基于物資輔助管理系統(tǒng)的物資管理延伸與優(yōu)化

呂津

摘 要：針對當前庫存積壓、需求計劃準確性、庫存責任主體不明晰、賬外物資等方面存在的不足，中韓石化從信息化集成管理等方面在原有ERP功能的基礎上進行完善，新建立一套以ERP為基礎的信息化系統(tǒng)來輔助增強對物資整體的完善性管理，在原有信息化基礎上新增出庫后續(xù)管理線上集成，跟蹤物資到最終消耗環(huán)節(jié)，從而優(yōu)化物資管理業(yè)務流程，提高物資利用率。

關(guān)鍵詞：物資輔助；管理延伸；跟蹤物資；流程再造

1 物資輔助管理系統(tǒng)建設背景

由于物資供應管理是全流程的管理，采購過程中的進度控制、物資領用后的后續(xù)使用跟蹤等都是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，但現(xiàn)有ERP物資供應系統(tǒng)存在系統(tǒng)間存在數(shù)據(jù)孤島等問題，物資領用后的實際使用情況無法跟蹤，庫存積壓的責任主體無法確認等突出問題。針對此問題需要通過外圍的輔助系統(tǒng)在以ERP數(shù)據(jù)為基礎的情況下進行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，實現(xiàn)物資的全過程跟蹤，將物資管理延伸到物資最終消耗環(huán)節(jié)，實現(xiàn)物資管理的信息化和透明化。

2 物資管理延伸與優(yōu)化需求分析

2.1 出庫物資后續(xù)使用跟蹤管理

中韓石化目前按照總部要求運用ERP系統(tǒng)的MRO模塊進行物資的收發(fā)貨管理，利用ERP發(fā)貨功能實現(xiàn)了需求物資出庫發(fā)貨的操作。然而物資出庫之后是否按照需求計劃提報的要求進行實際使用，使用之后是否還存在問題等等對于物資采購部門并未掌握這類信息，未形成后續(xù)物資的跟蹤管理?；诖诵枨?，中韓石化在物資供應部門建設物資供應管理信息系統(tǒng)，針對ERP出庫后物資的后續(xù)跟蹤做一個有效的管理來提高物資使用效率及物資出庫后在實際使用中的準確率，以物資輔助管理系統(tǒng)作為操作頁面通過總部大集中PI接口進行ERP物資出庫過賬管理以及物資使用確認管理。

2.2 需求計劃全過程受控及分析

針對需求計劃達標率的各項關(guān)鍵指標在物資輔助系統(tǒng)中開發(fā)了一個全新的采購過程跟蹤報表，對計劃的整體采購進度狀態(tài)進行統(tǒng)計跟蹤，用于精確定位檢索需求單位下面的需求計劃，隨時對不符合的物資需求計劃進行調(diào)整和修改，及時發(fā)現(xiàn)不符合要求的需求計劃，并進行處理。提高查詢的效率及準確率。詳細設計圖如下。

2.3 物資庫存責任主體智能化管理

積壓庫存按一定的規(guī)則建立一個責任分配，形成一個庫存責任主體報表。通過報表將庫存指標分解至需求計劃提報單位和設備、工程等需求計劃審核部門，明確庫存資金占用的責任主體。該系統(tǒng)針對物資采購過程的狀態(tài)開發(fā)了郵件提醒功能，減少了人工統(tǒng)計的麻煩，并且定時發(fā)送郵件提醒也能夠提高工作效率，讓需求計劃提報單位第一時間進行銷賬，并及時領用，進一步加強物資庫存智能化管理。

3 物資輔助管理系統(tǒng)效益分析

3.1 物資采購全過程跟蹤

采購過程跟蹤報表對計劃、采購、出入庫一條線實現(xiàn)了數(shù)據(jù)跟蹤，對計劃當前采購進度狀態(tài)查詢。根據(jù)計劃整個審批流程，采購流程及出入庫流程的漸進跟蹤統(tǒng)計從而獲取當前需求計劃的采購進度，為計劃需求單位提供查詢參考，使得需求部門及時的了解自己需求物資當前的采購進度實際情況，同時將物資管理進一步延伸到使用環(huán)節(jié)，直到使用單位確認該物資整個流程才算完結(jié)。

3.2 需求計劃管理達標率得到提升

通過加強需求計劃的管理，提高需求計劃的準確度和及時性，在保證安全生產(chǎn)的前提下，中韓石化需求計劃達標率提高了近5個百分點。

根據(jù)總達標率統(tǒng)計的基礎對不達標的計劃進行分類進行劃分統(tǒng)計，準確定位不達標的計劃責任單位。提報單位達標率根據(jù)提報單位及統(tǒng)計期間進行統(tǒng)計?？呻S時查看每月的需求計劃達標率情況，并實時提醒需求計劃提報單位，每月定期對達標率進行排名，并實時通報，與績效考核相掛鉤，提高了整體需求計劃達標率，提升了企業(yè)考核排名。

3.3 避免賬外物資的產(chǎn)生

賬外物資是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分，指截止某一時點上已進人成本或其他費用而在賬面上沒有反映，尚未消耗的這部分財產(chǎn)。賬外物資形成的原因是多方面的，有管理的，也有人為的。通過物資輔助系統(tǒng)的實施，物資領用后并不意味著已經(jīng)過賬，直到領用人員在系統(tǒng)確認使用后，才能夠過賬，這也意味著使用單位必須明確使用方向后，才可以領料，才可以點擊確認，物資管理進一步延伸到使用環(huán)節(jié)，從而避免了賬外物資的產(chǎn)生。

4 結(jié)論

通過物資輔助管理系統(tǒng)的實施，在現(xiàn)階段的物資供應管理方面，可以優(yōu)化流程的同時，提高管理精細化程度，減少相關(guān)業(yè)務人員的操作難度，物資管理進一步延伸到使用環(huán)節(jié)，避免賬外物資產(chǎn)生，提高了整體的工作效率。從長遠來看，利用先進技術(shù)和優(yōu)秀的管理模式對物資管理業(yè)務進行改進，不僅能夠為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，同時為公司物資管理工作的科學化、現(xiàn)代化提供了強有力的信息支撐。