做好企業(yè)檔案管理工作思考

余華

摘要：檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理當(dāng)中非常寶貴的信息資源，與企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展存在著密切的關(guān)系，尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深入的大背景下，企業(yè)檔案管理工作開(kāi)始面臨挑戰(zhàn)，但同時(shí)也為檔案管理創(chuàng)新改革提供了重要的契機(jī)。運(yùn)輸企業(yè)承擔(dān)著重要的檔案管理事務(wù)，除了涉及運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)類(lèi)的信息資料之外，還有文書(shū)、人事等多個(gè)方面的資源信息，所以檔案管理的綜合性強(qiáng)，也必須實(shí)現(xiàn)綜合化的檔案管理。

關(guān)鍵詞：運(yùn)輸企業(yè)；綜合檔案；管理方法

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及管理實(shí)踐當(dāng)中形成的各項(xiàng)資料，是重要的信息載體，透過(guò)企業(yè)檔案能夠有效體現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)當(dāng)中的實(shí)際情況，同時(shí)還可以為企業(yè)有關(guān)決策與管理方法的提供依據(jù)。企業(yè)檔案管理是推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)行的保障，企業(yè)要提高對(duì)檔案管理工作的重視，實(shí)施對(duì)綜合檔案的全方位管理，為企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展提供運(yùn)行依據(jù)。運(yùn)輸企業(yè)要立足實(shí)際，認(rèn)真分析如何提高企業(yè)綜合檔案管理質(zhì)量提升，推動(dòng)企業(yè)的持久運(yùn)營(yíng)。

一、企業(yè)檔案管理的意義

在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)改革實(shí)踐中，需要有完善的、系統(tǒng)的檔案管理體系作為其強(qiáng)有力的支撐，所以說(shuō)檔案管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐當(dāng)中不可或缺的，更是提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率以及質(zhì)量的重要?jiǎng)恿?。企業(yè)檔案資料記錄的是企業(yè)整個(gè)發(fā)展過(guò)程，也記錄了這一過(guò)程當(dāng)中所產(chǎn)生的大量成果與資料，因而通過(guò)對(duì)這些資料進(jìn)行有效地分析，有助于掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果以及創(chuàng)新方面的內(nèi)容。這也從總體概括了檔案管理的重要意義。具體而言，企業(yè)注重綜合檔案管理，一方面能夠讓企業(yè)管理者通過(guò)對(duì)這些檔案資料進(jìn)行有效分析，從而掌握企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐當(dāng)中的基礎(chǔ)信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理其中存在和突出問(wèn)題，恰當(dāng)合理地調(diào)控工作進(jìn)度以及做好人員調(diào)動(dòng)，為企業(yè)的健康經(jīng)營(yíng)創(chuàng)造良好條件。另一方面能夠讓社會(huì)各界更加直觀形象地掌握企業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理實(shí)踐當(dāng)中的整體情況，便于得到社會(huì)各界監(jiān)督的同時(shí)，還能夠?yàn)槠髽I(yè)拓展合作打好基礎(chǔ)。所以，企業(yè)綜合檔案管理是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的動(dòng)力，還是企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力和更好在市場(chǎng)上立足的保障。

二、做好企業(yè)檔案管理的工作方法

2.1做好宣傳工作提升全員意識(shí)

就企業(yè)的綜合檔案管理而言，不能夠片面的將其認(rèn)為只是檔案管理人員或者是某一工作人員的職能任務(wù)，因?yàn)槿w人員在實(shí)際工作當(dāng)中積累的各項(xiàng)信息都是檔案資源當(dāng)中的組成部分，只有當(dāng)全員樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，才可以從根本上保證檔案質(zhì)量，提高檔案管理整體成效。所以，做好企業(yè)綜合檔案管理的相關(guān)事項(xiàng)，首先應(yīng)該從宣傳工作著手，通過(guò)提高全員管理意識(shí)，來(lái)保證廣大工作人員自覺(jué)地共同參與，為檔案管理提供支持，也為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供動(dòng)力。第一，加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳。要想讓全員都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不斷增加宣傳力度是非常重要的，具體可以通過(guò)申報(bào)檔案利用成果、撰寫(xiě)相關(guān)論文等方法，讓檔案重要性宣傳工作落到實(shí)處，使得全員都能夠?qū)n案信息當(dāng)做是企業(yè)發(fā)展當(dāng)中的資源，促使全員對(duì)自身的行為進(jìn)行約束，進(jìn)而保證檔案管理潛能的有效開(kāi)發(fā)，切實(shí)保障企業(yè)利益。第二，對(duì)全員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)的教育培訓(xùn)，使得每個(gè)崗位上的工作人員都能夠初步掌握檔案收集的基礎(chǔ)知識(shí)，以及對(duì)檔案進(jìn)行初步整理的一些技能，從而形成強(qiáng)大的檔案管理合力，為企業(yè)綜合檔案管理的處理打好基礎(chǔ)。

2.2做好組織領(lǐng)導(dǎo)完善責(zé)任體系

檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的管理事務(wù)，同時(shí)也需要有正確領(lǐng)導(dǎo)的支持以及責(zé)任制度的落實(shí)，企業(yè)的綜合檔案管理更是需要做好相關(guān)的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。與此同時(shí)，還要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求健全責(zé)任體系，保證每個(gè)人員都能夠明晰責(zé)任，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全覆蓋，提高檔案管理的科學(xué)性。第一，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)要積極構(gòu)建檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)小組當(dāng)中的成員進(jìn)行科學(xué)選拔與確定，配備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理負(fù)責(zé)人與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)絡(luò)員，進(jìn)一步強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的支持力量。在這一過(guò)程中，檔案管理人員要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，以便掌握正確的檔案管理發(fā)展方向。第二，貫徹實(shí)際責(zé)任。企業(yè)可以真正將檔案管理納入到企業(yè)的整體規(guī)劃當(dāng)中，確定管理目標(biāo)，完善檢查與考核制度，確保每個(gè)工作人員能夠落實(shí)自身的責(zé)任，保證檔案管理到位。領(lǐng)導(dǎo)小組需要悉心聽(tīng)取檔案管理人員的工作匯報(bào)，并對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督，及時(shí)查找和發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，以便提出整改措施，維護(hù)檔案管理的科學(xué)化與健康化發(fā)展。這樣可以實(shí)現(xiàn)上下一致，而企業(yè)也可以真正建立一個(gè)一體化的綜合檔案管理體系。

2.3做好信息化管理促進(jìn)現(xiàn)代化

企業(yè)綜合檔案要涉及到的管理檔案，除了包括日常經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的信息之外，還有人事、文書(shū)等多個(gè)方面的資料信息，可以說(shuō)數(shù)據(jù)量多且繁雜，這就為檔案管理工作帶來(lái)了很大的實(shí)施難度，同時(shí)也為廣大檔案管理人員提出了更高的工作要求。而要解決這一問(wèn)題，有效減輕人力管理的負(fù)擔(dān)，就要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，建立系統(tǒng)完善的檔案信息管理系統(tǒng)，保證檔案的收集管理，同時(shí)也為檔案的便捷化與科學(xué)化利用打好基礎(chǔ)。第一，對(duì)企業(yè)檔案管理工作要求進(jìn)行全面評(píng)估，在此基礎(chǔ)之上引進(jìn)先進(jìn)的、實(shí)用的檔案管理軟件與系統(tǒng)，或者是結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，將企業(yè)當(dāng)中的檔案管理信息均納入到信息化系統(tǒng)當(dāng)中，提高檔案管理的效率。第二，為實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，建設(shè)系統(tǒng)化的檔案標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)要將國(guó)家給出的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)作為重要參照，立足企業(yè)檔案管理特征與需求，制定與企業(yè)相符的管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)。第三，對(duì)信息化管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能進(jìn)行優(yōu)化和拓展，有效滿(mǎn)足多元檔案信息利用的需要，尤其是要注重對(duì)加密技術(shù)的研究力度，確保檔案信息得以科學(xué)利用的同時(shí)，還能夠確保檔案管理的安全性與綜合性，保障企業(yè)信息安全，維護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)安全。

2.4做好人員培訓(xùn)打造管理隊(duì)伍

企業(yè)的發(fā)展和優(yōu)秀人才的支持存在著密不可分的關(guān)系，而要做好檔案管理工作，更加需要有綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍作為重要支持。但是就目前而言，企業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)還處于較低層次，仍然需要有大量的管理人才加入其中，也需要對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行全方位的教育培訓(xùn)，從而提高他們的專(zhuān)業(yè)技能，培養(yǎng)其完善的職業(yè)素養(yǎng)，以便更好的為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。第一，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，全面提升檔案管理者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平以及專(zhuān)業(yè)技能掌握水平，及時(shí)發(fā)現(xiàn)這一過(guò)程當(dāng)中存在的新問(wèn)題，提出針對(duì)性解決方法。由于運(yùn)輸企業(yè)的信息化管理水平在不斷提高，所以要改變以往單一依靠人力的管理現(xiàn)狀，提高檔案管理者的信息技術(shù)掌握能力，培養(yǎng)及良好的信息素養(yǎng)，使得他們能夠在信息化檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出極大的能量。第二，加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)的教育培訓(xùn)，使得每一個(gè)檔案管理人員能夠在自己的工作崗位上立足實(shí)際，尊重歷史，愛(ài)崗敬業(yè)，竭盡所能地記錄真實(shí)面貌，正確的反映企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的信息。第三，積極選拔和引進(jìn)綜合素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理人才，使得他們能夠進(jìn)一步充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍當(dāng)中。為了保證人才選聘的科學(xué)性與規(guī)范性，企業(yè)應(yīng)該專(zhuān)門(mén)制定人才選聘的制度。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理工作這是一門(mén)綜合性和復(fù)雜性的管理藝術(shù)，要想提高綜合檔案管理的實(shí)效性，必須堅(jiān)持從企業(yè)實(shí)際處發(fā)，關(guān)注企業(yè)檔案管理實(shí)踐的具體需求，提高檔案管理的針對(duì)性。企業(yè)在檔案管理工作當(dāng)中要注意做好宣傳工作提升全員意識(shí)，做好組織領(lǐng)導(dǎo)工作完善責(zé)任體系，做好信息化管理工作促進(jìn)現(xiàn)代化，做好人員教育培訓(xùn)工作打造優(yōu)秀管理隊(duì)伍，最終通過(guò)多個(gè)方面的努力與創(chuàng)新，推動(dòng)企業(yè)檔案管理走向創(chuàng)新發(fā)展新道路。

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