新形勢(shì)下的電力檔案管理創(chuàng)新分析

李劍鳴

摘要：電力檔案作為電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄文件，其管理工作對(duì)企業(yè)有著至關(guān)重要的作用。本文通過(guò)對(duì)電力企業(yè)在檔案管理中的弊病進(jìn)行分析，提出了增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)、提高管理人員素質(zhì)、完善管理制度和加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的檔案管理措施，通過(guò)這些措施的實(shí)行，進(jìn)一步加強(qiáng)電力企業(yè)的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電力檔案;增強(qiáng)認(rèn)識(shí);提高素質(zhì)

電力檔案涉及到電力企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中的方方面面，具有信息量巨大、范圍廣、門(mén)類多的特點(diǎn)。電力檔案是電力企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的一筆無(wú)形財(cái)富，若能在日常的工作中進(jìn)行研究使用，定能達(dá)到工作中事半功倍的效果。電力企業(yè)在電力檔案的管理工作上應(yīng)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，使這筆無(wú)形財(cái)富發(fā)揮應(yīng)有的效果。

一、電力檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題

由于過(guò)去企業(yè)對(duì)電力檔案的認(rèn)識(shí)不足，在檔案的管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、檔案利用率低、檔案信息化建設(shè)落后的問(wèn)題[1]，這與相關(guān)管理人員短缺、管理素質(zhì)較低以及企業(yè)員工對(duì)檔案重視程度不高有關(guān)。檔案歸檔不及時(shí)，有時(shí)甚至還會(huì)出現(xiàn)文件遺失和損壞的現(xiàn)象，而這些現(xiàn)象的發(fā)生，往往給檔案的收集工作帶來(lái)了極大困難。同時(shí)在檔案的收集、管理、使用和保密方面也存在著管理上的不足，檔案在借閱時(shí)有借無(wú)還，借閱時(shí)對(duì)檔案隨意涂改、銷售、泄密等行為時(shí)有發(fā)生。檔案管理人員學(xué)歷偏低，缺乏責(zé)任心，沒(méi)有檔案管理的理論知識(shí)，工作水平低下，且檔案管理人員經(jīng)常變動(dòng)，嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提高。最后在檔案管理信息化上投入不夠，檔案信息化設(shè)施和相關(guān)人才缺乏，不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分析整理以便進(jìn)行利用?？梢?jiàn)改善電力檔案的管理工作已經(jīng)刻不容緩，電力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)工作的重視程度。

二、應(yīng)對(duì)電力檔案管理問(wèn)題的具體措施

（一）增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

要加強(qiáng)檔案的管理工作，首先要改變過(guò)去對(duì)檔案的淺顯認(rèn)識(shí)，其中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的作用是至關(guān)重要的，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視程度足夠，才能夠繼續(xù)對(duì)員工進(jìn)行檔案知識(shí)的相關(guān)教育，讓員工做到檔案及時(shí)歸檔，借閱時(shí)進(jìn)行登記，在借閱后能按時(shí)歸還，同時(shí)在借閱時(shí)做好檔案文件的保護(hù)工作，不隨意涂抹檔案，保證檔案歸還時(shí)的完整，不在未經(jīng)公司許可的情況下將檔案進(jìn)行外借、復(fù)印、出售等行為。檔案的使用方面也要對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)，以便充分地發(fā)揮檔案使用功能。在管理工作中實(shí)行責(zé)任制，管理人員及時(shí)對(duì)檔案歸檔、借閱進(jìn)行記錄，當(dāng)出現(xiàn)未能及時(shí)歸檔、按時(shí)歸還是，直接對(duì)相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行追要。開(kāi)展檔案知識(shí)的保護(hù)工作會(huì)議、講座，讓檔案保護(hù)、使用知識(shí)能夠深入到每一名員工的內(nèi)心。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電力檔案的管理工作主要是通過(guò)專業(yè)的管理人員來(lái)實(shí)現(xiàn)的，改變過(guò)去檔案的管理狀態(tài)，最先要對(duì)管理人員素質(zhì)進(jìn)行提高[2]。培養(yǎng)管理人員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，幫他們了解到檔案管理工作對(duì)企業(yè)的重要性。之后提高管理人員的管理水平，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式提高他們對(duì)管理知識(shí)的掌握程度。在檔案的管理過(guò)程要調(diào)動(dòng)管理人員的積極性、自覺(jué)性，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能及時(shí)進(jìn)行處理，預(yù)防相同問(wèn)題的二次發(fā)生。檔案管理人員要具有穩(wěn)定性，不能頻繁進(jìn)行人員更換。增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，在保證文件的完整性、保密性的同時(shí)能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行深層次挖掘，做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，當(dāng)員工在使用檔案時(shí)能夠給予正確的指導(dǎo)。隨著新時(shí)代的到來(lái)，電力檔案的管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案管理工作的高效進(jìn)行，推進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）健全電力檔案管理制度

電力企業(yè)在過(guò)去的檔案管理中沒(méi)有統(tǒng)一的行為規(guī)范，且管理行為松散。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理水平，電力企業(yè)要逐步實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在管理的過(guò)程中能夠做到有法可依，從制度上確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。制定標(biāo)準(zhǔn)在規(guī)范員工使用檔案的行為，同時(shí)也能指導(dǎo)管理人員按照規(guī)范進(jìn)行正常的管理工作。對(duì)不同類型、不同載體的檔案要進(jìn)行分門(mén)別類，方便在使用時(shí)進(jìn)行查找。檔案在歸檔之后要及時(shí)進(jìn)行復(fù)件的復(fù)制工作，確保在原文件發(fā)生丟失時(shí)，依然能夠使用復(fù)件完成工作。在借閱時(shí)要對(duì)借閱文件、借閱時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)，在借閱前要求借閱人員進(jìn)行簽字，歸還時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢驗(yàn)，沒(méi)有問(wèn)題后在進(jìn)行歸檔。當(dāng)文件沒(méi)能及時(shí)歸還時(shí)，要對(duì)借閱人員進(jìn)行索要。涉及到保密的檔案文件，只能在檔案室內(nèi)進(jìn)行閱覽，嚴(yán)禁將文件帶出閱覽室或者進(jìn)行謄抄、拍照等，嚴(yán)防檔案的泄密。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是未來(lái)檔案管理的趨勢(shì)，電力企業(yè)在管理檔案時(shí)也要緊跟時(shí)代，進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的管理和開(kāi)發(fā)。在信息化建設(shè)中最重要的是進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)組織，成為具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。在進(jìn)行檔案的數(shù)字化后，還可以通過(guò)建設(shè)數(shù)字檔案館的形式來(lái)進(jìn)行檔案資源的共享。在檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中需要使用高性能的信息化設(shè)備，企業(yè)要加大相關(guān)的資金投入，同時(shí)，能夠進(jìn)行信息化的高水平、高層次人才也是不可以或缺的，企業(yè)也要加大相關(guān)人才的引進(jìn)力度，為電力檔案的信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

三、總結(jié)

檔案作為電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的第一手資料，要進(jìn)行妥善的管理，并推進(jìn)檔案的信息化。在世界飛速變化的新形勢(shì)下，電力企業(yè)要著眼于未來(lái)，對(duì)檔案文件進(jìn)行深層次的挖掘，合理使用，讓這些無(wú)形財(cái)富釋放出更大的能量，讓電力企業(yè)的發(fā)展更上一層樓。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜勇.電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)，2011，30 （7）：180-181.

[2]張媛.試論電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J].圖書(shū)情報(bào)導(dǎo)刊，2011，21 （20）：108-110.