人事檔案信息化管理與應(yīng)用

王麗榮

摘 要：隨著社會的快速發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)有著很大的進(jìn)步。計(jì)算機(jī)技術(shù)也在各個領(lǐng)域中有著重要的存在價值，其在人事檔案中也廣泛的采用著計(jì)算機(jī)技術(shù)，促使人事檔案向著信息化管理的方向發(fā)展，將人事檔案和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，可以有效的提高人事檔案管理的整體水平和效率，從而提升人事檔案的利用率。所以說在現(xiàn)階段中推行人事檔案信息化管理與應(yīng)用是時代發(fā)展的要求，也是跟上社會發(fā)展腳步的基礎(chǔ)，因此本文我們將圍繞人事檔案信息化管理與應(yīng)用為主題來展開研究和分析，通過詳細(xì)的了解人事檔案信息化管理的重要性、必要性以及當(dāng)前人事檔案信息化管理和應(yīng)用中存在的主要問題來進(jìn)一步完善人事檔案信息化的管理與應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理與應(yīng)用

一、針對于人事檔案信息化建設(shè)重要意義的研究和分析

（一）順應(yīng)社會發(fā)展的潮流

首先，我們先來詳細(xì)的了解一下人事檔案信息化建設(shè)的重要意義。將人事檔案和信息化相互結(jié)合能夠更好的促使其在當(dāng)今社會中有著良好和廣闊的發(fā)展空間，并且順應(yīng)社會發(fā)展的潮流，因?yàn)樵谏鐣畔⒒难芯勘尘跋拢鞣N信息資源的價值在社會中表現(xiàn)的越來越重要，那么通過加快人事檔案的信息化管理就能夠?yàn)槿耸聶n案管理的可持續(xù)性發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，重視人事檔案信息化建設(shè)不僅僅有利于促進(jìn)工作的順利進(jìn)行，還可以提升工作的質(zhì)量和效率[1]。

（二）有效實(shí)現(xiàn)資源的共享

其次，加強(qiáng)和重視人事檔案信息化建設(shè)還能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源的共享，當(dāng)實(shí)現(xiàn)資源共享以后也就保證相關(guān)人員能夠充分的利用信息資源。因?yàn)樵诋?dāng)今社會中，信息資源已經(jīng)成為促進(jìn)社會可持續(xù)發(fā)展必不可少的戰(zhàn)略資源和基礎(chǔ)，而通過人事檔案的信息化建設(shè)能夠有效的加強(qiáng)和實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，從而全面的對人事檔案中的各種資源進(jìn)行分享。另外，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享還對我國社會的可持續(xù)發(fā)展有著重要的促進(jìn)意義。

（三）進(jìn)一步促使查閱便利

最后，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)還能夠進(jìn)一步促使查閱的方式更加便利，也就是說實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理化的目的就是為了更好的實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化和智能化。換一句話說，通過合理的采用信息技術(shù)將原本的紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行有針對性的加工、搜集以及分析，然后再將具有利用價值和重要意義的人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化方式的儲存，從而在一定程度上促使相關(guān)工作人員查閱信息更加直接和便捷，并且還能夠?qū)①Y源信息的全部價值充分的表達(dá)出來[2]。

二、針對于當(dāng)前人事檔案信息化管理和應(yīng)用中存在問題的分析

（一）當(dāng)前人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施配備有待進(jìn)一步完善

不可否認(rèn)，當(dāng)前我國人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施配備依然存在著一些問題還有待完善，主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)以及掃描儀等相關(guān)設(shè)備上，這些基礎(chǔ)設(shè)施配備是人事檔案信息化管理和應(yīng)用的基礎(chǔ)和前提，只有確保計(jì)算機(jī)和掃描儀等設(shè)備可以正常工作才能夠真正意義上實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的價值。但是，針對于當(dāng)前我國一些人事檔案信息化管理的現(xiàn)象分析，依然存在著一些基礎(chǔ)設(shè)施配備老化和破舊的現(xiàn)象，例如掃描儀掃描不清晰等，都在一定程度上阻礙著人事檔案的信息化管理和應(yīng)用。

（二）人事檔案信息化的相關(guān)管理監(jiān)督力度有待提升

針對于當(dāng)前我國人事檔案信息化管理的工作現(xiàn)狀分析來看，很多企業(yè)對于人事檔案管理的認(rèn)識度有待進(jìn)一步提升，也正是因?yàn)橐恍┢髽I(yè)對人事檔案信息化管理的認(rèn)識不夠完善，也就導(dǎo)致沒有充分的發(fā)揮出人事檔案信息化管理的作用和價值，很多的工作也沒有按照相應(yīng)的規(guī)定和要求執(zhí)行，從而在一定程度上影響了人事檔案信息化管理的順利開展和進(jìn)行。除此之外，還有一些檔案管理工作人員并沒有充分的意識到自身的職責(zé)和義務(wù)，監(jiān)督力度也有待提升[3]。

（三）人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)有待進(jìn)一步完善

人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)是保證人事檔案信息化管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，只有重視人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)才能最大限度的發(fā)揮出信息化管理的價值和意義。那么，我們應(yīng)該詳細(xì)的了解一下信息數(shù)據(jù)庫的具體內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫建立的工作重點(diǎn)，主要包括檔案信息的查詢和分享、檔案的應(yīng)用和摧毀等，這些就是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重要組成成分。但是目前我國有一些企業(yè)并沒有充分的了解人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的具體內(nèi)容和建設(shè)價值，因此，在實(shí)際的運(yùn)用人事檔案信息化的時候就會出現(xiàn)一些不良問題。

（四）人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)性技能不足

相關(guān)企業(yè)檔案工作管理人員的專業(yè)性技能也是直接影響人事檔案信息化管理和應(yīng)用的主要標(biāo)準(zhǔn)，一般情況下，人事檔案的信息化管理及應(yīng)用工作都是在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)協(xié)同下來完成的。但是在我國一些企業(yè)的工作人員存在年齡偏大的現(xiàn)象，所以就在一定程度上不能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)來完成人事檔案管理，從而影響了人事檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。另外，檔案管理工作人員普遍存在綜合素質(zhì)能力偏低的現(xiàn)象，甚至有些時候?yàn)榱藗€人利益而泄露一些機(jī)密文件信息給非法人員[4]。

（五）相關(guān)人員對人事檔案信息化管理缺乏安全意識

因?yàn)槲覈F(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展起步是比較晚的，所以有一些企業(yè)對人事檔案信息化管理存在缺乏安全意識的現(xiàn)象，從而也就導(dǎo)致他們沒有充分的對人事檔案信息化管理的安全重視和了解，甚至是不明白人事檔案管理工作的意義所在。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識也沒有全面的完善和建立，因此避免不了有一些電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客進(jìn)入到人事檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部對人事檔案信息進(jìn)行非法的破壞和盜取，大幅度增加了人事檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。

三、針對于促進(jìn)人事檔案信息化管理與應(yīng)用措施的分析

（一）引進(jìn)和完善人事檔案信息化管理的技術(shù)設(shè)備

要想有效的解決當(dāng)前人事檔案信息管理和應(yīng)用面臨的問題，首先就要引進(jìn)和完善人事檔案信息化管理的技術(shù)設(shè)備，這也是保障工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。與此同時，也是有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息傳輸和共享的主要方式之一，所以說相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大投入和購進(jìn)人事檔案先進(jìn)設(shè)備的資金支持，有效的實(shí)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的更新以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善，進(jìn)一步提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量[5]。

（二）進(jìn)一步促使人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化發(fā)展

第二，進(jìn)一步促使人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化發(fā)展。當(dāng)前，各個企業(yè)中存在著紙質(zhì)檔案材料以及電子檔案材料兩種形式，那么檔案管理部門就需要對紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料進(jìn)行合理的收集和管理，并且還需要將工作重點(diǎn)放在人事檔案信息儲存和二次開發(fā)上。因此相關(guān)管理人員可以建立一個全國范圍的人事資料資源數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享的目的[6]。

（三）管理人員要加強(qiáng)和確保人事檔案信息的安全

第三，相關(guān)管理人員一定要加強(qiáng)和確保人事檔案信息的安全性。因?yàn)槿耸聶n案信息化管理和應(yīng)用不僅僅是要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，而且還需要注重檔案信息的安全問題，從而有效的避免檔案信息泄露以及避免非法人員采取不正當(dāng)?shù)姆绞将@取信息。那么相關(guān)管理人員就一定要采取相應(yīng)的措施來進(jìn)行維護(hù)和支持人事檔案信息化管理，首先要保證人事檔案信息的真實(shí)性，其次還要有效的提升相關(guān)管理工作人員的管理能力、綜合素養(yǎng)以及專業(yè)性技能，最后還需要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和權(quán)限的限定，全面確保人事檔案信息的安全性。

（四）采取有效的措施來提升工作人員的服務(wù)水平

最后，采取有效的措施來提升檔案管理工作人員的服務(wù)水平。其實(shí)人事檔案信息化管理和應(yīng)用的主要目的就是為了更好的滿足人們對信息的需求和便利，更好地為人民服務(wù)。那么這就需要提升工作人員的服務(wù)水平，相關(guān)管理人員可以通過加強(qiáng)工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力來更好地對文本、視頻以及圖像等文件，進(jìn)行分類、提取以及處理來實(shí)現(xiàn)數(shù)字的儲存，相關(guān)管理人員還可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸和信息資源的合法通信，幫助人民更好的獲取信息資源，最終從真正意義上提升人事檔案管理和應(yīng)用工作的整體水平[7]。

四、總結(jié)

通過上述問題的分析，我們可以詳細(xì)的了解到在當(dāng)今社會中將人事檔案與信息化技術(shù)相互結(jié)合是順應(yīng)時代發(fā)展潮流的必要條件和基礎(chǔ)，如今計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛的存在于人民的生活當(dāng)中并且有著廣泛的使用空間，它給我們的生活帶來了很大的便利。但是在人事檔案信息化管理和應(yīng)用領(lǐng)域當(dāng)中還依然存在著一些不良的問題有待解決，因此人事檔案相關(guān)管理人員一定要采取有效的措施來引進(jìn)和完善人事檔案信息化管理的技術(shù)設(shè)備，進(jìn)一步促使人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化發(fā)展，加強(qiáng)人事檔案信息的安全，提升工作人員的服務(wù)水平和專業(yè)性技能來促使人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的有效提升。

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[5]人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].扈妍珺.工會論壇（山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)）.2011（02）.

[6]人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策[J].周軍.襄樊職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2011（02）.

[7]實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法[J].王立新.黑龍江科技信息.2011（06）.