基于信息化環(huán)境下醫(yī)院收費(fèi)結(jié)算內(nèi)部控制制度建設(shè)的探討

游克蘭

摘要：健全的內(nèi)部控制制度對(duì)于保障單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全是必不可少的。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院收費(fèi)結(jié)算控制制度受到了不小的沖擊，收費(fèi)結(jié)算部門作為醫(yī)院資金回流的重要部門，其內(nèi)部控制制度需要從傳統(tǒng)環(huán)境下加以轉(zhuǎn)變，如何運(yùn)用信息化手段建設(shè)與完善內(nèi)部控制制度，如何制定適合各自單位的內(nèi)部控制制度以及變革細(xì)則的實(shí)施策略，讓內(nèi)部控制制度適用且全面，是新時(shí)代的醫(yī)院需要思考的問題。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；醫(yī)院收費(fèi)結(jié)算；內(nèi)部控制制度

什么是內(nèi)部控制制度？廣義上來說，內(nèi)部控制制度是指單位內(nèi)部建立的與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的既能相互聯(lián)系、也能相互制約的措施，是現(xiàn)代化管理出現(xiàn)的產(chǎn)物，是企事業(yè)單位為了增強(qiáng)自身能力、提高工作效率而實(shí)行的管理制度。對(duì)于醫(yī)院而言，內(nèi)部控制制度更是非常必要。為了規(guī)范業(yè)務(wù)流程、保障資金和資產(chǎn)的安全流動(dòng)以及保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)精確運(yùn)行，必須建立有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)都在建立健全相關(guān)制度，醫(yī)療行業(yè)同樣需要改變。傳統(tǒng)的環(huán)境下醫(yī)院收費(fèi)結(jié)算部門存在著內(nèi)部控制制度相關(guān)缺陷，在新的環(huán)境中如何正確認(rèn)識(shí)制度缺陷，進(jìn)而改進(jìn)缺陷，是當(dāng)今醫(yī)院需要思考的事情。

一、傳統(tǒng)環(huán)境下醫(yī)院收費(fèi)結(jié)算部門內(nèi)部控制制度問題總結(jié)

與一般非臨床科室不同，門診、住院收費(fèi)部門是直接面向患者的服務(wù)部門，其日常工作量與醫(yī)院的業(yè)務(wù)量呈正相關(guān)，業(yè)務(wù)量增大直接導(dǎo)致收費(fèi)結(jié)算部門工作量激增。在這樣的情況下，部門工作人員需要將服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量兩手抓，既要保證對(duì)待患者執(zhí)行良好的服務(wù)，又要保證業(yè)務(wù)按照醫(yī)院相關(guān)制度得到準(zhǔn)確處理，作為醫(yī)院財(cái)務(wù)相關(guān)的重要部門，在保證資金安全、票據(jù)使用規(guī)范的情況下，還需要做到財(cái)務(wù)清晰明確、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合理，“時(shí)間緊、任務(wù)重”，很容易出現(xiàn)因人力不足、精力不夠而導(dǎo)致工作出現(xiàn)紕漏的情況。正因?yàn)槿绱?，一個(gè)全面的、易于操作的內(nèi)部控制制度對(duì)于醫(yī)院有著重要的意義，對(duì)于提高工作效率能起到有效的輔助作用。

傳統(tǒng)環(huán)境下，醫(yī)院的結(jié)算中心存在著以下問題：

（一）內(nèi)部人員相關(guān)問題

作為非營利性組織，醫(yī)院不像企業(yè)單位那樣執(zhí)著于對(duì)于盈利的追求，事業(yè)單位更看重的是服務(wù)的質(zhì)量以及責(zé)任的完成度。關(guān)于服務(wù)的質(zhì)量，在傳統(tǒng)模式下，為了更好、更人性化地對(duì)患者提供服務(wù)，醫(yī)院實(shí)行按樓層、按科室進(jìn)行收費(fèi)，這在一定程度上提高了監(jiān)督管理的難度。關(guān)于責(zé)任的完成度，具體來說包括以下幾個(gè)方面：經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法性、資產(chǎn)的安全性、財(cái)務(wù)行為的真實(shí)性，以及嚴(yán)防腐敗和徇私舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。以上種種內(nèi)控目標(biāo)并不都是與一線工作人員息息相關(guān)，很容易導(dǎo)致員工缺乏內(nèi)生動(dòng)力，進(jìn)而在執(zhí)行層面出現(xiàn)困難。此外，前文提到收費(fèi)結(jié)算部門員工的工作量與醫(yī)院的業(yè)務(wù)量呈正相關(guān)，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量的增加，對(duì)員工的要求也越來越高，要求在短時(shí)間內(nèi)熟練地完成既定任務(wù)，難免讓工作人員產(chǎn)生走捷徑的想法，致使走捷徑過程中出現(xiàn)違規(guī)操作得不償失。

（二）制度對(duì)流程影響

為了規(guī)范工作流程、提高工作效率，使得每個(gè)人的工作都能有所發(fā)揮，醫(yī)院制定了相關(guān)制度。但實(shí)際操作中制度不可能滿足每一個(gè)方面的需求，實(shí)際的工作內(nèi)容比想象中復(fù)雜太多，因此制度的制定只能做到在關(guān)鍵內(nèi)控點(diǎn)進(jìn)行把握。

在傳統(tǒng)的環(huán)境下，病人的檢查、藥品、化驗(yàn)等退費(fèi)都需要執(zhí)行部門簽字，由于執(zhí)行部門簽字人員不固定且筆跡難辨認(rèn)易模仿，存在惡意退費(fèi)的隱患。在信息化環(huán)境下，應(yīng)充分利用信息化條件，根據(jù)內(nèi)控要求設(shè)定退費(fèi)相關(guān)流程及權(quán)限，根據(jù)不同情況進(jìn)行逐級(jí)審批，將工作風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（三）制度無法滿足實(shí)務(wù)操作需求

負(fù)責(zé)收費(fèi)結(jié)算的部門在整個(gè)結(jié)算環(huán)節(jié)中具有收尾的作用，收費(fèi)結(jié)算部門的工作人員每天直接面對(duì)大量現(xiàn)金，在保證收入的準(zhǔn)確性和完整性時(shí)，也會(huì)存在資金流失的情況，尤其在退費(fèi)環(huán)節(jié)，出現(xiàn)資金流失的概率比較高，這也在提醒有關(guān)單位，需要將退費(fèi)管理作為資金管理的重要環(huán)節(jié)。

一方面，收款人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法規(guī)、按照醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)控制制度要求，規(guī)范執(zhí)行退費(fèi)手續(xù)，對(duì)于患者的退費(fèi)申請，應(yīng)請患者提供完整的相關(guān)原始憑證，單證齊全并通過審核才能執(zhí)行退費(fèi)請求。另一方面，退費(fèi)審核點(diǎn)以及相關(guān)審核權(quán)限、審核流程，都需要明確的、可操作的規(guī)定，所有相關(guān)流程的執(zhí)行人員也要做到心中有數(shù)。然而現(xiàn)有制度中，對(duì)于退費(fèi)的相關(guān)規(guī)定，如審核點(diǎn)以及審核權(quán)限的定位較為模糊，這導(dǎo)致收費(fèi)人員及收費(fèi)結(jié)算部門負(fù)責(zé)人在日常操作發(fā)生偏離現(xiàn)象。

二、信息化新時(shí)代如何加強(qiáng)完善醫(yī)院收費(fèi)結(jié)算內(nèi)部控制制度

目前很多綜合性醫(yī)院都在不遺余力推廣信息化建設(shè)，為了克服傳統(tǒng)環(huán)境下舊制度的矛盾和缺陷，加強(qiáng)醫(yī)院收費(fèi)結(jié)算部門的內(nèi)部控制制度勢在必行。

（一）將已有制度的不足加以改進(jìn)，融合到信息化流程中

信息化建設(shè)和流程的改進(jìn)是建立內(nèi)控制度的關(guān)鍵點(diǎn)，我們力求在流程中將問題解決好，而不是在“亡羊”之后進(jìn)行“補(bǔ)牢”。將現(xiàn)有的制度進(jìn)行梳理，關(guān)注執(zhí)行效果不佳的內(nèi)部控制制度，思考如何改進(jìn)，并將所得的結(jié)果應(yīng)用于信息化流程中，使得操作過程更趨完善。仍舊以退費(fèi)制度為例，前文提到，該制度要求退費(fèi)必須在原始憑證完整提供的情況下才能進(jìn)行，審核人員則是在收款員交賬后進(jìn)行審核，這樣的流程導(dǎo)致無法對(duì)不規(guī)范操作的行為進(jìn)行及時(shí)管理。完善制度的方法是將審核行為進(jìn)行前置，執(zhí)行申請后先審核再退費(fèi)的流程，將該流程融入系統(tǒng)中，此舉不僅完善了退費(fèi)流程，而且在系統(tǒng)中留下相關(guān)操作痕跡，為以后有關(guān)部門復(fù)查做好相關(guān)準(zhǔn)備。此外，由于退費(fèi)流程涉及到多個(gè)方面，醫(yī)院可根據(jù)醫(yī)療收據(jù)及繳費(fèi)單據(jù)均齊全、有醫(yī)療收據(jù)無繳費(fèi)單據(jù)、有繳費(fèi)單據(jù)無醫(yī)療收據(jù)、掛號(hào)費(fèi)退費(fèi)等四種退費(fèi)申請情況執(zhí)行相應(yīng)的退費(fèi)流程。

（二）依據(jù)內(nèi)部規(guī)范，填補(bǔ)制度空白

由于行業(yè)發(fā)展環(huán)境和歷史原因，關(guān)于醫(yī)院內(nèi)部控制制度的相關(guān)研究和實(shí)踐并未形成體系，因此在醫(yī)院的實(shí)際管理中存在著或多或少的制度空白區(qū)域，管理不夠完善。例如相關(guān)規(guī)范要求事業(yè)單位相關(guān)人員要按規(guī)定填制、審核各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及的票據(jù)和表單，并進(jìn)行歸檔和單據(jù)保管，但很多單位并未形成完善的票據(jù)管理相關(guān)制度。對(duì)于醫(yī)院結(jié)算中心來說，工作人員每天經(jīng)手的票據(jù)既多又雜，在這方面票據(jù)管理制度顯得尤為重要。這種情況下不僅需要結(jié)算中心設(shè)置專門的票據(jù)管理崗位，更重要的是使用信息化手段，規(guī)范票據(jù)的使用流程，一切票據(jù)相關(guān)行為都通過系統(tǒng)進(jìn)行操作和監(jiān)管，這樣不僅減少工作人員的手工操作任務(wù)量，有效降低出錯(cuò)率，同時(shí)能減小管理風(fēng)險(xiǎn)，使票據(jù)管理更加嚴(yán)謹(jǐn)，做到一切有據(jù)可查。

（三）建立健全內(nèi)部稽核制度

內(nèi)部控制制度中必須包括稽核制度，即稽查、復(fù)核制度，將內(nèi)部稽核制度融入信息系統(tǒng)中的重要方法就是建立稽核平臺(tái)，這是一個(gè)獨(dú)立于結(jié)算中心和財(cái)務(wù)部門的第三方工具，通對(duì)收費(fèi)結(jié)算數(shù)據(jù)的管理和稽查，發(fā)現(xiàn)其中的偏差并及時(shí)糾正。結(jié)算中心作為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)營收的重要部門，每天經(jīng)手大量資金，工作風(fēng)險(xiǎn)較大，有效運(yùn)行稽核平臺(tái)、將數(shù)據(jù)審計(jì)頻率精確到每天，發(fā)現(xiàn)漏洞及時(shí)補(bǔ)救，可有效保證醫(yī)院資金安全。

三、結(jié)束語

健全醫(yī)院收費(fèi)結(jié)算內(nèi)部控制制度不僅緩解了信息化建設(shè)帶來的沖擊，幫助醫(yī)院與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)也降低了人為因素導(dǎo)致工作過程中出錯(cuò)的概率，精簡相關(guān)人員工作流程，提高工作效率，給前來就診的病人提供了極大便利，同時(shí)也更好地為患者服務(wù)。

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