提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的有效方式探索

張玉珍

摘要：企業(yè)辦公室的管理工作是各項(xiàng)工作流程的“交通樞紐”，是企業(yè)承上啟下、平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)、進(jìn)步發(fā)展的重要基石，辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平直接影響著企業(yè)在千變?nèi)f化的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下快速的反應(yīng)能力以及企業(yè)整體的工作效率。本文就石油企業(yè)辦公室文秘工作的特點(diǎn)，研究新形勢(shì)下如何有效提升文秘工作質(zhì)量與水平的方法進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘;工作質(zhì)量;工作水平

對(duì)于許多不了解辦公室工作的人普遍認(rèn)為這項(xiàng)工作只是領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)基層單位的傳話筒，而在實(shí)際工作中，辦公室文秘的工作遠(yuǎn)沒(méi)有這么簡(jiǎn)單，對(duì)于石油企業(yè)而言，首先文秘工作人員要有扎實(shí)的寫作功底、堅(jiān)定的政治素養(yǎng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k事原則、良好的溝通和表達(dá)能力;要掌握企業(yè)實(shí)際情況、了解企業(yè)各方面技術(shù)、設(shè)備、人員等情況;理解領(lǐng)導(dǎo)意圖、根據(jù)實(shí)際情況善意提醒領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作的輕、重、緩、急、以及領(lǐng)導(dǎo)工作任務(wù)下達(dá)時(shí)細(xì)節(jié)問(wèn)題的處理，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀;對(duì)各項(xiàng)辦公軟件、信息技術(shù)熟練掌握等等。對(duì)于這樣一個(gè)承上啟下的企業(yè)辦事機(jī)構(gòu)，如何提升它的工作質(zhì)量和水平，就顯得尤為重要。

一、深入掌握企業(yè)發(fā)展方向

企業(yè)辦公室文秘工作在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，辦公室文秘工作除了要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、較強(qiáng)的政治敏感性外，更要對(duì)企業(yè)現(xiàn)階段實(shí)際情況、年方針目標(biāo)以及未來(lái)發(fā)展方向有一個(gè)深入的了解和掌握，結(jié)合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作的側(cè)重點(diǎn)，指導(dǎo)自己的各項(xiàng)工作，這也是石油企業(yè)對(duì)辦公室文秘工作的最根本要求。工作中掌握好尺度，切勿不能越權(quán)辦事，違規(guī)操作，遇到原則性問(wèn)題要善意提醒領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)把好關(guān)，了解自身崗位的重要性，勤于學(xué)習(xí)崗位知識(shí)，夯實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)良性健康發(fā)展。

二、扎實(shí)寫作基本功，高效排布工作

（一）寫作是辦公室文秘的重要工作，在企業(yè)召開各種高層會(huì)議的時(shí)候，都需要辦公室草擬通告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等等，對(duì)企業(yè)的了解程度、會(huì)議的內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)的側(cè)重點(diǎn)是整篇文章能否通過(guò)的關(guān)鍵點(diǎn)，這需要辦公室文秘要有過(guò)硬的寫作本領(lǐng)，想要扎實(shí)寫作的基本功，首要的就是掌握每種文稿的一般套路，其次是理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，草擬大綱，整體文章的構(gòu)架和方向?qū)α?，我們才能添枝加葉，豐富內(nèi)容。所以，在日常工作之余要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多看企業(yè)歷史稿件，多問(wèn)企業(yè)各系統(tǒng)專業(yè)員，多查網(wǎng)絡(luò)資源，了解國(guó)家政策法規(guī)。

（二）許多文秘工作者都被大量的草擬稿件、電話、為領(lǐng)導(dǎo)或客戶安排食宿、訂票等重復(fù)性機(jī)械勞動(dòng)所壓制，統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)能力也是必要的能力之一，要想高效有序的將各項(xiàng)工作排布科學(xué)、合理，除了要有豐富的經(jīng)驗(yàn)、較高的溝通能力和辦事能力，最重要的是要端正工作態(tài)度，做好階段性工作計(jì)劃，俗話說(shuō)“磨刀不誤砍柴工”沒(méi)有一個(gè)好的工作方案和計(jì)劃，其工作也會(huì)做的主次不分。要想提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平，指定科學(xué)合理的工作計(jì)劃是最快、最有效的辦法。

第一要培養(yǎng)自己勤做記錄的能力，“面對(duì)文秘工作的復(fù)雜多樣性，我們首要的就是記錄好每條工作內(nèi)容，記錄的方法有很多、可以用筆本、錄音筆、手機(jī)錄音等方法，這樣不會(huì)漏掉每條工作的細(xì)節(jié)。第二是根據(jù)工作內(nèi)容標(biāo)記完成時(shí)間和重要度，這里建議用Excel辦公軟件簡(jiǎn)單設(shè)計(jì)一個(gè)電子表格，內(nèi)容包括工作條目，完成時(shí)間、重要度，如此一來(lái)，按照時(shí)間排序即可獲取工作的先后順序。第三就是著手將臨期工作、重要工作率先處理，其他工作按時(shí)間進(jìn)度順序處理。最后，作為辦公室的文秘也要為領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)性安排的工作預(yù)留出時(shí)間，高效有序的工作排布基本可以滿足日常工作。

三、健全考評(píng)機(jī)制

企業(yè)對(duì)辦公室的考評(píng)機(jī)制也是提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的有效方式，要獎(jiǎng)懲分明，對(duì)工作有失誤甚至重大失誤的要進(jìn)行考核，對(duì)圓滿完成某項(xiàng)目等重要工作的要精神、物質(zhì)激勵(lì)，使員工在工作中有干勁兒。辦公室文秘崗位的調(diào)動(dòng)也要符合企業(yè)各項(xiàng)規(guī)定，崗位競(jìng)聘要公平、公開、公正的進(jìn)行筆試、面試，考評(píng)合格后要有試用期，對(duì)于不適用的員工要退回原崗位，切不可任人唯親，要任人唯賢，對(duì)于文秘崗位的老員工，有調(diào)離要求的或不適合文秘崗位的員工，也要妥善安排。除此之外，年度的考評(píng)考核要總結(jié)，有條件的更要每年舉行文秘崗位考試，促使員工在工作中學(xué)習(xí)，提升個(gè)人綜合能力。

四、做好文書工作

（一）公文輪閱歸檔及時(shí)。文件的流轉(zhuǎn)、閱辦嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度及ISO標(biāo)準(zhǔn)化流程要求，保證各類文件擬辦、傳閱的時(shí)效性，并及時(shí)將上級(jí)文件精神傳達(dá)至各基層機(jī)構(gòu)，確保政令暢通。并及時(shí)做好文件的歸檔和保存工作。

（二）下發(fā)公文無(wú)差錯(cuò)。做好公司的發(fā)文工作，包括文件修改、打印、掃描、分發(fā)及電子郵件等的發(fā)送，并協(xié)助各部門發(fā)文核稿。公司發(fā)文量較大，有時(shí)一天有多個(gè)文件要下發(fā)，必須仔細(xì)去逐一核對(duì)原稿，以確保發(fā)文質(zhì)量。同時(shí)負(fù)責(zé)辦公室發(fā)文的擬稿，以及各類活動(dòng)會(huì)議通知的擬寫。

（三）編寫辦公會(huì)議材料，整理會(huì)議記錄。每個(gè)月末對(duì)各部門月度計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行核對(duì)，催收各部門月度小結(jié)、計(jì)劃，并擬寫當(dāng)月工作回顧，整理辦公會(huì)議材料匯編成冊(cè)，供總經(jīng)理室參考。辦公會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，待總經(jīng)理修改后，送至各部門輪閱。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)辦公室文秘工作是非常重要的崗位，關(guān)系著領(lǐng)導(dǎo)乃至企業(yè)的工作效率與對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速反應(yīng)能力，通過(guò)以上四個(gè)方面的深入探討，特別是對(duì)于石油企業(yè)提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的有效方式具有重要意義，除了員工本身要提升綜合素質(zhì)，企業(yè)更要完善規(guī)章制度、加強(qiáng)培訓(xùn)培養(yǎng)、建立有效評(píng)價(jià)機(jī)制來(lái)進(jìn)一步優(yōu)化辦公室文秘工作的總體提升。

參考文獻(xiàn)：

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