淺談如何做好人事檔案管理工作

丁思彤

摘要：人事檔案作為一種信息資源，是反映檔案主體個人成長歷史的一項重要載體，是黨政機關、企事業(yè)單位在人事管理活動中形成的，反映檔案主體個人成長經(jīng)歷、工作能力、知識結(jié)構(gòu)以及德、能、勤、績、廉等方面情況的原始記錄

關鍵詞：人事檔案；管理；建議

隨著計算機網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認為：只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術的有機結(jié)合。

人事檔案作為一種信息資源，是反映檔案主體個人成長歷史的一項重要載體，是黨政機關、企事業(yè)單位在人事管理活動中形成的，反映檔案主體個人成長經(jīng)歷、工作能力、知識結(jié)構(gòu)以及德、能、勤、績、廉等方面情況的原始記錄，同時也反映了其自然情況、家庭情況、健康狀況、婚姻狀況、獎罰情況、學歷、特長、專業(yè)特點等方面的內(nèi)容。人事檔案工作做得好壞，直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量，同時也是衡量一個單位人事工作水平的重要標志之一。加強人事檔案的規(guī)范化管理是做好人事工作的基本前提，是為領導科學決策，合理用人，組織人事部門開展人才評價，培養(yǎng)和使用的基礎和依據(jù)，因此必須做到準確，齊全、真實、有效。

一、當前人事檔案管理中存在的不足。

1、對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人對人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案管理就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

2、檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，加之沒有組織專業(yè)知識培訓，導致管檔人員對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

3、人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

4、人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，容易造成一定的資源浪費。

二、對目前人事檔案管理的幾點建議：

1、提高認識，進一步加強對檔案工作的領導。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，加強對檔案管理工作的檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時還要加強對檔案法律法規(guī)的學習，明確檔案工作是各級黨委和部門義不容辭的責任和義務。

2、加大投入，夯實檔案工作基礎。各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預算安排，特別是對檔案的維護和信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；各單位要按標準按要求建設好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

3、提高檔案管理人員的素質(zhì)。主管部門應定期組織管檔人員參加各種業(yè)務培訓，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，認清管理檔案的重要性，從而增強責任心，提高檔案管理的技術水平。

4、注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔材料的不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。

5、健全制度，進一步規(guī)范檔案資料管理。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交；再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案管理規(guī)范有序。

在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

綜上所述，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化。通過檔案管理硬件設施的完善、工作機制的健全和工作水平的提高，檔案管理工作必將上一個新臺階。轉(zhuǎn)貼于 中國論文下載中心 http：//www.studa.ne