淺談企業(yè)管理中電子文件的保管與利用

王靜秋

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶動(dòng)了人類社會(huì)管理技術(shù)的不斷革新。近幾十年隨著無紙化辦公思想的普及和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子文件也成為了記錄、傳達(dá)、留存企業(yè)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)痕跡的重要工具。本文從企業(yè)檔案工作者的角度出發(fā)，概括了企業(yè)電子文件的概念、類型和特點(diǎn)，并針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)管理中電子文件管理存在的一些問題，提出了相關(guān)解決方案。

關(guān)鍵詞：電子文件；企業(yè)檔案；檔案管理；信息

一、引言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展與高速普及，企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助辦公管理已成為日常，企業(yè)的管理活動(dòng)越來越離不開形形色色的電子文件。而隨著電子文件的大量涌現(xiàn)，其在當(dāng)今社會(huì)的信息資源管理中的重要性也日益突出。企業(yè)電子文件不僅大大縮減了紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)成本，在企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享以及提高企業(yè)員工的工作效率方面也卓有成效。但由于電子文件其本身明顯區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的特點(diǎn)，使得電子文件在保管和利用等方面都給文書檔案管理工作帶來了一些挑戰(zhàn)。如何在企業(yè)管理中做好電子文件的保管與利用成為我們檔案工作者必須思考的問題。

二、企業(yè)管理中電子文件的類型和特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備存取，并能夠在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。筆者根據(jù)日常工作活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)，將電子文件的主要類型與特點(diǎn)概括如下。

（一）企業(yè)管理中電子文件的類型

企業(yè)管理中的電子文件按照信息類型，可以分為以下四類：

1.文本文件：主要是指通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的各類公務(wù)文件，包括上級(jí)下發(fā)的文件，同級(jí)的平行文件，下級(jí)上報(bào)的文件和本單位形成的文件。這些文件與紙質(zhì)公文一樣具有簽章、收文稿紙和發(fā)文稿紙，能夠完整記錄公文的生成、流轉(zhuǎn)情況，具有較高的原始記錄性與憑證價(jià)值。

2.數(shù)據(jù)文件：主要是指在各類事務(wù)處理系統(tǒng)中生成的、記錄企業(yè)管理對(duì)象和管理過程的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)對(duì)象。例如人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等企業(yè)管理平臺(tái)中生成的各類數(shù)據(jù)都能夠反映企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的痕跡，對(duì)于維護(hù)企業(yè)的人事信息、財(cái)務(wù)運(yùn)營狀況等有重要的檔案價(jià)值。

3.圖像文件：主要是指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面，例如用數(shù)碼相機(jī)在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中捕捉到的照片、掃描儀掃描的各類原件畫面等。

4.影像文件：是指使用影視捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或其他動(dòng)態(tài)畫面。例如企業(yè)舉辦各項(xiàng)重大活動(dòng)時(shí)所錄的影像、企業(yè)制作的各類宣傳片等。

（二）企業(yè)管理中電子文件的特點(diǎn)

由于電子文件的生成、閱讀、處理都需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備，因而電子文件具有著與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件截然不同的特征，主要概括如下：

1.信息的非人工識(shí)讀性

電子文件是以數(shù)字式代碼作為記錄符號(hào)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)內(nèi)的，這種代碼不可被人類直接識(shí)讀，必須借助某種數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備使之還原，人類才能進(jìn)行識(shí)讀。

2.對(duì)系統(tǒng)的依賴性

電子文件的生成、處理、傳輸以及歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能夠?qū)崿F(xiàn)。離開計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，人類既無法識(shí)讀，也無法對(duì)電子文件進(jìn)行任何處理。當(dāng)信息系統(tǒng)隨著技術(shù)的不斷升級(jí)而更新?lián)Q代時(shí)，我們就需要對(duì)老系統(tǒng)生成的文件進(jìn)行遷移轉(zhuǎn)換，或者保存老的系統(tǒng)，否則就會(huì)出現(xiàn)新老系統(tǒng)不兼容導(dǎo)致舊文件不可讀的狀況。

3.信息內(nèi)容與載體的可分離性

電子文件中的信息內(nèi)容不像紙質(zhì)實(shí)體有一個(gè)固定的物理形態(tài)，它是一種“虛擬文件”，可以在不同存儲(chǔ)介質(zhì)之間轉(zhuǎn)換，也可以根據(jù)需要轉(zhuǎn)變形態(tài)、大小以及格式。這就導(dǎo)致電子文件容易被篡改、被復(fù)制，給電子文件原件的真實(shí)性鑒定帶來了困擾。

4.信息存儲(chǔ)的脆弱性

紙質(zhì)文件的實(shí)體會(huì)受光照、酸堿度、溫濕度等影響而造成損壞，但電子文件與紙質(zhì)文件相比顯得更加脆弱，只要它的存儲(chǔ)環(huán)境發(fā)生變化，例如載體受損、新舊系統(tǒng)不兼容等情況，電子文件就會(huì)難以讀取，造成信息失效甚至丟失的結(jié)果。

三、企業(yè)電子文件管理存在的問題

（一）電子文件管理制度不夠規(guī)范

電子文件的發(fā)展僅在短短的幾十年間，許多企業(yè)對(duì)電子文件重要性的認(rèn)識(shí)還不夠全面，在日常管理時(shí)忽略了對(duì)電子文件的管理，或是直接套用管理紙質(zhì)檔案的模式管理電子文件，這使許多重要電子文件原件都散落在各部門人員的電腦中或者無序地封存于硬盤、磁盤中，使其利用效果大打折扣。部門人員在移交電子文件時(shí)也存在將電腦內(nèi)所有數(shù)據(jù)直接復(fù)制到磁盤中的情況，可能會(huì)導(dǎo)致大量冗余信息被保存，增加了保管成本，降低了信息質(zhì)量。

（二）電子文件存放分散，存在信息孤島

電子文件在企業(yè)管理中最大的優(yōu)勢(shì)是打破時(shí)空限制，最快速地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)。而目前由于各部門使用的信息系統(tǒng)各不相同，生成的電子文件難以集成，給信息的共享與交互帶來了不便，影響其情報(bào)價(jià)值。例如企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)都是分開的，這些系統(tǒng)上產(chǎn)生的表單、數(shù)據(jù)往往只有負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的人員了解，領(lǐng)導(dǎo)需要統(tǒng)籌信息進(jìn)行決策時(shí)常常需要有關(guān)人員分別調(diào)用信息，加大了時(shí)間成本。且如果出現(xiàn)系統(tǒng)更新、人才流動(dòng)等情況，就很容易造成信息丟失。

（三）電子文件歸檔意識(shí)不強(qiáng)

許多企業(yè)對(duì)電子文件歸檔的認(rèn)識(shí)僅是將紙質(zhì)文件掃描為電子檔然后保存，對(duì)于其他管理系統(tǒng)中的程序、數(shù)據(jù)并無歸檔意識(shí)。導(dǎo)致許多有保存價(jià)值的電子文件得不到保存，保存下來的電子文件僅作為紙質(zhì)文件的掃描件，其真正價(jià)值難以體現(xiàn)。更會(huì)出現(xiàn)先將電子文件打印成紙質(zhì)存檔，再將紙質(zhì)文件掃描為電子檔保存的情況，耗費(fèi)了大量的財(cái)力物力，卻并未實(shí)現(xiàn)電子文件的利用價(jià)值。

（四）電子文件的真實(shí)性、可用性難以保障

電子文件由于其與載體的可分離性導(dǎo)致其極易被修改被復(fù)制，若不制定規(guī)范的歸檔制度與防改寫方式，僅是單純轉(zhuǎn)移到某種存儲(chǔ)介質(zhì)，那么它的真實(shí)性便會(huì)受到威脅。且與紙質(zhì)文件相比，電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)壽命較短，相關(guān)存取設(shè)備更新?lián)Q代速度極快，若歸檔后不對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)以及信息內(nèi)容的可用性定期檢查，就容易導(dǎo)致文件無法讀取。

四、完善電子文件保管與利用的措施

（一）建立健全電子文件管理制度

健全的管理制度是實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件科學(xué)有效管理的前提。企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況以及管理需求，制定電子文件收集、整理、登記、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的細(xì)則，明確各部門人員職責(zé)，切實(shí)做好電子文件管理制度的貫徹落實(shí)。此外還應(yīng)指定專門機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行監(jiān)督，保障該制度的有效落實(shí)，提高電子文件的管理質(zhì)量。

（二）開發(fā)并應(yīng)用電子文件管理系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)樹立“前端控制”思想，自主開發(fā)或委托開發(fā)商開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)，將電子文件在形成之時(shí)甚至是形成之前到歸檔的整個(gè)過程中涉及的所有因素都統(tǒng)籌加以考慮，形成完善的電子文件管理系統(tǒng)，促進(jìn)電子文件管理的高質(zhì)量落實(shí)。通過電子文件管理系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T人員與檔案人員聯(lián)系起來，將散落在各部門的電子文件進(jìn)行集成整合，最大限度地實(shí)現(xiàn)電子文件資源的共享與利用。

（三）提高工作人員對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)

各部門業(yè)務(wù)工作人員應(yīng)提高對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)，深刻理解電子文件對(duì)于日常管理活動(dòng)以及檔案管理的重要意義。企業(yè)檔案管理人員可以開展相關(guān)培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員對(duì)電子文件的管理能力，讓業(yè)務(wù)人員在日常工作中能夠有意識(shí)地將電子文件的管理工作納入日常工作中，做到“誰辦理，誰收集”，定期將本部門電子文件去粗存精，有序整理，并將電子文件與元數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接并保存，維護(hù)電子文件的真實(shí)性，提高電子文件歸檔質(zhì)量。

（四）定期維護(hù)電子文件的存取設(shè)備

信息技術(shù)的不斷革新使得電子文件的存儲(chǔ)技術(shù)也在不斷更新?lián)Q代，每一代存儲(chǔ)技術(shù)的生命周期越來越短。這要求我們一方面要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新電子文件的存取設(shè)備，定期將舊的數(shù)據(jù)遷移到新的設(shè)備中；另一方面要增強(qiáng)對(duì)電子文件生成環(huán)境的歸檔，包括電子文件的流轉(zhuǎn)信息以及存取設(shè)備、操作的硬軟件系統(tǒng)等，防止載體與新的設(shè)備不兼容而導(dǎo)致大量電子文件無法識(shí)別的情況發(fā)生。

五、結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)的管理工作帶來了新的可能。作為企業(yè)工作人員與檔案管理人員，在享受信息技術(shù)帶給我們的便利的同時(shí)，我們也應(yīng)該提高對(duì)電子文件的管理意識(shí)，制定電子文件管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，妥善做好對(duì)電子文件的保管與利用，讓企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄能夠在信息化時(shí)代通過電子文件得以長期保存，發(fā)揮電子文件最大的價(jià)值。

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