大宗物資集中采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理措施探討

周益華

[摘要]我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入了新常態(tài)，企業(yè)為了得到快速的發(fā)展，通常會(huì)通過擴(kuò)大市場(chǎng)份額或者增加用戶群體的形式，來提高企業(yè)的利潤(rùn)。物資的集中采購(gòu)相較于傳統(tǒng)的分散采購(gòu)形式，具有采購(gòu)數(shù)量大和采購(gòu)金額多的特點(diǎn)，能夠在一定程度上減少企業(yè)采購(gòu)的次數(shù)，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，對(duì)規(guī)范采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和提高采購(gòu)的規(guī)范性具有重要的作用，在當(dāng)前的大多數(shù)企業(yè)中被廣泛運(yùn)用。但是，集中采購(gòu)形式在運(yùn)用的過程中，也存在一定的問題，造成采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的增加，給企業(yè)的發(fā)展帶來較多的問題。

[關(guān)鍵詞]大宗物資；集中采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619039

采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品的開發(fā)、質(zhì)量的保證具有重要的作用。采購(gòu)作為企業(yè)成本支出的重要形式，關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展和企業(yè)的利潤(rùn)收入，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)工作的管理是當(dāng)前我國(guó)企業(yè)管理的重要內(nèi)容。但我國(guó)當(dāng)前的采購(gòu)水平與發(fā)達(dá)國(guó)家還存在較大的差距，對(duì)我國(guó)企業(yè)的發(fā)展造成了較大的影響，為了促進(jìn)我國(guó)企業(yè)采購(gòu)的創(chuàng)新和發(fā)展，應(yīng)該對(duì)當(dāng)前的企業(yè)采購(gòu)形式進(jìn)行創(chuàng)新和改善，借鑒優(yōu)秀的采購(gòu)管理，提高我國(guó)采購(gòu)供應(yīng)鏈的管理效率。

1大宗物資集中采購(gòu)的現(xiàn)狀及問題

1大宗物資集中采購(gòu)的現(xiàn)狀

自2004年開始實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略以來，各大公司在進(jìn)行物資管理的過程中，運(yùn)用了集中采購(gòu)的形式，取得了良好的成績(jī)，并且其效益性和規(guī)范性都得到了一定的加強(qiáng)。當(dāng)前，公司的集中采購(gòu)管理工作主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)工作的規(guī)范性和完善性的管理，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)員工的培訓(xùn)。在對(duì)企業(yè)管理工作進(jìn)行規(guī)范的過程中，公司主要是對(duì)工程物資進(jìn)行集中采購(gòu)，并且提出了物資采購(gòu)管理規(guī)范、招投標(biāo)管理方法和合同管理辦法等，通過制定一系列的管理措施，實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)工作的指導(dǎo)，確保采購(gòu)工作的順利完成。[1]

2大宗物資集中采購(gòu)存在的問題

各大公司在運(yùn)用集中采購(gòu)管理工作中取得了巨大的進(jìn)步，但隨著企業(yè)的快速發(fā)展，公司的采購(gòu)金額、采購(gòu)量和采購(gòu)次數(shù)呈現(xiàn)逐年增加的情況，集中采購(gòu)管理問題凸顯，這些采購(gòu)管理問題的出現(xiàn)，對(duì)公司的采購(gòu)管理效率和采購(gòu)管理成本等都造成了較大的影響，主要表現(xiàn)為以下問題。

第一，采購(gòu)集中度不高是當(dāng)前企業(yè)采購(gòu)存在的主要問題，主要是由于簽約集中度與企業(yè)制定的目標(biāo)存在著一定的差距。第二，集中采購(gòu)物資的需求和使用準(zhǔn)確性相對(duì)較低，公司在利用集中采購(gòu)時(shí)，與實(shí)際的預(yù)期出現(xiàn)一定的差異，呈現(xiàn)出計(jì)劃使用量與實(shí)際使用量不一致的情況，不能實(shí)現(xiàn)與采購(gòu)計(jì)劃的有效協(xié)同。第三，人員隊(duì)伍不健全，人員過少，不能滿足企業(yè)采購(gòu)的需求。第四，采購(gòu)審批的流程過長(zhǎng)，審批的環(huán)節(jié)較多，造成審計(jì)的時(shí)間較長(zhǎng)，導(dǎo)致采購(gòu)的效率下降，采購(gòu)工作無法取得良好的效果。[2]

2大宗物資集中采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理措施

1完善風(fēng)險(xiǎn)管理制度，提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)水平

首先，需要對(duì)當(dāng)前的物資集中采購(gòu)制度進(jìn)行完善，企業(yè)當(dāng)前的采購(gòu)制度已經(jīng)不能滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展要求，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求，對(duì)企業(yè)的效益成本進(jìn)行有效的分析，結(jié)合公司的具體采購(gòu)情況，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的集中采購(gòu)，完善企業(yè)的集中采購(gòu)目錄建設(shè)工作。同時(shí)還要將企業(yè)以前以數(shù)量分配為主的管理形式進(jìn)行改變，改成以工程標(biāo)段和金額為主的方式，能夠提高管理的效率，促進(jìn)管理水平的提高。其次，需要加大對(duì)獎(jiǎng)懲機(jī)制的實(shí)施力度，改進(jìn)集中采購(gòu)管理的行為，在企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)考核目標(biāo)，提高對(duì)廢棄物資的使用效率。對(duì)于物資浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)該做好處理工作，加大懲罰的力度。最后，應(yīng)該從制度上明確采購(gòu)的內(nèi)容，需要在根源上改變公司的不規(guī)范情況，對(duì)該種現(xiàn)象加以重視，更好的分清責(zé)任。[3]

2提高標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，降低集中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理

首先，需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的集中化管理，以便能夠結(jié)合企業(yè)的具體情況，按照相關(guān)的采購(gòu)需求，制定好采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)制度，以便能夠按照制度的相關(guān)要求，結(jié)合模板進(jìn)行需求的填寫。其次，應(yīng)該對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)非管理的相關(guān)流程，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理水平，一旦出現(xiàn)制度不完善的情況，應(yīng)該按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)加以解決，促進(jìn)企業(yè)制度的不斷完善。再次，要加強(qiáng)對(duì)物料編碼的標(biāo)準(zhǔn)化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)物資的集中采購(gòu)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)物資的有效管理，除了應(yīng)該對(duì)企業(yè)的名稱和各項(xiàng)編碼進(jìn)行規(guī)定的過程中，為了加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)物資的管理工作，還需要對(duì)其規(guī)格和功能等做出明確的規(guī)定，以便更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)物料編碼的完善。最后，還需要對(duì)企業(yè)各項(xiàng)采購(gòu)工作的行為加強(qiáng)控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)工作的減少或者杜絕，降低集中采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。[4]

3加強(qiáng)信息化管理，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力

首先，需要對(duì)當(dāng)前的信息化系統(tǒng)功能進(jìn)行不斷的完善，促進(jìn)庫存管理模塊和采購(gòu)管理模塊的不斷完善，在加大采購(gòu)部門管理的過程中，應(yīng)該強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的物資使用情況進(jìn)行分析，并對(duì)企業(yè)各項(xiàng)庫存信息的收入庫情況進(jìn)行仔細(xì)的記錄工作，嚴(yán)格控制信息的輸入和輸出，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理形式。其次，還需要對(duì)庫存物資進(jìn)行

定期的清點(diǎn)工作，明確企業(yè)當(dāng)前的物資情況，并將其記錄好的物資錄入信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)物資的不斷完善，以便更好地提高企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫存系統(tǒng)的合理使用。最后，企業(yè)管理部門在進(jìn)行采購(gòu)需求提交時(shí)，為了促進(jìn)管理水平的提高，應(yīng)該通過減少電子清單使用情況的形式，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)形式，進(jìn)行采購(gòu)信息的完善，以便更好地提高企業(yè)的信息管理水平，促進(jìn)信息系統(tǒng)的合理使用。

4加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)人員管理，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的主觀因素

首先，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各部門的風(fēng)險(xiǎn)管理人員進(jìn)行不斷的調(diào)整和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)各管理部門人員的不斷調(diào)整，應(yīng)該將該部門的人員調(diào)到業(yè)務(wù)量較多和人員較少的部門，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門的合理管理。其次，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各部門人員的事務(wù)管理，將一些復(fù)雜的事項(xiàng)交給技術(shù)高的員工，將一些簡(jiǎn)單的事項(xiàng)交給專業(yè)能力較弱的員工，以便更好地提高管理部門人員的工作效率。

5提高綜合管理水平，降低集中風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率

首先，需要了解大宗物資的集中管理水平，以便實(shí)現(xiàn)一體化的配送服務(wù)，通過將物流直接入庫和減少采購(gòu)時(shí)間的形式，提升物流管理水平，提高企業(yè)的物流與采購(gòu)效率。其次，需要對(duì)企業(yè)的物資自檢水平進(jìn)行深入的分析，加強(qiáng)對(duì)物資的管理能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檢測(cè)工作的管控能力，確保物資管理水平。最后，采購(gòu)部門要做好精細(xì)化管理工作，對(duì)采購(gòu)的數(shù)量和采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該按照相關(guān)的要求進(jìn)行管理，以便有效降低企業(yè)的采購(gòu)成本和采購(gòu)質(zhì)量。[5]

3結(jié)論

在企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)的過程中，要對(duì)企業(yè)的采購(gòu)效率和采購(gòu)成本等進(jìn)行有效的分析，以便加強(qiáng)企業(yè)的大宗物資集中化采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的管理。本文主要是針對(duì)企業(yè)集中采購(gòu)工作中存在的問題進(jìn)行分析，結(jié)合公司的實(shí)際采購(gòu)情況，提出加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的合理化建議。

參考文獻(xiàn)：

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[3]賴小禹ZYJT公司物資集中采購(gòu)管理研究[D].北京：北京交通大學(xué)，2014

[4]王甲慶中央企業(yè)物資集中采購(gòu)財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制構(gòu)建研究[D].北京：北京交通大學(xué)，2013

[5]李晉剛探討加強(qiáng)電力企業(yè)物資集中采購(gòu)管理的措施[J].低碳世界，2014（15）：60-61