集中采購(gòu)模式下企業(yè)內(nèi)部控制與監(jiān)管分析

張昭偉?李光

摘 要 集中采購(gòu)對(duì)于企業(yè)的優(yōu)點(diǎn)是方便管理、減少成本，但缺點(diǎn)就是易形成官僚風(fēng)氣，集中采購(gòu)容易變成壟斷采購(gòu)，且風(fēng)險(xiǎn)較大。所以，在集中采購(gòu)模式下，需加強(qiáng)企業(yè)組織規(guī)劃、預(yù)算控制、審批程序等方面的內(nèi)部控制，并嚴(yán)格監(jiān)管采購(gòu)機(jī)構(gòu)、管理部門(mén)、供應(yīng)商等多方關(guān)系。本文主要從這些方面對(duì)集中采購(gòu)模式下企業(yè)內(nèi)部控制和監(jiān)管進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞 集中采購(gòu) 內(nèi)部控制 監(jiān)管

一、內(nèi)部控制機(jī)制構(gòu)建

企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制涉及的內(nèi)容頗多，包括人力資源、財(cái)務(wù)、車(chē)間生產(chǎn)等。而對(duì)于集中采購(gòu)模式而言，組織規(guī)劃、預(yù)算、審批程序和合同簽訂、驗(yàn)收與付款等環(huán)節(jié)至關(guān)重要。

（一）組織規(guī)劃控制

組織規(guī)劃控制主要做好以下兩方面的工作：一是制定年度購(gòu)置需求，二是執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要開(kāi)展工作，運(yùn)用適當(dāng)方式，制定采購(gòu)計(jì)劃，并根據(jù)項(xiàng)目各項(xiàng)資金的實(shí)際到位情況，由集中采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃。

（二）預(yù)算控制

進(jìn)行預(yù)算控制首先要制定采購(gòu)預(yù)算。設(shè)備管理部門(mén)確認(rèn)了采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)劃的使用資金在預(yù)算范圍之內(nèi)后，資產(chǎn)監(jiān)管部門(mén)制定出采購(gòu)預(yù)算方案，然后交由采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中的采購(gòu)價(jià)格理應(yīng)不超過(guò)預(yù)算價(jià)格，要貫徹落實(shí)過(guò)程控制與事前控制統(tǒng)一，預(yù)算管理和執(zhí)行過(guò)程相協(xié)調(diào)的原則。

（三）審批程序和合同簽訂控制

審批程序包括采購(gòu)工作的計(jì)劃、預(yù)算、采購(gòu)、付款階段等步驟。之所以審批是為了控制采購(gòu)工作在履行階段的合同風(fēng)險(xiǎn)。在這個(gè)過(guò)程中，決策層要審批各部門(mén)匯總的采購(gòu)需求計(jì)劃，然后由分管采購(gòu)工作的領(lǐng)導(dǎo)審批監(jiān)管部門(mén)制定的采購(gòu)預(yù)算，而在采購(gòu)的執(zhí)行過(guò)程中，還要由采購(gòu)部門(mén)、商品的最終用戶(hù)以及領(lǐng)導(dǎo)主管簽訂相應(yīng)的合同。合同簽訂的控制主要包括兩個(gè)方面，合同的額度控制以及法律程序的控制。

（四）驗(yàn)收與付款控制

采購(gòu)部門(mén)、用戶(hù)、倉(cāng)庫(kù)要共同對(duì)已經(jīng)到貨并且服務(wù)完成的商品進(jìn)行驗(yàn)收，并對(duì)該過(guò)程進(jìn)行控制，詳細(xì)記錄商品的名稱(chēng)、型號(hào)、價(jià)格、供貨商、使用單位等內(nèi)容。如果是設(shè)備的集中采購(gòu)，詳細(xì)記錄可以為后期設(shè)備的維修、升級(jí)、處置、盤(pán)點(diǎn)提供基礎(chǔ)備份資料；如果是基礎(chǔ)資料的購(gòu)置，詳細(xì)記錄也可以強(qiáng)化分工，方便管理。付款控制的目的是確保合法程序的采購(gòu)項(xiàng)目能及時(shí)獲取付款金額，保證資金的正確流動(dòng)支配，且能體現(xiàn)出企業(yè)的信譽(yù)度。

（五）財(cái)產(chǎn)保全控制

企業(yè)對(duì)財(cái)產(chǎn)的保全控制就是始終控制企業(yè)集中采購(gòu)的整個(gè)過(guò)程。財(cái)產(chǎn)保全有以下幾方面內(nèi)容：限制直接接觸，即避免不必要的人員對(duì)采購(gòu)資金、采購(gòu)商品的接觸；規(guī)定時(shí)期內(nèi)對(duì)物資進(jìn)行盤(pán)查清點(diǎn)，若盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題須立刻調(diào)查清楚，分析原因，明確分工，對(duì)采購(gòu)物資的安全加以保障；財(cái)產(chǎn)記錄監(jiān)控，建立檔案庫(kù)記錄采購(gòu)物資的財(cái)務(wù)交易過(guò)程。

二、內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制的構(gòu)建

企業(yè)集中采購(gòu)可以由企業(yè)下屬成立獨(dú)立的機(jī)構(gòu)實(shí)施，也可以指定相關(guān)職能部門(mén)完成。就企業(yè)內(nèi)部而言，依靠同級(jí)監(jiān)控效率并不高，所以應(yīng)該設(shè)立一個(gè)區(qū)別于采購(gòu)管理部門(mén)的監(jiān)督部門(mén)。監(jiān)督部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)執(zhí)行機(jī)構(gòu)、管理部門(mén)、供應(yīng)商實(shí)行監(jiān)管，并在此基礎(chǔ)上建立企業(yè)內(nèi)外相協(xié)調(diào)的監(jiān)管機(jī)制。

（一）對(duì)采購(gòu)管理部門(mén)的監(jiān)管

企業(yè)對(duì)采購(gòu)管理部門(mén)的監(jiān)督主要集中在以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)規(guī)則和政策的合法性監(jiān)督，監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程中的一切程序是否合法；第二，監(jiān)督采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)進(jìn)度；第三，監(jiān)督計(jì)劃的制訂與執(zhí)行過(guò)程，監(jiān)督采購(gòu)規(guī)劃是否符合企業(yè)現(xiàn)階段實(shí)際需求和規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；第四，監(jiān)督資金撥付與財(cái)務(wù)管理，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付金額和支付進(jìn)度是否符合項(xiàng)目簽訂的合同規(guī)定，支付手續(xù)是否按照規(guī)定進(jìn)行等等；第五，對(duì)集中采購(gòu)相關(guān)信息的收集情況和一些事項(xiàng)的處理情況加以監(jiān)督。

（二）對(duì)采購(gòu)機(jī)構(gòu)（或相關(guān)職能部門(mén)）的監(jiān)督

對(duì)采購(gòu)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，主要是對(duì)采購(gòu)方式、采購(gòu)程序、采購(gòu)人員行為進(jìn)行監(jiān)督。要監(jiān)督其是否嚴(yán)格按照規(guī)定的采購(gòu)方式和采購(gòu)程序完成采購(gòu)，是否按照相同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了驗(yàn)收。此外，要對(duì)集中采購(gòu)過(guò)程中采購(gòu)人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，除對(duì)采購(gòu)人員基本素質(zhì)的監(jiān)督外，還要對(duì)其在采購(gòu)活動(dòng)中的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)人員嚴(yán)格執(zhí)行操作程序，減少由于人員行為失誤造成的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督

對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督主要涉及對(duì)投標(biāo)商、對(duì)詢(xún)價(jià)采購(gòu)中的供應(yīng)商以及對(duì)其他采購(gòu)方式中的供應(yīng)商的監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面：第一，供應(yīng)商在參與投標(biāo)時(shí)提供的相關(guān)信息是否合法、真實(shí)、有效；第二，參與投標(biāo)的供應(yīng)商有沒(méi)有相互勾結(jié)，哄抬投標(biāo)價(jià)格，甚至相互合謀壟斷市場(chǎng)價(jià)格；第三，供應(yīng)商是否按照要求提供質(zhì)量過(guò)關(guān)的商品，是否履行服務(wù)承諾。

（四）企業(yè)內(nèi)外的協(xié)調(diào)監(jiān)督機(jī)制

加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)外協(xié)調(diào)監(jiān)督的目的是規(guī)避道德風(fēng)險(xiǎn)。就企業(yè)內(nèi)部而言，必須強(qiáng)化責(zé)任分工，對(duì)相關(guān)職務(wù)進(jìn)行合理安排分配，規(guī)范采購(gòu)人員的行為，減少他們不必要的行為失誤。企業(yè)相關(guān)部門(mén)與審計(jì)部門(mén)要采取年度集中采購(gòu)審計(jì)方式，避免由相同的人負(fù)責(zé)監(jiān)督和審查而出現(xiàn)的監(jiān)督不力現(xiàn)象。在加強(qiáng)內(nèi)外協(xié)調(diào)監(jiān)督的條件下，保證企業(yè)集中采購(gòu)的商品性?xún)r(jià)比高，使得企業(yè)集中采購(gòu)全過(guò)程控制落到實(shí)處。

三、結(jié)語(yǔ)

在集中采購(gòu)模式下，加強(qiáng)內(nèi)部控制和監(jiān)管有利于避免采購(gòu)過(guò)程中由于計(jì)劃審批、采購(gòu)方案的執(zhí)行、采購(gòu)人員的失誤等造成的效率減損和各種風(fēng)險(xiǎn)，從而保證采購(gòu)質(zhì)量，減少了采購(gòu)預(yù)算及成本，最終達(dá)到規(guī)避集中采購(gòu)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，批量形成規(guī)模效益的效果。

（作者單位為新興鑄管股份有限公司）

參考文獻(xiàn)

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