如何做好干部人事檔案的收集與整理工作

王靖宇

摘要：新形勢(shì)下，干部人事檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)立足實(shí)際。干部人事檔案材料是反映干部履歷情況和其他重要個(gè)人資料的依據(jù)，是干部工作以及人才工作的重要信息。因此，做好干部人事檔案收集與整理工作是有重要意義的。

關(guān)鍵詞：人事檔案；收集；整理；材料

干部人事檔案是反映干部個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治思想作風(fēng)、業(yè)務(wù)知識(shí)及水平等一系列相關(guān)履歷的真實(shí)記錄。人事檔案材料的收集整理是干部人事檔案管理工作中的基礎(chǔ)工作，收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。

一、人事檔案的收集

（一）主動(dòng)收集

個(gè)別檔案材料形成部門和各單位檔案經(jīng)辦人員的個(gè)人檔案意識(shí)淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，或隨手丟到一邊，不及時(shí)移交檔案管理部門。這樣就要求檔案管理的負(fù)責(zé)人員，應(yīng)密切注意各單位人事檔案材料產(chǎn)生的信息，主動(dòng)爭(zhēng)取各單位工作的配合，同時(shí)主動(dòng)深入材料形成部門收集歸檔，不能被動(dòng)等待，建立一定的上交制度，避免材料形成時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料的丟失。

（二）重點(diǎn)收集

目前，最新的人事檔案分類共分十項(xiàng)內(nèi)容：一類履歷材料、二類自傳材料、三類考核考查材料，四類學(xué)歷材料、五類政歷材料、六類黨團(tuán)組織材料、七類獎(jiǎng)勵(lì)材料、八類處分材料、九類工資任免出國(guó)、十類其他材料。檔案管理工作人員要及時(shí)與各單位檔案經(jīng)辦人員聯(lián)系，嚴(yán)格按照檔案的十項(xiàng)分類，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個(gè)人手中，從而影響檔案的完整性。

（三）追蹤收集與經(jīng)常收集

檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個(gè)人基本信息，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。對(duì)新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，要求其將所缺材料按工作制度及時(shí)補(bǔ)交，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成檔案材料無(wú)法收集歸檔。

二、人事檔案的整理

（一）材料鑒定

材料形成要規(guī)范準(zhǔn)確，真實(shí)有效。凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。內(nèi)容不實(shí)，字跡不清，不能反映干部歷史面貌、德才情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料，不能歸入檔案； 對(duì)不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對(duì)弄虛作假者堅(jiān)決拒收，以確保檔案的真實(shí)性。

（二）加工、分類、歸檔

對(duì)小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，切實(shí)做到整齊劃一，歸檔材料左邊應(yīng)留出裝訂邊。加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其他材料相等。通過(guò)以上整理，使每卷檔案達(dá)到完整、精練，對(duì)應(yīng)歸檔的材料，要進(jìn)行逐份登記歸檔。對(duì)不屬于歸檔的材料，應(yīng)分別情況予以處理。屬于銷毀的材料，必須登記造冊(cè)，由主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)簽字，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，任何單位和個(gè)人不得擅自銷毀干部人事檔案材料。

（三）及時(shí)錄入

及時(shí)、準(zhǔn)確地做好檔案目錄，定期更新，并錄入電腦。對(duì)于每年常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、調(diào)資表，可集中整理，而對(duì)于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整性及真實(shí)性。

三、加強(qiáng)檔案收集與整理工作的對(duì)策

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，因此，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（二）加強(qiáng)管理，狠抓檔案工作制度落實(shí)

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作。同時(shí)，要建立相應(yīng)的檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失，以確保檔案歸檔質(zhì)量。

（三）提高檔案信息管理和服務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，在這一過(guò)程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。

（四）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)

檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須。人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來(lái)指引自己的工作。同時(shí)具備很強(qiáng)的專業(yè)性，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識(shí)、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識(shí)及理論指導(dǎo)。

四、結(jié)語(yǔ)

完整齊全的檔案材料能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案管理部門要發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔做起，把基礎(chǔ)打牢，發(fā)揮檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)作用，確保檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。

【參考文獻(xiàn)】

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