得到及時(shí)和完善性地收集整理。

3.2 房產(chǎn)檔案管理主體的信息化操控技能不夠嫻熟

盡管說有些單位已經(jīng)著手展開房產(chǎn)檔案信息化管理活動(dòng)，不過卻沒有實(shí)時(shí)性地組織有關(guān)工作人員展開深層次的技能和素質(zhì)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們無(wú)法熟練使用有關(guān)計(jì)算機(jī)程序，房產(chǎn)檔案信息化管理技能水平著實(shí)有待提升。

3.3 房產(chǎn)檔案信息化管理內(nèi)容有待健全

想要高水平地開展房產(chǎn)檔案信息化管理活動(dòng)，第一要?jiǎng)?wù)就是將批量化的房產(chǎn)信息資源及時(shí)過渡轉(zhuǎn)化為數(shù)字電子形式，進(jìn)一步方便計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行精準(zhǔn)性識(shí)別與快速性讀取。而透過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)只是單純地配合數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案系統(tǒng)程序進(jìn)行部分房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)收錄，至于有關(guān)購(gòu)房合同、收據(jù)、房產(chǎn)證等卻暫時(shí)沒能進(jìn)行數(shù)字化的控制。

4 日后合理解決上述問題以提升房產(chǎn)檔案信息化管理水平的對(duì)策

4.1 適當(dāng)增加在基礎(chǔ)設(shè)施方面的經(jīng)濟(jì)投入數(shù)量

所謂房產(chǎn)檔案信息化管理，顧名思義，便是基于高端化計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)功能，包括掃描儀和檔案管理程序等，進(jìn)行相關(guān)紙質(zhì)檔案批量性數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換的行為過程，為了滿足這類要求，就必須選擇在相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施引入方面適量增加投資，進(jìn)一步令有關(guān)信息資源得到深層次地開發(fā)使用。除此之外，處于電子信息技術(shù)環(huán)境下，房產(chǎn)檔案信息保密性便成為一大難題，這就需要管理主體實(shí)時(shí)性加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息設(shè)備的安全登記和防范控制力度，保證定期引入全新的技術(shù)設(shè)施和更新既有的操作程序之后，令這部分網(wǎng)絡(luò)設(shè)備維持更加理想化的保密性能，最終切實(shí)維持房產(chǎn)檔案信息的完整與安全效果。

4.2 改善房產(chǎn)檔案管理主體的信息化技術(shù)應(yīng)用能力和綜合素質(zhì)

首先，定期組織適當(dāng)規(guī)模的技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，確保房產(chǎn)檔案管理人員能夠就是熟練操作一系列全新技術(shù)設(shè)備，確保不會(huì)和現(xiàn)代化信息管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生沖突之后，大幅度提升該類群體的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。

其次，及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些在計(jì)算機(jī)技術(shù)和職業(yè)技能方面有突出表現(xiàn)的人才，將他們視為房產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍充實(shí)的要素之余，令計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以盡快全方位地融入到房產(chǎn)檔案管理動(dòng)態(tài)流程之中，進(jìn)一步有機(jī)改善房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)的效率和質(zhì)量。

最后，督促房產(chǎn)檔案管理主體長(zhǎng)期健全個(gè)人的專業(yè)知識(shí)體系，如學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)化的土建施工工藝、了解國(guó)家稅收等基礎(chǔ)性法規(guī)內(nèi)容、熟悉最新的房地產(chǎn)政策等等，進(jìn)而為日后更高水平地組織房產(chǎn)檔案管理服務(wù)工作，奠定基礎(chǔ)。

4.3 樹立起健全有效的房產(chǎn)檔案信息安全監(jiān)管體制

第一，針對(duì)房產(chǎn)檔案信息化設(shè)備樹立起嚴(yán)格的監(jiān)管體制。就是要求相關(guān)單位在進(jìn)行一系列基礎(chǔ)性的信息技術(shù)設(shè)備購(gòu)置期間，需要由保密工作機(jī)構(gòu)予以細(xì)致性審批，保證當(dāng)下選擇的產(chǎn)品都是預(yù)先經(jīng)過安全測(cè)評(píng)中心認(rèn)證的，即擁有一定安全保障的；而成功購(gòu)買之后還要及時(shí)予以備案，爭(zhēng)取透過源頭層面上予以把關(guān)。

第二，保證運(yùn)行房產(chǎn)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的計(jì)算機(jī)能夠切實(shí)地和外網(wǎng)相互隔離，同時(shí)引入可靠的防火墻技術(shù)，切實(shí)地抵御病毒與黑客的入侵現(xiàn)象。

第三，針對(duì)既有的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)予以備份處理，避免這部分檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失狀況。

第四，設(shè)置分級(jí)管理權(quán)限，避免任何和房產(chǎn)檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)資料被向外傳播，亦或是被不相關(guān)的人員所查閱。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，步入信息化時(shí)代之后，涉及房產(chǎn)檔案管理工作的重心，便是進(jìn)行既有檔案予以電子化開發(fā)與使用。在此類趨勢(shì)之下，作為房產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)須盡快調(diào)整觀念，集合一定數(shù)量的物力、人力、財(cái)力資源創(chuàng)建完善可靠的房產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)一步為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)性建設(shè)發(fā)展，以及自身及時(shí)轉(zhuǎn)變成為擁有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的技術(shù)服務(wù)型企業(yè)，提供必要的保障條件。

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