高校教務(wù)工作信息化的思考：架構(gòu)與流程

石雯

摘 要： 教學(xué)和科研是新時(shí)期高校的兩個(gè)重要職能。高校教務(wù)人員作為服務(wù)者和信息傳遞者，需要把大量煩瑣的信息及時(shí)有效地“上通下達(dá)”，有效傳遞給高校教師，確保高校教師教學(xué)和科研工作有序運(yùn)行。確保教務(wù)管理信息高效準(zhǔn)確傳遞極為重要。本文對新時(shí)期高校教務(wù)工作的信息化、規(guī)范化、高效化進(jìn)行了思考，并結(jié)合實(shí)際工作中遇到的問題對未來信息化教務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)及工作流程提出了建議和展望。規(guī)范而高效的信息化教務(wù)工作可為進(jìn)一步提高高校教學(xué)質(zhì)量提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也有助于提高教學(xué)工作效率，進(jìn)而對高校教師科研發(fā)展提供有效助力。

關(guān)鍵詞： 高校教務(wù) 管理信息化 信息傳遞 信息定向

一、引言

隨著我國高等教育的發(fā)展，眾多高等院校提出向科研型院校轉(zhuǎn)型的發(fā)展戰(zhàn)略；與此同時(shí)，教育仍然是高等學(xué)校的根本職能和首要任務(wù)。高校教師在處理教學(xué)與科研任務(wù)時(shí)，急需高效、順暢而條理的信息傳遞通道，以免遺漏重要信息、顧此失彼。

教務(wù)工作在高校實(shí)現(xiàn)教學(xué)職能過程中起到信息“上通下達(dá)”的作用，高效準(zhǔn)確的教務(wù)信息傳遞極為重要。在服務(wù)高校教師方面，“上通”可理解為教師的訴求可順利傳遞到學(xué)校教務(wù)管理部門，也可體現(xiàn)在教師接收到教務(wù)相關(guān)資訊時(shí)，可以方便地追溯信息源；“下達(dá)”即要求教務(wù)信息有規(guī)范的定向通道，把信息及時(shí)地傳遞給目的用戶——特定教師。規(guī)范的信息化教務(wù)管理可增強(qiáng)信息傳遞的有效性，便于教師有條不紊地安排教學(xué)工作，進(jìn)而為其潛心科研發(fā)展提供有效助力。

當(dāng)前高校的教務(wù)信息處理中仍存在方面有待提高。例如：（1）信息傳遞欠缺規(guī)范：目前一些教務(wù)相關(guān)信息的發(fā)布通過社交軟件群（如QQ群、微信群）等形式，一方面極易使有用信息淹沒在眾多干擾信息之下，另一方面不便于信息的留存及回溯；（2）信息定向性較差：例如，某信息的目標(biāo)用戶可能僅為部分教師，通過群發(fā)廣播的形式，一方面會造成對其他非目標(biāo)教師的干擾，另一方面會降低對信息重要性的主觀感受；（3）信息傳遞實(shí)時(shí)性缺乏保證：通過社交軟件群的方式傳遞信息無法保證信息被目標(biāo)教師即時(shí)接收。上述因素對于信息高效順暢的上通和下達(dá)均造成較大影響。

針對上述問題，本文對于高校教務(wù)信息化中的規(guī)范架構(gòu)和相應(yīng)處理流程進(jìn)行了探討。首先，提出一種改進(jìn)的教務(wù)信息管理架構(gòu)，并與現(xiàn)有的教務(wù)管理架構(gòu)進(jìn)行對比。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對于信息的上通和下達(dá)兩個(gè)方面的規(guī)范化處理流程進(jìn)行了討論。所提出的教務(wù)信息管理架構(gòu)和處理流程有望提高信息傳遞效率，推動高效教學(xué)和科研工作的高效進(jìn)行。

本文剩余章節(jié)安排如下：第二節(jié)描述了改進(jìn)的教務(wù)信息管理架構(gòu)，并與現(xiàn)有架構(gòu)進(jìn)行比較。第三節(jié)和第四節(jié)分別就信息的上通和下達(dá)兩個(gè)方面，就信息的規(guī)范化處理流程進(jìn)行討論。第五節(jié)對全文進(jìn)行了總結(jié)。

二、教務(wù)信息管理架構(gòu)

如圖1所示，當(dāng)前許多高校中的教務(wù)信息管理架構(gòu)呈現(xiàn)出線狀框架結(jié)構(gòu)，即校級教務(wù)職能部門—院系級教務(wù)職能部門—教師群體的聯(lián)結(jié)形式。圖中“下達(dá)”鏈路的傳達(dá)（標(biāo)號①）多依靠社交軟件群通知等形式。圖中“上通”鏈路的傳達(dá)（標(biāo)號②）一般需要人與人當(dāng)面溝通。注意圖1所示中，教師與校級教務(wù)職能部門之間存在信息溝通鏈路（標(biāo)號③）。其中，由校級教務(wù)機(jī)構(gòu)至教師的下行信息傳遞一般通過教師在學(xué)校教務(wù)信息公告網(wǎng)站主動尋找，教務(wù)秘書通過社交媒體、電子郵件等方式群發(fā)而獲??；由教師到學(xué)校教務(wù)機(jī)關(guān)的上行信息傳遞可通過院系反饋等形式進(jìn)行。雖然圖示中信息鏈路③客觀存在，但在實(shí)際教學(xué)工作開展過程中應(yīng)用較少。教務(wù)相關(guān)信息的傳遞主要通過①、②所示的線性鏈路進(jìn)行。

圖1所示的線性鏈路存在固有的問題：（1）在結(jié)構(gòu)方面，線性結(jié)構(gòu)并不穩(wěn)定。其中上下行鏈路中任何一環(huán)出現(xiàn)差錯(cuò)均會影響信息的實(shí)時(shí)溝通；（2）在溝通媒介方面，鏈路①所依賴的社交軟件群發(fā)缺乏規(guī)范性，且不利于信息的即時(shí)傳遞及回溯。此外，鏈路③缺乏正式規(guī)范的媒介，使得教師與學(xué)校教務(wù)機(jī)構(gòu)的直接溝通缺乏有效渠道。

針對以上問題，我們提出一種改進(jìn)的教務(wù)信息管理架構(gòu)，如圖2所示。該改進(jìn)的教務(wù)信息管理架構(gòu)針對現(xiàn)存系統(tǒng)中的問題，主要解決方案體現(xiàn)在以下方面：（1）在①與②處以郵件系統(tǒng)替代之前采用的社交軟件群通知系統(tǒng)，以增強(qiáng)信息傳遞規(guī)范性，且便于回溯；（2）在④處增加與②處郵件系統(tǒng)聯(lián)動的短信提醒系統(tǒng)，保證信息的實(shí)時(shí)接收；（3）在②與④處增加信息分類處理，保證信息定向傳遞至特定的目標(biāo)教師群體，避免無關(guān)信息的干擾，保證各教師接收到的信息均為與自己相關(guān)的信息；4）在③處增加網(wǎng)絡(luò)教務(wù)公告板作為教師與校級教務(wù)機(jī)構(gòu)直接溝通的媒介。目前雖存在類似教務(wù)管理系統(tǒng)，但其功能仍以單向傳遞信息為主，缺乏教師至校級教務(wù)機(jī)構(gòu)直接反饋的通道。此外，其中的信息未做分類個(gè)性化處理。改進(jìn)的教務(wù)公告板系統(tǒng)期望為面向各教師用戶的個(gè)性化系統(tǒng)，即系統(tǒng)向每位教師所展示的信息均為與其有關(guān)的信息，從而避免信息的干擾，提高信息傳遞效率。

在下面兩節(jié)中，將基于圖二所示的信息管理架構(gòu)，分別對教務(wù)信息的上行和下行傳輸進(jìn)行詳細(xì)介紹。

三、信息下行傳輸流程

本節(jié)基于圖2所示的架構(gòu)，對教務(wù)相關(guān)信息的下行傳輸流程進(jìn)行詳細(xì)介紹。如圖所示，以信息來源劃分，教師獲得教務(wù)信息的來源分為院系教務(wù)機(jī)構(gòu)及教務(wù)公告板系統(tǒng)兩個(gè)部分；以信息獲取媒介劃分，教師獲得教務(wù)信息的媒介包括郵件、短信通知和教務(wù)公告板公示等三個(gè)途徑。

舉例說明某教務(wù)信息的下行傳播流程如下：（1）校級教務(wù)職能機(jī)構(gòu)在教務(wù)公告板公布信息，并通過郵件系統(tǒng)通知院系教務(wù)機(jī)構(gòu)；（2）院系教務(wù)機(jī)構(gòu)通過教務(wù)公告板對信息的目標(biāo)用戶群進(jìn)行分類，并以郵件形式通知特定的目標(biāo)教師群；（3）與郵件系統(tǒng)聯(lián)動的短信系統(tǒng)同時(shí)發(fā)送短信通知特定的目標(biāo)教師群；（4）目標(biāo)教師群登陸教務(wù)公告板查看詳細(xì)信息，系統(tǒng)自動更新標(biāo)簽為已讀并分類歸檔。

通過所述流程，可有效解決原教務(wù)系統(tǒng)中存在的如下問題：

1.規(guī)范性問題：下行教務(wù)信息通過郵件系統(tǒng)以統(tǒng)一的格式發(fā)送，同時(shí)在教務(wù)公告板中同步更新。如此，可方便教師對過往信息進(jìn)行回溯，避免通過社交軟件群廣播信息不易查找的問題。

2.即時(shí)性問題：通過與郵件系統(tǒng)聯(lián)動的短信通知系統(tǒng)，可保證教師即時(shí)收到重要教務(wù)信息的提醒，避免信息遺漏。及時(shí)知曉關(guān)鍵信息的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，便于高校教師及早安排教學(xué)和學(xué)術(shù)交流活動。

3.信息干擾問題：通過郵件發(fā)送和教務(wù)公告板中的分類系統(tǒng)，保證每位教師接收到的信息與自己特定相關(guān)。例如，本學(xué)期內(nèi)未開課教師不會收到課程檢查類相關(guān)通知，未參加教改課題申報(bào)的教師不會收到教改結(jié)題審核的相關(guān)信息等。如此，提高了信息的針對性和目標(biāo)性，做到了信息定向，減少了無關(guān)信息的干擾。教師接收到的信息均為有用信息，避免信息的重復(fù)和遺漏。

4.信息來源單一問題：該改進(jìn)系統(tǒng)中，重要信息可以有多個(gè)并行通知來源，包括規(guī)范的郵件通知、即時(shí)短信通知、教務(wù)公告板中的分類公告通知等。如此，可避免原圖1所示單一線性結(jié)構(gòu)下某一環(huán)節(jié)出錯(cuò)導(dǎo)致整條鏈路斷裂，使得重要信息無法有效傳達(dá)的問題，確保重要信息接收渠道。

四、信息上行傳輸流程

本節(jié)基于圖2所示的架構(gòu)，對于教務(wù)信息的上行傳輸流程進(jìn)行詳細(xì)的介紹。需要向校級教務(wù)機(jī)關(guān)反饋的上行信息主要包括兩類：由院系教務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)計(jì)整理的院系總體信息及教師個(gè)體需反饋的個(gè)別教務(wù)相關(guān)信息。

對于第一類上行教務(wù)信息傳遞，原系統(tǒng)中缺乏統(tǒng)一規(guī)范的格式。例如，對于院系教務(wù)相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)表格主要依賴社交軟件發(fā)送的形式，如前所述具有不便回溯查找等問題。此外，校級教務(wù)結(jié)構(gòu)接收到各院系反饋的信息后，需要另外進(jìn)行歸檔整理，其中可能存在格式缺乏統(tǒng)一、歸檔出錯(cuò)無法避免等問題。

在改進(jìn)的系統(tǒng)架構(gòu)下，由院系教務(wù)機(jī)構(gòu)向校級教務(wù)機(jī)構(gòu)的信息反饋?zhàn)裱韵聵?biāo)準(zhǔn)流程：（1）將所需反饋的信息或文件（如表格、文檔等）在教務(wù)公告板相應(yīng)入口上傳。（2）遵循規(guī)范格式通知校級教務(wù)機(jī)關(guān)接收。（3）校級教務(wù)機(jī)關(guān)在教務(wù)公告板系統(tǒng)中審核接收后，由系統(tǒng)自動歸檔處理。通過該流程處理，可有效解決原系統(tǒng)中存在的諸多問題。

圖1所示原系統(tǒng)中缺乏教師個(gè)體與校級教務(wù)機(jī)構(gòu)直接溝通的管道。在改進(jìn)系統(tǒng)中，通過教務(wù)公告板系統(tǒng)增加了這一管道。教師有教務(wù)相關(guān)問題，可通過教務(wù)公告板向校級教務(wù)機(jī)構(gòu)直接反饋。校級教務(wù)機(jī)構(gòu)一方面可將查看教務(wù)公告板系統(tǒng)中的教師反饋信息作為日常工作任務(wù)處理，另一方面可使系統(tǒng)在收到相關(guān)反饋時(shí)自動發(fā)送郵件提醒校級教務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行及時(shí)處理。

五、結(jié)語

針對高校現(xiàn)有教務(wù)信息傳遞中存在的規(guī)范性有待提高、信息量多而繁雜且干擾大、信息傳達(dá)即時(shí)性難以保證等問題，本文提出了一種改進(jìn)的教務(wù)信息系統(tǒng)架構(gòu)，并基于該架構(gòu)對下行和上行教務(wù)信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行了諸多探討。通過采用郵件系統(tǒng)、信息接收源分類系統(tǒng)、多媒體應(yīng)用教務(wù)公告板系統(tǒng)等綜合方式，保證教務(wù)信息高效、即時(shí)、規(guī)范的有效傳遞，有望進(jìn)一步推動高校教學(xué)和科研的順利高效進(jìn)行，使得高校教師可以在信息多元的時(shí)代汲取有效信息，把更多的時(shí)間和精力投入教學(xué)和科研實(shí)踐中，游刃有余。在所提架構(gòu)中，有些部分可以進(jìn)一步完善以提高效率。例如，架構(gòu)中的三主體，即校級教務(wù)機(jī)構(gòu)、院系教務(wù)機(jī)構(gòu)和教師群體之間的互動可統(tǒng)一通過教務(wù)公告板系統(tǒng)進(jìn)行：主體的任一方在教務(wù)公告板系統(tǒng)中提交信息后，均由系統(tǒng)自動生成格式統(tǒng)一規(guī)范的郵件或短信通知信息接收方。本文的探討和思考有望對未來高校教務(wù)系統(tǒng)信息化的發(fā)展提供有益參考。

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