高校檔案管理現(xiàn)狀及改革措施

盧志明

[摘要]本文闡述了高校檔案管理的作用，從檔案管理現(xiàn)狀中分析問題，并有針對性提出加強檔案管理的對策建議。

[關(guān)鍵詞]高校檔案管理 現(xiàn)狀 改革措施

隨著社會的不斷發(fā)展，人們對教育的重要性認知不斷提高，高等教育日益興旺、紅火起來。在新課改要求下，高校不僅要改革教育教學(xué)，還必須要加強檔案管理，做到處處留痕跡，事事有檔案。在這種形勢下，加強高校檔案管理是大勢所趨。

一、高校檔案管理的作用

在高校管理中，檔案管理屬于綜合管理的重要組成部分。其作用主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

（1）對教育教學(xué)具有借鑒與參考作用。高校檔案記錄著學(xué)校發(fā)展、形成及變化全過程，貫穿了教育教學(xué)及組織管理各個方面，屬于學(xué)校的重要信息資源。

（2）是管理教育教學(xué)的依據(jù)與載體。高校檔案是在高校開展教育教學(xué)過程中逐漸形成的，屬于第一手材料。高校發(fā)展的材料、教學(xué)先進經(jīng)驗、優(yōu)秀學(xué)生的先進事跡報告等等，均是高校教育教學(xué)管理的依據(jù)與經(jīng)驗。高校檔案記錄著學(xué)校的全部活動，是教育教學(xué)的縮影。

（3）是高校文化的重要組成。高校檔案屬于教育教學(xué)的重要組成部分，對檔案信息的依賴性逐漸增強，對維護高校合法利益、探索教育教學(xué)新方法及改進管理方式具有積極作用。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀及改革措施

高校檔案管理的現(xiàn)狀分析。從高校檔案管理現(xiàn)狀來看，在管理過程中還存在一些問題，主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

（1）管理意識薄弱；如今許多高校領(lǐng)導(dǎo)還沒有正確認識檔案管理的重要性，意識不強，認為高校工作重點在于科研、教學(xué)。因認識上存在誤區(qū)，認為檔案管理就是整理及裝訂文檔，沒必要投入人力、物力、財力。許多高校檔案管理部門設(shè)施相對滯后，辦公、庫房及閱覽都沒分開，檔案保護及現(xiàn)代化設(shè)備配置不齊全，對正常開展管理工作造成影響。甚至還有一些高校檔案管理依然采用手工方式，勞動量大、速度慢、耗時多。管理人員常常忙于大量的簡單重復(fù)性勞動，無暇顧及科研，更不要說現(xiàn)代化管理。

（2）檔案收集不全，整理不規(guī)范；從高校檔案資料現(xiàn)在來看，很多學(xué)校檔案的收集不齊全，整理不規(guī)范，比如有一些學(xué)校檔案只有請示、無批復(fù)，有一些只有批復(fù)而無請示，無法反映事情的前因后果。還有一些高校重視文檔檔案，不重視聲像、科技及實物檔案。導(dǎo)致檔案管理雜亂、無體系、不完整，甚至還有臨時拼湊的材料。

（3）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高；因許多高校不重視檔案管理，為吸納人才，就將檔案管理視為解決人才家屬的就業(yè)問題。甚至一些高校檔案管理成為“家屬收容所”“老弱殘收容所”，無法保證管理人員的基本素質(zhì)，影響管理水平。

（4）檔案的利用率不高；在高校檔案館中，檔案的數(shù)量比較龐大，但是利用率不高。原因是檔案意識不強，很多人認為檔案就是資料而已，根本沒用作用，甚至還有一些不知道檔案機構(gòu)；管理水平比較落后，檔案的利用率不高；甚至有一些高校的檔案館藏比較單一，無法滿足檔案所需。在各種因素影響下，高校檔案利用率不高。

（二）高校檔案管理的改革措施。從管理現(xiàn)狀來看，還存在各種不足之處，還需要結(jié)合新課改所需進行改革。筆者結(jié)合自身工作體會，提出如下改革措施和建議：

（1）強化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識。高校領(lǐng)導(dǎo)必須要認識到檔案管理的重要性，在全校掀起檔案管理的認識，引導(dǎo)所有教職工參與進來，讓所有人員意識到檔案資源是提供準(zhǔn)確、真實信息的依據(jù)。尤其在高校建設(shè)中，面對如今許多高校結(jié)構(gòu)、規(guī)模及內(nèi)部管理體制等種種變革要求，只有做好檔案工作，才能夠突出檔案信息的輔助作用，所以需要具備主動服務(wù)精神。

（2）加強檔案隊伍建設(shè)。要加強檔案管理水平，必須要高度重視檔案人才隊伍建設(shè)。大力提高檔案管理人員政治意識、責(zé)任意識及大局意識；為現(xiàn)有檔案人員提供培育與繼續(xù)教育的機會，提高其業(yè)務(wù)水平與工作能力；還要健全檔案管理人才的引入制度，通過特殊優(yōu)惠措施和制度，引入業(yè)務(wù)能力強、政治素質(zhì)高及學(xué)歷層次高、高技能的專業(yè)人才；定期開展工作核查評比，通過激勵機制調(diào)動工作人員的積極性。

（3）提高檔案的利用效率。在新形勢下，主動服務(wù)意識必須要體現(xiàn)在服務(wù)質(zhì)量水平上。需要檔案管理部門立足自身條件，以創(chuàng)新開拓精神探索、挖掘檔案的利用價值。檔案管理部門應(yīng)該依據(jù)學(xué)校各部門工作所需，確定出內(nèi)容選題，通過獨立編研或者校內(nèi)學(xué)術(shù)理論聯(lián)合手段，對大量原始檔案進行素材篩選、編排內(nèi)容、考訂真?zhèn)蔚纫幌盗泄ぷ鞒绦?，最后還應(yīng)該將有利用價值及珍藏價值的優(yōu)秀檔案推出來，編研成冊。

（4）加強檔案的收集及整理管理。檔案部門針對各種文件要制定出格式模板，嚴格要求各個職能部門按照模板制定文件，而不能夠私自亂制模板。比如有請示、必須有批復(fù)；而且在收集檔案時，不僅要重視文書檔案，還必須要高度重視科技檔案、實物檔案及聲像檔案；在歸檔過程中，應(yīng)該分類進行歸檔。時間編排和組卷裝訂，都必須要嚴格按照檔案部門制定的要求實施，不符合要求的檔案不得存檔。檔案工作是高校質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。因此高校必須要分析檔案管理中存在的問題，有針對性地采取改革措施，才能夠更好發(fā)揮檔案管理的作用，為高校科研、教學(xué)及管理服務(wù)。